Étude de cas Camp Fight : Un petit événement réservé aux membres, une billetterie de poids

Combat de camps, a Centre de fitness Muay Thai basé au Cap, Le président de la Commission européenne a récemment dirigé une petite entreprise d'assurance de la qualité de l'Union européenne. événement réservé aux membres pour sa communauté et ses invités. L'objectif n'était pas d'atteindre des volumes considérables, mais de gérer un réseau de distribution. amical, professionnel, bien organisé pour ses membres. FooEvents a fourni la même boîte à outils de base que celle utilisée par des événements beaucoup plus importants.Billets QR, Le système de réservation de places, de gradins, d'enregistrement rapide et d'étiquettes imprimables, tout cela sans les frais généraux ou les frais par billet des plates-formes tierces.

Mise en place de FooEvents pour un événement réservé aux membres

Leur site utilisait déjà WooCommerce pour vendre des vêtements de club, et en fonction de leurs besoins, ils n'ont eu besoin que d'installer le système principal de gestion de l'information. FooEvents pour le plugin WooCommerce. Le plugin principal FooEvents for WooCommerce permet de créer un événement, de vendre des billets avec différents niveaux de places, d'imprimer des étiquettes pour les participants, d'afficher des rapports de vente et d'enregistrement, d'exporter des participants, d'enregistrer des participants et de gérer les enregistrements - tout ce dont Camp Fight avait besoin pour son événement. Une fois installé, ils ont configuré un nouveau produit, activé les options d'événement et de billetterie, et complété les champs pertinents. Cela n'a pris qu'une dizaine de minutes, et ils étaient prêts à commencer à vendre des billets !

Comme il s'agissait d'un réservé aux membres Pour l'événement de la semaine, ils ont gardé la billetterie privée en cachant le produit dans la liste de la boutique à l'aide des options intégrées de visibilité du catalogue. La page de vente des billets n'a ensuite été partagée qu'avec les membres. Ces derniers achetaient souvent des billets pour le compte d'amis ou de membres de leur famille. réservé aux membres des billets ont été délivrés à l'occasion de l'événement acheteur plutôt que des participants individuels. Cela a simplifié les arrivées - le personnel d'accueil connaissait la plupart des membres et pouvait trouver n'importe qui par son nom dans l'application FooEvents Check-ins lorsqu'un billet n'était pas disponible. Les catégories de sièges ont été établies en utilisant les variations WooCommerce (deux zones de ringside plus des places assises standard) et traitées par le bloc d'enregistrement WooCommerce et l'application FooEvents Check-ins. Yoco, une passerelle de paiement locale.

Commercialisation d'un événement réservé aux membres

La vente des billets s'est déroulée selon un calendrier simple de trois semaines : annonce de la date, lancement de la campagne de publicité, etc. prix pour les réservations anticipées pendant la première semaine, puis de pousser plus fort pendant la dernière semaine. Le groupe de membres WhatsApp a généré les pics les plus importants, suivi par les affiches QR dans les salles de sport. Un seul courriel de rappel et des mentions régulières en classe ont permis de maintenir l'élan. L'approche était adaptée à un public privé : des messages directs et opportuns qui convertissent sans avoir recours à des entonnoirs compliqués.

Gérer les check-ins

La nuit, les portes se sont ouvertes à 17:00 heures avec le premier combat à 18:00 heures. La plupart des scanners ont été réalisés dans un environnement concentré. 20 minutes à l'aide de la fenêtre FooEvents Application Check-ins, et la file d'attente s'est rapidement formée. L'équipe a commencé par confier à deux personnes le soin de procéder aux enregistrements à l'entrée, mais la file d'attente s'est écoulée si rapidement qu'elle s'est rapidement réduite à une seule personne.célèbre pour ses 13 ans.

Deux paramètres d'enregistrement ont permis d'accélérer les choses : “Enregistrement de tous les billets dans un ordre donné” (idéal pour les familles et les groupes d'amis) et “Enregistrement automatique”.” ce qui a permis de réduire le nombre d'étapes nécessaires à l'enregistrement des billets. Quelques invités ont apporté des imprimés, mais la plupart ont présenté leurs billets sur leur téléphone. Pour ceux qui ont oublié ou n'ont pas trouvé leur billet, le personnel les a trouvés instantanément en recherchant le nom du membre. Autour de vingt Les billets gratuits ont été émis à l'avance à l'aide de codes de réduction et de la création manuelle de billets dans l'administration de WordPress, et aucun remboursement ou transfert n'a été nécessaire.

En amont, l'équipe a utilisé FooEvents’ intégré à la papeterie Builder en tant qu'imprimerie pratique. Pour une simple tombola, ils ont généré 3×20 par feuille (avec des lignes de coupe), les a découpées et a tiré un gagnant au sort. Les places réservées au bord du ring ont été marquées en imprimant les noms des participants sur des feuilles A4 et en les collant sur les chaises.

Les résultats en un coup d'œil

150 billets ont été vendues, le tout sans les allers-retours habituels et les rapprochements manuels qui prenaient des jours. Par rapport à l'ancien flux de travail EFT/DM/feuille de calcul, cette approche a permis de réduire le nombre d'erreurs. 30 heures de communication et d'administration, tout en donnant à l'événement une impression de contrôle plutôt que de chaos.

“Une fois le système mis en place, il s'est pratiquement débrouillé tout seul. Tout ce que nous avions à faire, c'était de surveiller les ventes, ce qui représentait un énorme changement par rapport à la façon dont nous gérions la vente des billets auparavant. Auparavant, c'était un travail énorme et fastidieux qui rendait l'événement beaucoup plus stressant qu'il ne l'était. Nous avions toujours évité les solutions de billetterie parce qu'il ne s'agissait pas d'événements publics, mais cette solution était parfaite : la vente de billets privés sur notre propre plateforme. C'est parfait pour nous.” - Combat de camps

Conseils et astuces pour gérer une petite entreprise événement réservé aux membres avec un pouvoir d'éviction

• Utilisez FooEvents sur votre propre site WordPress. Gardez le secret, gardez le contrôle et évitez les frais de billetterie.
• Commencez par une offre de réservation anticipée, puis ajoutez de la valeur - et non des réductions supplémentaires. Camp Fight a eu recours à une simple tombola pour maintenir l'urgence sans faire la course au prix le plus bas.
• Répétez le flux. Testez l'application Check-ins, imprimez des échantillons d'étiquettes et gardez une copie papier de l'exportation des participants à portée de main, même si vous ne l'utilisez jamais.

En bref

FooEvents a permis à un petit événement de club privé d'atteindre les mêmes performances opérationnelles que les grands événements - tickets QR, lecture rapide, impression d'étiquettes et rapports clairs - tout en gardant une configuration simple et des coûts maîtrisés.