FooEvents Ultimate Event Checklist (ke stažení zdarma)

Ať už plánujete koncert, církevní tábor, školní akci, sbírku, konferenci nebo sportovní utkání, existuje řada běžných úkolů, které je třeba splnit, aby byla akce úspěšná. Může být těžké všechny tyto činnosti identifikovat, proto jsme pro vás připravili obsáhlý seznam úkolů, na které je třeba při plánování příští akce pamatovat.

Zdarma ke stažení

Vytvořili jsme verzi PDF vhodnou pro tisk a také verzi tabulky, kterou si můžete přizpůsobit vlastním jedinečným aktivitám při plánování událostí.

Stáhněte si verzi ke stažení ZDARMA

Plánování

Stanovení cílů a úkolů akce
Identifikace demografických a zákaznických profilů
Vytváření témat a konceptů událostí
Určete datum události a zkontrolujte, zda nedochází ke kolidujícím událostem.
Určete možnosti umístění a místa konání
Potvrzení řečníků/přednášejících/zábavných umělců
Potvrzení sponzorů/partnerů
Získejte odhady nákladů na všechny výše uvedené činnosti
Analýza rozpočtů minulých akcí
Cena vstupenek na základě průzkumu trhu
Potvrdit náklady a určit poměr příjmů a výdajů

Řečníci/přednášející/zábavní umělci

Podepsané smlouvy
Dokončení prezentací
Získání fotografií a životopisů
Potvrzení cestovních a ubytovacích podmínek

Správa

Potvrzení cen vstupenek
Potvrzení sponzorských balíčků a cen
Nastavení/povolení online registrace
Identifikace položek, které mají být upsány, a účetních požadavků.

Poskytovatelé služeb

Identifikace spolehlivého řešení ticketingu
Identifikace vhodných dodavatelů a poskytovatelů služeb (jídlo, nápoje, značení, propagační materiály, osvětlení, ozvučení atd.).

Místo konání

Navštivte místo konání akce a zjistěte, kde se nachází registrační prostor, místa k sezení, značení, parkování, bezbariérový přístup atd.
vyžádat si písemné potvrzení o vybavení a službách poskytovaných místem konání v den konání akce a v době, která jí předchází.
Identifikujte všechna zvláštní povolení, licence nebo požadavky na pojištění.

Marketing

Vypracování návrhu programu propagace a informovanosti
Vytváření propagačních materiálů, jako jsou tiskové zprávy, příspěvky na blogu, rozhovory, reklamní materiály atd.
Vyžádejte si loga od sponzorů a partnerů
Vytvářejte pozvánky, plakáty, reklamy atd.
Sestavení seznamu médií a mediální sady
Vytvoření nebo aktualizace webové stránky události
Implementace řešení ticketingu
Vytvoření mailing listu a jeho integrace s webovými stránkami
Vytvoření nebo aktualizace stránky události na Facebooku
Vytvořte propagační video pro svou událost a zveřejněte ho na sociálních sítích (Facebook, Twitter, Instagram a YouTube atd.).
Odeslání události do online kalendáře akcí
Vytvoření obsahové strategie (cílení obsahu, kanály pro tiskové zprávy, strategie pro influencery atd.)

Závěrečné kontroly před akcí

Dokončení časových plánů
Zasílání upomínek účastníkům
Potvrzení rezervace cesty a ubytování
Vyžádejte si kopie prezentací od řečníků/přednášejících.
Rozesílání závěrečných tiskových zpráv a aktualizací zpráv
Potvrzení plánu podlaží a míst k sezení
Potvrzení účasti médií
Určení rolí zaměstnanců (registrace, sociální média, jídlo, nápoje, zdraví a bezpečnost, péče o VIP, asistence řečníkům, zvuk, vizualizace, bezpečnost atd.)
Školení dobrovolníků
Připravte všechny materiály potřebné v den konání akce, jako je značení, propagační materiály, odznaky, židle, stoly, ubrusy, květiny, pera, trofeje, dárky, tištěné projevy atd.).
Vypracujte pohotovostní plán pro případ nepředvídaných událostí (špatné počasí, neúčast atd.).
Nastavení místa konání
Tisk seznamu všech účastníků
Proveďte zkušební provoz kritických činností

V den konání akce

Provádění kontrol na poslední chvíli
Vytiskněte si kontaktní informace na všechny prodejce, partnery, sponzory, řečníky, dobrovolníky, zaměstnance atd.
Instruktáž týmu před zahájením akce
Zachovejte klid a pokračujte. Zvládnete to!

Po události

shromažďovat a shromažďovat všechny finanční zprávy, účtenky, faktury, registrační údaje atd.
Sestavení zprávy o prodeji a odpovídající aktualizace rozpočtu.
Poděkování sponzorům, řečníkům, médiím, partnerům, prodejcům, účastníkům atd.
Provedení průzkumu po akci
Vydání zprávy po události

Zdarma ke stažení (k vytisknutí)