Ein besseres Teilnehmererlebnis schaffen: 4 Dinge, die die meisten Konferenzen falsch machen

Nächsten Monat werde ich an folgenden Veranstaltungen teilnehmen WordCamp Europa 2024 in Turin, Italien. Es wird mein erster Besuch in Italien sein und ich kann es kaum erwarten, die Sehenswürdigkeiten zu sehen, alte WordPress-Freunde zu treffen und weitere Leute aus dieser wunderbaren WordPress- und WooCommerce-Gemeinschaft kennenzulernen.

Die WCEU ist zwar eine außergewöhnlich gut organisierte Veranstaltung, aber sie hat mich dazu gebracht, über die vielen Konferenzen nachzudenken, die ich besucht habe, und über einige der vermeidbaren Fehler, die sie machen. Normalerweise ist das sehr schade, denn die meisten Veranstaltungen, die ich besuche, sind sehr gut organisiert, aber diese scheinbar kleinen Details, die übersehen werden, können einen großen Unterschied für den Gesamteindruck des Teilnehmers ausmachen.

In diesem Blog-Beitrag werde ich als Teilnehmer einige der Dinge aufzeigen, denen auf Konferenzen nicht genügend Aufmerksamkeit geschenkt wird, und erläutern, was Sie tun können, um das Erlebnis der Teilnehmer zu verbessern.

Rationalisierung der Registrierung

Das Warten auf den Einlass zu einer Konferenz ist sowohl frustrierend als auch völlig vermeidbar. Letztes Jahr habe ich an einer großen Konferenz teilgenommen, bei der es lange Warteschlangen gab, weil das Registrierungsteam die Teilnehmer durch manuelles Durchsuchen gedruckter Teilnehmerlisten validieren musste. Eine ausgedruckte Teilnehmerliste ist zwar eine gute Backup-Lösung, aber es gibt eine Vielzahl von Tools und Diensten, mit denen ein Ticket gescannt oder nach einem Namen gesucht werden kann, um einen Teilnehmer im Handumdrehen zu finden, was zu einer schnelleren Registrierung der Teilnehmer führt.

Hier sind einige Dinge, die Sie tun können, um diesen Prozess zu beschleunigen und das Erlebnis für die Teilnehmer zu verbessern:

Verwenden Sie ein Check-in-Tool, um den Zugang eines Teilnehmers zu finden und zu bestätigen. Sie könnten ein integriertes System verwenden wie FooEvents die die kostenlose FooEvents Check-ins AppSie können eine eigenständige Check-In-Lösung verwenden, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Teilnehmerliste zu importieren und Check-Ins zu verwalten, oder Sie können einfach ein gemeinsames Arbeitsblatt erstellen (z. B., Google Docs) und eine einfache Suchfunktion erstellen.
Vermeiden Sie den Vordruck von Namensschildern für die Teilnehmer. Das klingt kontraintuitiv, aber lassen Sie mich ausreden. Wenn Sie den Namen des Teilnehmers auf dem Namensschild vorgedruckt haben, bedeutet dies, dass Sie für jeden Teilnehmer die Kisten mit den Namensschildern durchsuchen müssen, was die Wartezeit erheblich verlängern kann. Der Vorteil eines gedruckten Namens gegenüber einem handschriftlichen Namen ist den zusätzlichen Zeitaufwand nicht wert. Ich schlage vor, entweder allgemeine Namensschilder bereitzustellen, auf denen der Teilnehmer seinen eigenen Namen eintragen kann, oder ihn im Namen des Teilnehmers zu schreiben, wenn sein Ticket entwertet wird. Das wird eine Menge Zeit sparen. Wir werden außerdem einen Self-Check-in-Modus in die FooEvents-Check-ins-App integrieren, mit dem Sie automatisch Namensschilder ausdrucken können, also stellen Sie sicher, dass Sie sich anmelden, um eine Benachrichtigung zu erhalten wenn diese veröffentlicht wird.

Eine einladende Umgebung schaffen

Sind Sie schon einmal auf einer Konferenz angekommen, haben die Registrierung durchlaufen und standen dann in einem offenen Bereich und wussten nicht, wohin Sie gehen sollten? Das passiert mir bei fast jeder Konferenz. Normalerweise dauert es fast eine Stunde, bis man weiß, wo sich alles befindet (z. B. die Kaffeestation) und sich orientieren kann. Das ist zwar keine Zugkatastrophe, aber es ist ein erster Eindruck, und zwar nicht der beste.

Wenn Sie dafür sorgen, dass Ihre Teilnehmer willkommen geheißen, informiert und entspannt werden, und wenn Sie ihnen eine Form von weiterem Vorgehen anbieten, kann dies das Erlebnis der Teilnehmer erheblich verbessern.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie diese Erfahrung mitgestalten können:

Geben Sie ihnen bei der Anmeldung ein Begrüßungsschreiben. Sie sollte kurz und freundlich sein und den Teilnehmern eine klare Richtung für den nächsten Schritt auf ihrer Reise geben. Dies könnte eine Einladung sein, sich zu den anderen Teilnehmern auf einen kostenlosen Kaffee zu setzen oder eine Anweisung, sich auf den Weg zum Eröffnungsweg zu machen. Achten Sie darauf, dass der Hinweis gut sichtbar ist und nicht zwischen Prospekten versteckt wird.
Stellen Sie eine Karte zur Verfügung. Im Ernst, eine echte Karte mit Wegbeschreibung und einem großen "X", das anzeigt, wohin sie als Nächstes gehen sollen. Das spart ihnen Zeit, um sich zurechtzufinden, und gibt ihnen klare Hinweise auf die nächsten Schritte. Sie können auch angeben, wo sich die Toiletten befinden, und natürlich, wo der Kaffeestand ist.
Einrichtung eines Begrüßungskomitees. Stellen Sie eine Person direkt hinter dem Anmeldeschalter auf und bitten Sie sie, die Teilnehmer zu begrüßen und jedem zu helfen, der Hilfe zu benötigen scheint. Sie können sogar ein spezielles T-Shirt oder Banner mit der Aufschrift "Begrüßungskomitee" drucken lassen, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer wissen, dass sie angesprochen werden können. Dies wird auch dazu beitragen, den Druck auf den Anmeldeschalter zu mindern, der normalerweise die Anlaufstelle für unsichere Neuankömmlinge ist.

Verbesserte Beschilderung

Das ist ein großes Problem. Ich habe mich schon bei vielen Konferenzen in den Gängen verirrt und versucht, einen bestimmten Bereich oder Workshop zu finden. Während Sie mit dem Grundriss und der Lage der verschiedenen Einrichtungen, Kurse, Workshops, Lounges, Toiletten und Kaffeestationen vertraut sind, wird dies alles für Ihre Teilnehmer neu und fremd sein. Eine angemessene Beschilderung und gut sichtbare Grundrisse sind daher unerlässlich.

Hier finden Sie eine einfache und kostengünstige Möglichkeit, Ihre bestehende Beschilderung zu ergänzen und sicherzustellen, dass Ihre Teilnehmer die nächste Keynote nicht verpassen:

Legen Sie einen Grundriss des Veranstaltungsortes in das Begrüßungspaket für die Teilnehmer. So können sie besser planen, welche Keynotes sie besuchen werden, und den Weg über den Kaffeestand effizient planen.
Drucken und laminieren Sie Grundrisse des Veranstaltungsortes und verwenden Sie Aufkleber, um den aktuellen Standort des Teilnehmers zu markieren. Verteilen Sie die Karten im gesamten Veranstaltungsort an strategischen Stellen (Ausgänge, Gemeinschaftsbereiche, Türen, offene Bereiche, Toiletten usw.). Der Plan sollte die verschiedenen Säle, Werkstätten, Toiletten, Essbereiche, Kaffeestände, Ausgänge, das Veranstaltungsmanagement usw. hervorheben.
Machen Sie Karten und Wegbeschreibungen durch Scannen eines QR-Codes verfügbar. Legen Sie den QR-Code in das Begrüßungspaket und platzieren Sie ihn an strategischen Stellen am Veranstaltungsort.

Effektive Kommunikation für ein positives Teilnehmererlebnis

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie vor der Veranstaltung über einen gut durchdachten Kommunikationsplan und eine entsprechende Plattform verfügen. So können Sie sicherstellen, dass Ihre Teilnehmer gut informiert sind und Sie Änderungen effektiv kommunizieren können. Fehler werden passieren, und die Art und Weise, wie Sie mit diesen Fehlern umgehen und mit Ihren Teilnehmern kommunizieren, wird den Unterschied zwischen Erfolg und Desaster ausmachen.

Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie die Kommunikation mit den Teilnehmern effektiver gestalten und automatisieren können:

Erstellen Sie eine Liste mit allen wichtigen Informationen, die ein Teilnehmer wissen muss. Dazu gehören z. B. Zeitpläne für Redner, WiFi-Details, Grundrisse, Standorte von Cafés, Anfangs- und Endzeiten, Speisepläne usw. Erstellen Sie für jede dieser Informationen eine PDF-Datei und laden Sie sie auf ein Online-Laufwerk hoch oder veröffentlichen Sie sie auf Ihrer Website. Stellen Sie sicher, dass Ihre Teilnehmer wissen, wo sie diese Informationen finden können. Dies können Sie tun, indem Sie sie bei der Anmeldung in das Begrüßungspaket aufnehmen, einen QR-Code auf allen Schildern anbringen oder einfach eine Reihe von E-Mails und Textnachrichten in strategischen Abständen während der Veranstaltung veröffentlichen.
Einer meiner Lieblings FooEvents integriert sich mit AutomateWoo. Es ermöglicht Ihnen, automatisierte E-Mail-Kampagnen zu versenden, je nachdem, wann die Veranstaltung beginnt und wann ein Teilnehmer eincheckt. Hier sind einige Beispiele für die Art der Kommunikation, die Sie während der Veranstaltung automatisieren können:
- Senden Sie Grüße und Willkommensgrüße beim Einchecken.
- Senden Sie automatische Mahnungen vor Flaggschiff-Keynotes.
- Eine SMS senden an den Kunden, um ihm mitzuteilen, dass das Mittagessen serviert wird.
- Bieten Sie den Teilnehmern zusätzliche Informationen und Ressourcen die bei einer Veranstaltung verwendet werden können.
- Angebot Echtzeit-Benachrichtigungen der während der Veranstaltung stattfindenden Aktivitäten.
- Senden Sie automatische Dankes-E-Mails an alle, die an der Veranstaltung teilgenommen haben, mit Links zu den Präsentationen, Notizen oder Aufzeichnungen der Veranstaltung.
- Senden Sie eine Bescheinigung über die Teilnahme/Abschluss nachdem eine Person ein Rennen oder einen Kurs absolviert hat.
- Bewertung anfordern Ihrer Veranstaltung oder Ihres Unternehmens.
- Erstellen Sie eine Folgemeldung um mit Teilnehmern oder Kunden in bestimmten Zeitabständen in Kontakt zu treten, z. B. nachdem die Teilnehmer einen bestimmten Kurs oder Workshop abgeschlossen haben.
- Versenden von Sonderangeboten oder Cross-Promotion für Ihre anderen Veranstaltungen.

Schlussfolgerung

Konferenzen sind unglaubliche Gelegenheiten zum Lernen, Netzwerken und Wachsen. Der Unterschied zwischen einer guten und einer großartigen Konferenz liegt jedoch oft in der Liebe zum Detail. Versetzen Sie sich in die Lage der Teilnehmer und versuchen Sie, sich auf ihre Erfahrungen einzustellen. Sie können die weltbesten Redner auf Ihrer Konferenz auftreten lassen, aber wenn Sie Ihre Teilnehmer mit den Grundlagen frustrieren, kann das die Erfahrung trüben.

Wenn Sie an der WCEU teilnehmen, halten Sie Ausschau nach uns und kommen Sie vorbei, um uns zu begrüßen!