Vendre des billets pour un événement virtuel avec FooEvents

Le coronavirus (COVID-19) a profondément affecté la vie de millions de personnes à travers le monde. Le secteur de l'événementiel est particulièrement touché par ces changements, qui nous obligent à nous adapter et à trouver des solutions créatives aux problèmes qui se posent. Chez FooEvents, nous sommes là pour vous aider à soutenir vos efforts et à vous assurer que vous disposez de ce dont vous avez besoin pour vous adapter à ces défis.

Compte tenu de la nature de votre événement, vous n'aurez peut-être pas d'autre choix que de le reporter ou de l'annuler. Toutefois, de nombreux événements physiques, tels que les ateliers, les séminaires, les réunions et les cours de formation, peuvent s'adapter et être mis en ligne. Pour ce faire, il est nécessaire d'utiliser une combinaison de services, notamment un service de streaming vidéo ou de webinaire et un outil de marketing par courrier électronique.

Créer des événements uniquement en ligne

À bien des égards, un événement virtuel ressemble à un événement physique. Il nécessite toujours du marketing, la vente de billets, la gestion des participants et une expérience agréable pour ces derniers. Pour l'essentiel, la création d'un événement à l'aide de FooEvents restera inchangée. Si vous êtes nouveau à FooEvents, veuillez suivre notre Guide de démarrage qui vous aidera à installer FooEvents et à organiser votre premier événement. Une fois que vous avez créé un événement, vous pouvez passer à la section suivante qui couvre les bases de la mise en place d'un webinaire et de l'organisation d'un événement. vente de billets contenant les détails du webinaire.

Mise en place d'un webinaire

Un webinaire est un flux vidéo en direct au cours duquel un orateur principal, ou un groupe d'orateurs, présente un exposé à un large public qui participe à l'aide d'outils interactifs (sondages, questions-réponses, etc.). Les plateformes de webinaires offrent généralement un accès par le biais d'inscriptions préalables et ne permettent pas directement la vente de billets, et c'est là que FooEvents peut vous aider. Vous devrez créer un webinaire à l'aide d'une plateforme telle que Zoom et vendez ensuite l'accès au webinaire via votre site web en utilisant FooEvents.

Le guide suivant vous aidera à créer votre premier webinaire avec Zoom :
– Démarrer avec un webinaire Zoom

Gestion des préinscriptions

Les webinaires nécessitent généralement une inscription préalable à l'événement. Cela permet de limiter l'accès au webinaire (par exemple, les participants payants). FooEvents ne s'intègre pas encore directement à Zoom (modifier : lire cet article de blog) Si vous avez déjà vendu des billets pour votre événement et que vous décidez ultérieurement de donner aux participants l'accès à un webinaire, vous devrez manuellement importer une liste CSV des participants dans Zoom.

Voici les instructions pour exporter vos informations sur les participants à partir de FooEvents :

• Connectez-vous à votre WordPress Admin Area
• Parcourir jusqu'à Produits dans le menu principal
• Modifier les produit événementiel
• Faites défiler vers le bas jusqu'à la rubrique Données sur le produit onglets
• Sélectionnez l'option Exportation d'événements onglet
• Cochez les cases facultatives si vous souhaitez inclure contraventions impayées et détails de la facturation dans l'exportation
• Cliquez sur le bouton Télécharger le fichier CSV des participants bouton

Une fois que vous avez terminé les étapes ci-dessus, suivez les instructions suivantes ces instructions pour importer les participants à la pré-inscription dans Zoom.

Vous pouvez également désactiver l'inscription au webinaire. Les participants devront tout de même indiquer leur nom et leur adresse électronique lorsqu'ils rejoindront le webinaire. Gardez à l'esprit que vous ne pouvez pas être certain que tous les participants ont acheté l'accès à l'événement, car le webinaire sera essentiellement public et ouvert à tous.

Ajoutez le lien vers le webinaire à vos billets

Lorsqu'un participant achète l'accès à l'événement via votre site web, il reçoit un billet par courrier électronique. Vous devrez ajouter le lien vers votre webinaire à cet e-mail. Ce lien peut être utilisé pour guider le participant jusqu'à la préinscription et jusqu'au webinaire proprement dit.

Aller à WordPress Admin > WooCommerce > Produits > Événement pour modifier votre événement. Faites ensuite défiler vers le bas jusqu'à Données sur le produit > Paramètres des billets et collez le lien et les instructions de votre webinaire dans le champ Corps de l'e-mail du billet champ. Veillez à inclure toutes les informations essentielles, comme le montre la capture d'écran ci-dessus. Vous pouvez également placer le lien du webinaire dans le champ Paramètres de l'événement > Localisation car il se trouve en ligne.

Communiquer avec les participants

Si vous ne le faites pas déjà, nous vous recommandons d'exporter les informations sur les participants à vos événements dans un fichier CSV et de les importer dans une plateforme de marketing par courriel telle que Mailchimp. L'utilisation d'un plateforme tels que Mailchimp vous permettra d'envoyer des courriels professionnels à tous vos participants et de consulter des données analytiques essentielles telles que les rapports de livraison. Avant l'événement, vous pouvez envoyer diverses communications et vous assurer que vos participants savent à quoi s'attendre.

Conversion d'événements existants

Si vous avez déjà vendu des billets pour votre événement, vous pouvez le convertir en événement virtuel en suivant une approche similaire à celle décrite ci-dessus. Il est important de communiquer efficacement tout changement aux participants qui ont déjà acheté des billets et de leur fournir toutes les informations nécessaires pour participer à votre webinaire.