Estudo de caso do Camp Fight: Pequeno evento só para membros, bilhética de peso

Luta no campo, a Centro de fitness de Muay Thai sediado na Cidade do Cabo, dirigiu recentemente um pequeno evento exclusivo para membros para a sua comunidade e convidados. O objetivo não era perseguir grandes volumes, mas sim gerir um simpático, profissional, bem organizado evento para os seus membros. FooEvents forneceu o mesmo conjunto de ferramentas de base utilizado por eventos muito maioresBilhetes QR, níveis de lugares, check-ins rápidos e etiquetas imprimíveis - tudo isto sem as despesas gerais ou taxas por bilhete de plataformas de terceiros.

Configurar o FooEvents para um evento exclusivo para membros

O seu sítio já utilizava WooCommerce para vender vestuário de clube e, com base nos seus requisitos, apenas necessitavam de instalar o FooEvents para o plugin WooCommerce. O principal plugin FooEvents para WooCommerce inclui a capacidade de criar um evento, vender bilhetes com diferentes níveis de lugares, imprimir etiquetas de participantes, visualizar relatórios de vendas e de check-in, exportar participantes, efetuar o check-in de participantes e gerir check-ins - tudo o que o Camp Fight precisava para o seu evento. Uma vez instalado, configuraram um novo produto, activaram as opções de evento e emissão de bilhetes e preencheram os campos relevantes. Isso levou apenas cerca de 10 minutos, e eles estavam prontos para começar a vender ingressos!

Como se tratava de um só para membros No caso de um evento de vendas de bilhetes, mantiveram a venda de bilhetes privada ocultando o produto da listagem da loja utilizando as opções de visibilidade do catálogo incorporadas. A página de venda de bilhetes era então partilhada apenas com os membros. Os membros compravam frequentemente bilhetes em nome de amigos e familiares e, como se tratava de um só para membros evento, foram emitidos bilhetes para os comprador em vez de participantes individuais. Isto simplificou as chegadas - os funcionários da porta conheciam a maioria dos membros e podiam encontrar qualquer pessoa pelo nome na aplicação FooEvents Check-ins quando não havia um bilhete disponível. Os níveis de lugares foram configurados utilizando as variações WooCommerce (duas áreas ringside e lugares normais) e processados através do bloco de checkout WooCommerce e Yoco, um gateway de pagamento local.

Marketing a evento exclusivo para membros

Os bilhetes foram vendidos ao longo de três semanas: anunciar a data, executar preços antecipados na primeira semana e, em seguida, intensificar na última semana. O grupo de membros do WhatsApp foi o que registou os maiores picos, com os cartazes QR no ginásio em segundo lugar. Um único e-mail de lembrete e menções consistentes na sala de aula mantiveram o ritmo. A abordagem adequava-se a um público privado: avisos diretos e oportunos que convertem sem funis complicados.

Gerir os check-ins

Na noite, as portas abriram-se às 5:00 pm com o primeiro combate em 6:00 pm. A maioria dos exames ocorreu num local concentrado 20 minutos utilizando a janela FooEvents Aplicação de check-ins, e a fila andou depressa. A equipa começou por ter duas pessoas a fazer o check-in à entrada, mas a fila andou tão depressa que rapidamente ficou reduzida a apenas uma pessoa.famosos 13 anos de idade.

Duas definições de Check-ins ajudaram realmente a acelerar as coisas: “Verificar todos os bilhetes por ordem” (ideal para famílias e grupos de amigos) e “Check-ins automáticos,” o que reduziu o número de passos necessários para o registo dos bilhetes. Alguns convidados trouxeram impressos, mas a maioria apresentou os bilhetes nos seus telemóveis; para quem se esqueceu ou não conseguiu encontrar um bilhete, o pessoal encontrou-os instantaneamente ao procurar o nome do membro. Por aí vinte Os bilhetes de cortesia foram emitidos antecipadamente através de códigos de desconto e da criação manual de bilhetes na administração do WordPress, não tendo sido necessários reembolsos ou transferências.

Na fase de preparação, a equipa utilizou FooEvents’ Construtor de artigos de papelaria incorporado como uma loja de impressão prática. Para um simples sorteio, geraram 3×20 etiquetas por folha (com linhas de corte), cortou-as e tirou um vencedor de um chapéu. Os lugares reservados no ringue foram marcados imprimindo os nomes dos participantes em folhas A4 e colando-os nas cadeiras.

Resultados em resumo

150 bilhetes foram vendidos, tudo isto sem as habituais idas e vindas e a reconciliação manual que costumava consumir dias. Em comparação com o antigo fluxo de trabalho EFT/DM/folha de cálculo, esta abordagem reduziu os erros e a equipa estima que o FooEvents poupou pelo menos 30 horas de comunicação e administração, fazendo com que o evento pareça controlado e não caótico.

“Depois de estar configurado, o sistema ficou praticamente autónomo. Tudo o que tínhamos de fazer era monitorizar as vendas, o que foi uma grande mudança em relação à forma como anteriormente geríamos a venda de bilhetes. Costumava ser um trabalho enorme e moroso que tornava o evento muito mais stressante do que era necessário. Sempre evitámos soluções de venda de bilhetes porque não se tratava de eventos públicos, mas esta era a solução perfeita: venda de bilhetes privados na nossa própria plataforma. Perfeito para nós”.” - Luta no campo

Dicas e truques para gerir uma pequena empresa evento exclusivo para membros com poder de nocaute

• Utilize o FooEvents no seu próprio sítio WordPress. Mantenha a privacidade, mantenha o controlo e evite taxas por bilhete.
• Comece com uma oferta antecipada e depois acrescente valor - não mais descontos. O Camp Fight utilizou uma rifa simples para manter a urgência elevada sem correr para o fundo do poço em termos de preço.
• Ensaiar o fluxo. Teste a aplicação Check-ins, imprima etiquetas de amostra e mantenha uma cópia impressa da exportação de participantes à mão - mesmo que nunca a utilize.

Conclusão

FooEvents ajudaram a fazer com que um pequeno evento de um clube privado atingisse o mesmo músculo operacional de que os grandes eventos dependem - bilhetes QR, digitalização rápida, impressão de etiquetas e relatórios claros - mantendo a configuração simples e os custos controlados.