Příští měsíc se zúčastním WordCamp Europe 2024 v italském Turíně. Itálii navštívím poprvé a nemohu se dočkat, až si prohlédnu památky, setkám se se starými přáteli z WordPress a potkám další lidi z této úžasné komunity WordPress a WooCommerce.
Ačkoli je WCEU výjimečně dobře vedená akce, přiměla mě k zamyšlení nad mnoha konferencemi, kterých jsem se zúčastnil, a nad některými chybami, kterým se lze vyhnout. Obvykle je to velká škoda, protože většina akcí, kterých se účastním, je velmi dobře vedená, ale tyto zdánlivě malé detaily, které jsou přehlíženy, mohou mít obrovský vliv na celkový zážitek účastníků.
V tomto blogovém příspěvku vám jako účastník konference nastíním některé věci, kterým se na konferencích nevěnuje dostatečná pozornost, a také to, co můžete udělat pro zlepšení zážitku účastníků.
Zjednodušení registrace
Čekání na vstup na konferenci je frustrující a lze se mu zcela vyhnout. V loňském roce jsem se zúčastnil významné konference, na které se stály dlouhé fronty, protože registrační tým musel účastníky ověřovat ručním procházením vytištěných seznamů účastníků. Zatímco tištěný seznam účastníků je skvělým záložním řešením, existuje spousta nástrojů a služeb, které lze použít ke skenování vstupenky nebo vyhledávání jmen a okamžitému nalezení účastníka, což vede k rychlejší registraci účastníků.
Zde je několik věcí, které můžete udělat, abyste zajistili rychlejší průběh tohoto procesu a zlepšili zážitek účastníků:
- Použijte nástroj pro přihlášení, který pomůže najít a potvrdit přístup účastníka. Můžete použít integrovaný systém, jako je FooEvents která zahrnuje bezplatná aplikace FooEvents Check-ins, můžete použít samostatné řešení check-inů, které vám umožní importovat seznam účastníků a spravovat check-iny, nebo si můžete jednoduše vytvořit sdílenou tabulku (např, Dokumenty Google) a vytvořit základní vyhledávací funkci.
- Vyhněte se předtisku vlastních jmenovek pro účastníky. Zní to neintuitivně, ale poslechněte si mě. Pokud na visačku předem vytisknete jméno účastníka, znamená to, že pro každého účastníka byste museli prohledávat krabice s visačkami, což může výrazně prodloužit čekací dobu. Výhoda vytištěného jména oproti ručně psanému nestojí za přidaný čas. Můj návrh je buď poskytnout generické odznaky s místem, kam si účastník může doplnit své vlastní jméno, nebo ho napsat svým jménem v okamžiku, kdy je jeho vstupenka validována. Tím se ušetří spousta času. Do aplikace FooEvents Check-ins budeme také přidávat režim samoodbavení, který umožní automatický tisk jmenovek, takže se ujistěte. přihlaste se k odběru oznámení až bude vydán.
Vytvoření přívětivého prostředí
Už se vám někdy stalo, že jste přijeli na konferenci, prošli registrací a zjistili, že stojíte na volném prostranství a vůbec nevíte, kam dál? To se mi stává téměř na každé konferenci. Obvykle trvá lepší část hodiny, než se zorientujete, kde co je (např. stanice s kávou), a než se zorientujete. I když to není rozbití vlaku, je to první dojem, a ne nejlepší.
Zajištění toho, aby byli účastníci přivítáni, informováni, uvolněni a aby jim byl poskytnut nějaký další krok, může výrazně zlepšit zážitek účastníků.
Zde je několik způsobů, jak byste mohli přispět k utváření této zkušenosti:
- Při registraci jim předejte uvítací dopis. Měla by být krátká, přátelská a měla by jim dát jasný návod na další krok na jejich cestě. Může to být pozvání, aby se připojili k ostatním účastníkům na bezplatnou kávu, nebo instrukce, jak se dostat na úvodní trasu. Dbejte na to, aby byla snadno viditelná a nebyla zahrabaná mezi letáky.
- Poskytněte mapu. Opravdu, skutečnou mapu se směrovkami a velkým křížkem označujícím, kam mají jít dál. Ušetříte jim tak čas při seznamování se s danou problematikou a poskytnete jim jasné další kroky. Můžete také uvést, kde jsou toalety a samozřejmě kde je stánek s kávou.
- Zaveďte uvítací výbor. Nechte stát osobu hned za registračním pultem a požádejte ji, aby pozdravila účastníky a pomohla každému, kdo vypadá, že by mohl potřebovat pomoc. Můžete dokonce vytisknout speciální tričko nebo banner s nápisem "Uvítací výbor", aby účastníci věděli, že se na ně mohou obrátit. To také pomůže snížit tlak na registrační přepážku, kam obvykle chodí nejistí nově příchozí.
Zlepšení značení
Tohle je obrovský problém. Na mnoha konferencích jsem se ztratil na chodbách, když jsem se snažil najít konkrétní téma nebo workshop. Zatímco vy možná znáte půdorys a rozmístění jednotlivých prostor, tratí, workshopů, salonků, toalet a kávových stanic, pro vaše účastníky to bude všechno nové a cizí. Vhodné značení a viditelné půdorysy jsou nezbytné.
Zde jsou jednoduché a nenákladné způsoby, jak doplnit stávající značení a zajistit, aby vaši účastníci nezmeškali další klíčovou přednášku:
- Přiložte k uvítacímu balíčku pro účastníky půdorys místa konání. To jim pomůže naplánovat si, kterých klíčových přednášek se zúčastní, a umožní jim to efektivně si naplánovat trasu přes stánek s kávou.
- Vytiskněte a zalaminujte půdorysy místa konání a pomocí samolepek zvýrazněte aktuální polohu účastníka. Mapy rozmístěte po celém místě konání akce na strategických místech (východy, společné prostory, dveře, volné prostranství, toalety atd.). Na mapě by měly být zvýrazněny jednotlivé sály, dílny, toalety, jídelny, stánky s kávou, východy, vedení akce atd.
- Zpřístupněte mapy a pokyny naskenováním QR kódu. Zahrňte QR kód do uvítacího balíčku a umístěte jej na strategická místa v místě konání.
Zajištění efektivní komunikace pro pozitivní zážitek účastníků
Je velmi důležité mít před akcí promyšlený komunikační plán a platformu. To zajistí, že účastníci budou dobře informováni, a umožní vám to efektivně informovat o změnách. K chybám dojde, způsob, jakým je budete řešit a komunikovat s účastníky, bude rozdílem mezi úspěchem a katastrofou.
Zde je několik způsobů, jak můžete řídit a automatizovat efektivnější komunikaci s účastníky:
- Vytvořte seznam všech důležitých informací, které účastník potřebuje vědět. To může zahrnovat rozvrhy přednášek, podrobnosti o WiFi, plány podlaží, umístění kavárny, časy začátku a konce, plány stravování atd. Pro každý z nich vytvořte soubor PDF a nahrajte je na online disk nebo je zveřejněte na svých webových stránkách. Ujistěte se, že účastníci vědí, kde tyto informace najdou. Můžete to udělat tak, že je přidáte do uvítacího balíčku při registraci, umístíte QR kód na veškeré značení nebo jednoduše naplánujete sérii e-mailů a textových zpráv ve strategických intervalech během celé akce.
- Jeden z mých nejoblíbenějších FooEvents integrace je s AutomateWoo. Umožňuje odesílat automatické e-mailové kampaně podle toho, kdy událost začíná a kdy se účastník přihlásí. Zde je několik příkladů typů komunikace, které můžete během události automatizovat:
- Odeslat pozdravy a uvítací zprávy při přihlášení.
- Odeslat automatické upomínky před stěžejními přednáškami.
- Odeslání SMS zákazníkovi oznámí, že se podává oběd.
- Poskytněte účastníkům další informace a zdroje které lze použít na akci.
- Nabídka oznámení v reálném čase aktivit, které se během akce konají.
- Odeslat automatické děkovné e-maily všem, kteří se akce zúčastnili, odkazy na prezentace, poznámky nebo záznamy z akce.
- Zaslání osvědčení o účasti/ukončení kurzu po dokončení závodu nebo kurzu.
- Vyžádat si recenzi vaší akce nebo podniku.
- Vytvoření následné zprávy kontaktovat účastníky nebo zákazníky v určitých časových intervalech, např. po absolvování určitého kurzu nebo workshopu.
- Rozesílání speciálních nabídek nebo křížově propagovat své další akce.
Závěr
Konference jsou neuvěřitelnou příležitostí k učení, navazování kontaktů a růstu. Rozdíl mezi dobrou a skvělou konferencí však často spočívá v pozornosti věnované detailům. Vžijte se do situace účastníků a pokuste se předvídat jejich zážitky. Na vaší konferenci mohou přednášet ti nejlepší řečníci na světě, ale pokud účastníky frustrujete základními věcmi, může to zkazit jejich zážitek.
Pokud se účastníte WCEU, určitě nás vyhlížejte a přijďte nás pozdravit!
English 
German 
Dutch 
Spanish 
Italian 
Portuguese 
French 
Polish 
Czech 
Greek