Δημιουργήστε μια καλύτερη εμπειρία για τους συμμετέχοντες: 4 πράγματα που τα περισσότερα συνέδρια κάνουν λάθος

Τον επόμενο μήνα, θα παρακολουθήσω WordCamp Europe 2024 στο Τορίνο της Ιταλίας. Θα είναι η πρώτη φορά που επισκέπτομαι την Ιταλία και ανυπομονώ να δω τα αξιοθέατα, να συναντήσω παλιούς φίλους του WordPress και να γνωρίσω περισσότερους ανθρώπους από αυτή την υπέροχη κοινότητα WordPress και WooCommerce.

Ενώ το WCEU είναι μια εξαιρετικά καλά οργανωμένη εκδήλωση, με έβαλε σε σκέψεις για τα πολλά συνέδρια που έχω παρακολουθήσει και για μερικά από τα λάθη που μπορούν να αποφευχθούν. Συνήθως είναι τόσο κρίμα γιατί οι περισσότερες εκδηλώσεις που παρακολουθώ είναι πολύ καλά οργανωμένες, αλλά αυτές οι φαινομενικά μικρές λεπτομέρειες που παραβλέπονται μπορούν να κάνουν τεράστια διαφορά στη συνολική εμπειρία των συμμετεχόντων.

Σε αυτή την ανάρτηση στο blog, ως συμμετέχων, θα περιγράψω μερικά από τα πράγματα στα οποία τα συνέδρια δεν δίνουν αρκετή προσοχή, καθώς και τι μπορείτε να κάνετε για να βελτιώσετε την εμπειρία των συμμετεχόντων.

Εξορθολογισμός εγγραφής

Η αναμονή για την είσοδο σε ένα συνέδριο είναι απογοητευτική και ταυτόχρονα αποφεύξιμη. Πέρυσι, παρακολούθησα ένα μεγάλο συνέδριο που παρουσίασε μεγάλες ουρές αναμονής επειδή η ομάδα εγγραφής έπρεπε να επικυρώνει τους συμμετέχοντες περνώντας χειροκίνητα από τις εκτυπωμένες λίστες συμμετεχόντων. Ενώ μια έντυπη λίστα συμμετεχόντων είναι μια εξαιρετική εφεδρική λύση, υπάρχουν τόνοι εργαλείων και υπηρεσιών που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να σαρώσουν ένα εισιτήριο ή να αναζητήσουν ένα όνομα και να βρουν έναν συμμετέχοντα στη στιγμή, με αποτέλεσμα την ταχύτερη εγγραφή των συμμετεχόντων.

Ακολουθούν μερικά πράγματα που θα μπορούσατε να κάνετε για να διασφαλίσετε ότι η διαδικασία αυτή εξελίσσεται ταχύτερα και να βελτιώσετε την εμπειρία των συμμετεχόντων:

• Χρησιμοποιήστε ένα εργαλείο check-in για να βοηθήσετε στην εύρεση και επικύρωση της πρόσβασης ενός συμμετέχοντα. Θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε ένα ολοκληρωμένο σύστημα όπως FooEvents το οποίο περιλαμβάνει το δωρεάν εφαρμογή FooEvents Check-ins, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε μια αυτόνομη λύση check-ins που σας επιτρέπει να εισάγετε τη λίστα συμμετεχόντων και να διαχειρίζεστε check-ins, ή θα μπορούσατε απλώς να δημιουργήσετε ένα κοινόχρηστο φύλλο (π.χ, Έγγραφα Google) και δημιουργία μιας βασικής λειτουργίας αναζήτησης.
• Αποφύγετε την προεκτύπωση προσαρμοσμένων καρτών ονομάτων των συμμετεχόντων. Αυτό ακούγεται αντιφατικό, αλλά ακούστε με. Εάν εκτυπώσετε εκ των προτέρων το όνομα του συμμετέχοντα στην κονκάρδα, αυτό σημαίνει ότι για κάθε συμμετέχοντα θα πρέπει να κοσκινίζετε τα κουτιά με τις κονκάρδες, γεγονός που μπορεί να αυξήσει σημαντικά τον χρόνο αναμονής. Το πλεονέκτημα ενός τυπωμένου ονόματος έναντι ενός χειρόγραφου ονόματος δεν αξίζει τον πρόσθετο χρόνο. Η πρότασή μου είναι είτε να παρέχετε γενικές κονκάρδες με χώρο για να προσθέσει ο παρευρισκόμενος το όνομά του ή να το γράψει για λογαριασμό του κατά την επικύρωση του εισιτηρίου του. Αυτό θα εξοικονομήσει πολύ χρόνο. Θα προσθέσουμε επίσης μια λειτουργία αυτοελέγχου στην εφαρμογή FooEvents Check-ins που θα σας επιτρέπει να εκτυπώνετε αυτόματα κονκάρδες ονομάτων, οπότε φροντίστε να εγγραφείτε για να λάβετε ειδοποίηση όταν αυτό κυκλοφορήσει.

Δημιουργία ενός φιλόξενου περιβάλλοντος

Έχετε φτάσει ποτέ σε ένα συνέδριο, περάσατε από την εγγραφή και βρεθήκατε να στέκεστε σε έναν ανοιχτό χώρο χωρίς καμία απολύτως ιδέα για το πού να πάτε στη συνέχεια; Αυτό μου συμβαίνει σχεδόν σε κάθε συνέδριο. Συνήθως χρειάζεται το μεγαλύτερο μέρος μιας ώρας για να καταλάβετε πού βρίσκονται τα πάντα (π.χ. σταθμός καφέ) και να βρείτε τον προσανατολισμό σας. Παρόλο που αυτό δεν είναι συντριβή του τρένου, είναι μια πρώτη εντύπωση, και όχι η καλύτερη.

Η εξασφάλιση της υποδοχής, της ενημέρωσης, της χαλάρωσης και της παροχής κάποιας μορφής επόμενου βήματος μπορεί να βελτιώσει δραματικά την εμπειρία των συμμετεχόντων.

Ακολουθούν μερικοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να βοηθήσετε στη διαμόρφωση αυτής της εμπειρίας:

• Δώστε τους μια επιστολή καλωσορίσματος κατά την εγγραφή. Θα πρέπει να είναι σύντομη, φιλική και να τους παρέχει κάποια μορφή σαφούς κατεύθυνσης για το επόμενο βήμα στο ταξίδι τους. Αυτό θα μπορούσε να είναι μια πρόσκληση να συναντηθούν με τους άλλους συμμετέχοντες για δωρεάν καφέ ή οδηγίες για να κατευθυνθούν προς την εναρκτήρια πίστα. Βεβαιωθείτε ότι είναι εύκολα ορατό και όχι θαμμένο ανάμεσα σε φυλλάδια.
• Παρέχετε χάρτη. Σοβαρά, έναν πραγματικό χάρτη με οδηγίες και ένα μεγάλο "Χ" που δείχνει πού πρέπει να πάνε μετά. Αυτό θα τους εξοικονομήσει χρόνο για να μάθουν τα κατατόπια και θα τους δώσει σαφή επόμενα βήματα. Μπορείτε επίσης να υποδείξετε πού βρίσκονται οι τουαλέτες και, φυσικά, πού είναι το περίπτερο με τον καφέ.
• Εφαρμόστε μια επιτροπή υποδοχής. Βάλτε ένα άτομο να στέκεται ακριβώς πίσω από τη ρεσεψιόν και ζητήστε του να χαιρετήσει τους συμμετέχοντες και να βοηθήσει όποιον φαίνεται ότι μπορεί να χρειαστεί βοήθεια. Μπορείτε ακόμη και να εκτυπώσετε ένα ειδικό μπλουζάκι ή πανό "Επιτροπή υποδοχής" για να βεβαιωθείτε ότι οι συμμετέχοντες γνωρίζουν ότι μπορούν να τους προσεγγίσουν. Αυτό θα συμβάλει επίσης στην ανακούφιση της πίεσης που ασκείται στη ρεσεψιόν, η οποία συνήθως είναι η αρμόδια αρχή για τους αβέβαιους νεοαφιχθέντες.

Βελτίωση της σήμανσης

Αυτό είναι τεράστιο. Έχω χαθεί στους διαδρόμους πολλών συνεδριακών χώρων, προσπαθώντας να βρω ένα συγκεκριμένο κομμάτι ή εργαστήριο. Ενώ εσείς μπορεί να είστε άνετοι με την κάτοψη και τις τοποθεσίες των διαφόρων εγκαταστάσεων, διαδρομών, εργαστηρίων, σαλόνια, τουαλέτες και σταθμούς καφέ, όλα αυτά θα είναι καινούργια και ξένα για τους συμμετέχοντες. Η επαρκής σήμανση και η ορατή κάτοψη είναι απαραίτητα.

Ακολουθούν απλοί, ανέξοδες τρόποι για να προσθέσετε στην υπάρχουσα σήμανσή σας και να βεβαιωθείτε ότι οι συμμετέχοντες δεν θα χάσουν την επόμενη κεντρική ομιλία:

• Συμπεριλάβετε μια κάτοψη του χώρου στο πακέτο καλωσορίσματος των συμμετεχόντων. Αυτό θα τους βοηθήσει να προγραμματίσουν ποιες ομιλίες θα παρακολουθήσουν και θα τους επιτρέψει να χαρτογραφήσουν αποτελεσματικά τη διαδρομή μέσω του περιπτέρου καφέ.
• Εκτυπώστε και πλαστικοποιήστε σχέδια ορόφων του χώρου, χρησιμοποιώντας αυτοκόλλητα για να επισημάνετε την τρέχουσα θέση του συμμετέχοντα. Διασκορπίστε τους χάρτες σε όλο το χώρο σε στρατηγικά σημεία (έξοδοι, κοινόχρηστοι χώροι, πόρτες, ανοιχτοί χώροι, τουαλέτες κ.λπ.). Ο χάρτης θα πρέπει να επισημαίνει τις διάφορες αίθουσες, τα εργαστήρια, τις τουαλέτες, τους χώρους εστίασης, τα περίπτερα καφέ, τις εξόδους, τη διαχείριση της εκδήλωσης κ.λπ.
• Διαθέστε χάρτες και οδηγίες με σάρωση ενός κωδικού QR. Συμπεριλάβετε τον κωδικό QR στο πακέτο καλωσορίσματος και τοποθετήστε τον σε στρατηγικά σημεία του χώρου.

Εξασφάλιση αποτελεσματικής επικοινωνίας για θετική εμπειρία των συμμετεχόντων

Είναι ζωτικής σημασίας να υπάρχει ένα καλά μελετημένο σχέδιο επικοινωνίας και μια πλατφόρμα πριν από την εκδήλωση. Αυτό θα διασφαλίσει ότι οι συμμετέχοντες θα είναι καλά ενημερωμένοι και θα σας επιτρέψει να επικοινωνήσετε αποτελεσματικά τις αλλαγές. Λάθη θα συμβούν, ο τρόπος με τον οποίο θα αντιμετωπίσετε αυτά τα λάθη και θα επικοινωνήσετε με τους συμμετέχοντες θα είναι η διαφορά μεταξύ επιτυχίας και καταστροφής.

Ακολουθούν μερικοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να διαχειρίζεστε και να αυτοματοποιείτε αποτελεσματικότερα την επικοινωνία με τους συμμετέχοντες:

• Φτιάξτε έναν κατάλογο με όλες τις ζωτικές πληροφορίες που πρέπει να γνωρίζει ο συμμετέχων. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει χρονοδιαγράμματα ομιλητών, λεπτομέρειες WiFi, σχέδια ορόφων, τοποθεσίες καφετέριας, ώρες έναρξης και λήξης, σχέδια εστίασης κ.λπ. Δημιουργήστε ένα PDF για το καθένα και μεταφορτώστε τα σε ένα διαδικτυακό δίσκο ή δημοσιεύστε τα στον ιστότοπό σας. Βεβαιωθείτε ότι οι συμμετέχοντες γνωρίζουν πού θα βρουν αυτές τις πληροφορίες. Μπορείτε να το κάνετε αυτό προσθέτοντάς τις στο πακέτο καλωσορίσματος κατά την εγγραφή τους, να συμπεριλάβετε έναν κωδικό QR σε όλες τις πινακίδες ή μπορείτε απλώς να προγραμματίσετε μια σειρά από μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μηνύματα κειμένου σε στρατηγικά διαστήματα κατά τη διάρκεια της εκδήλωσής σας.
• Ένα από τα αγαπημένα μου Οι ενσωματώσεις FooEvents είναι με το AutomateWoo. Σας επιτρέπει να στέλνετε αυτοματοποιημένες καμπάνιες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με βάση το πότε ξεκινά η εκδήλωση και πότε ένας συμμετέχων κάνει check in. Ακολουθούν μερικά παραδείγματα των τύπων επικοινωνίας που θα μπορούσατε να αυτοματοποιήσετε κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης:
  • Στείλτε χαιρετισμούς και μηνύματα καλωσορίσματος κατά το check-in.
  • Στείλτε αυτοματοποιημένες υπενθυμίσεις πριν από τις κεντρικές ομιλίες των ναυαρχίδων.
  • Στείλτε ένα SMS στον πελάτη, ενημερώνοντάς τον ότι το γεύμα σερβίρεται.
  • Παρέχετε στους συμμετέχοντες πρόσθετες πληροφορίες και πόροι που μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε μια εκδήλωση.
  • Προσφορά ειδοποιήσεις σε πραγματικό χρόνο των δραστηριοτήτων που λαμβάνουν χώρα κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης.
  • Στείλτε αυτοματοποιημένα ευχαριστήρια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε όλους όσοι παρακολούθησαν μια εκδήλωση με συνδέσμους προς τις παρουσιάσεις, τις σημειώσεις ή τις ηχογραφήσεις της εκδήλωσης.
  • Αποστολή πιστοποιητικού παρακολούθησης/ολοκλήρωσης μετά την ολοκλήρωση ενός αγώνα ή μιας διαδρομής.
  • Αίτηση αναθεώρησης της εκδήλωσης ή της επιχείρησής σας.
  • Δημιουργήστε ένα μήνυμα παρακολούθησης να επικοινωνείτε με τους συμμετέχοντες ή τους πελάτες σε συγκεκριμένα χρονικά διαστήματα, π.χ. αφού οι συμμετέχοντες έχουν ολοκληρώσει ένα συγκεκριμένο μάθημα ή εργαστήριο.
  • Αποστολή ειδικών προσφορών ή να διασταυρώσετε τις άλλες εκδηλώσεις σας.

Συμπέρασμα

Τα συνέδρια είναι απίστευτες ευκαιρίες για μάθηση, δικτύωση και ανάπτυξη. Ωστόσο, η διαφορά μεταξύ ενός καλού και ενός σπουδαίου συνεδρίου έγκειται συχνά στην προσοχή στη λεπτομέρεια. Βάλτε τον εαυτό σας στη θέση των συμμετεχόντων και προσπαθήστε να προβλέψετε την εμπειρία τους. Μπορεί να έχετε τους καλύτερους ομιλητές του κόσμου να παρουσιάζουν στο συνέδριό σας, αλλά αν απογοητεύετε τους συμμετέχοντες με τα βασικά, μπορεί να ξινίσει η εμπειρία.

Αν παρευρίσκεστε στο WCEU, φροντίστε να μας αναζητήσετε και να έρθετε να μας χαιρετήσετε!