Stwórz lepsze doświadczenie uczestnika: 4 rzeczy, które większość konferencji robi źle

W przyszłym miesiącu wezmę udział w WordCamp Europe 2024 w Turynie, we Włoszech. Będzie to moja pierwsza wizyta we Włoszech i nie mogę się doczekać, aby zobaczyć zabytki, spotkać się ze starymi przyjaciółmi WordPress i poznać więcej osób z tej wspaniałej społeczności WordPress i WooCommerce.

Podczas gdy WCEU jest wyjątkowo dobrze prowadzonym wydarzeniem, skłoniło mnie to do zastanowienia się nad wieloma konferencjami, w których uczestniczyłem i niektórymi z możliwych do uniknięcia błędów, które popełniają. Zwykle jest to wielka szkoda, ponieważ większość wydarzeń, w których uczestniczę, jest bardzo dobrze prowadzona, ale te pozornie drobne szczegóły, które są pomijane, mogą mieć ogromny wpływ na ogólne wrażenia uczestników.

W tym wpisie na blogu, jako uczestnik, zamierzam przedstawić niektóre z rzeczy, na które konferencje nie zwracają wystarczającej uwagi, a także co można zrobić, aby poprawić wrażenia uczestników.

Usprawnienie rejestracji

Oczekiwanie na wejście na konferencję jest zarówno frustrujące, jak i całkowicie możliwe do uniknięcia. W zeszłym roku uczestniczyłem w dużej konferencji, która doświadczyła długich kolejek oczekujących, ponieważ zespół rejestracyjny musiał weryfikować uczestników, ręcznie przeglądając wydrukowane listy uczestników. Podczas gdy papierowa lista uczestników jest świetnym rozwiązaniem zapasowym, istnieje mnóstwo narzędzi i usług, które można wykorzystać do zeskanowania biletu lub wyszukania nazwiska i znalezienia uczestnika w mgnieniu oka, co skutkuje szybszą rejestracją uczestników.

Oto kilka rzeczy, które można zrobić, aby proces ten przebiegał szybciej i poprawił wrażenia uczestników:

Użyj narzędzia do odprawy, aby pomóc znaleźć i zweryfikować dostęp uczestnika. Można użyć zintegrowanego systemu, takiego jak FooEvents który obejmuje bezpłatna aplikacja FooEvents Check-insMożesz skorzystać z samodzielnego rozwiązania, które pozwala importować listę uczestników i zarządzać check-inami, lub po prostu utworzyć współdzielony arkusz kalkulacyjny (np, Dokumenty Google) i utworzyć podstawową funkcję wyszukiwania.
Unikaj wstępnego drukowania niestandardowych identyfikatorów dla uczestników. Brzmi to sprzecznie z intuicją, ale posłuchaj mnie. Jeśli wstępnie wydrukujesz imię i nazwisko uczestnika na identyfikatorze, oznacza to, że dla każdego uczestnika będziesz musiał przeszukać pudełka z identyfikatorami, co może znacznie wydłużyć czas oczekiwania. Korzyść z wydrukowanego imienia i nazwiska w porównaniu z odręcznym imieniem i nazwiskiem nie jest warta dodatkowego czasu. Moją sugestią jest zapewnienie ogólnych identyfikatorów z miejscem na dodanie przez uczestnika własnego imienia i nazwiska lub wpisanie go w jego imieniu podczas weryfikacji biletu. Pozwoli to zaoszczędzić mnóstwo czasu. Dodamy również tryb samodzielnej odprawy do aplikacji FooEvents Check-ins, który pozwoli na automatyczne drukowanie identyfikatorów imiennych, więc upewnij się, że Zarejestruj się, aby otrzymywać powiadomienia kiedy zostanie wydany.

Tworzenie przyjaznego środowiska

Czy kiedykolwiek przyjechałeś na konferencję, przeszedłeś przez rejestrację i znalazłeś się na otwartej przestrzeni, nie mając absolutnie pojęcia, gdzie iść dalej? Zdarza mi się to prawie na każdej konferencji. Zwykle zajmuje to lepszą część godziny, aby zorientować się, gdzie wszystko się znajduje (np. stacja z kawą) i zorientować się w sytuacji. Chociaż nie jest to katastrofa kolejowa, jest to pierwsze wrażenie, i to nie najlepsze.

Upewnienie się, że uczestnicy są mile widziani, poinformowani, zrelaksowani i mają zapewniony jakiś następny krok, może znacznie poprawić wrażenia uczestników.

Oto kilka sposobów, w jakie możesz pomóc w kształtowaniu tego doświadczenia:

Wręcz im list powitalny podczas rejestracji. Powinien być krótki, przyjazny i zapewniać im jakąś formę jasnego kierunku na następny krok w ich podróży. Może to być zaproszenie do dołączenia do innych uczestników na bezpłatną kawę lub instrukcja, jak przejść do ścieżki otwierającej. Upewnij się, że jest dobrze widoczny i nie jest ukryty między broszurami.
Zapewnij mapę. Poważnie, prawdziwą mapę ze wskazówkami i dużym "X" wskazującym, gdzie powinni iść dalej. Zaoszczędzi im to czasu na naukę układu terenu i zapewni jasne kolejne kroki. Możesz również wskazać, gdzie znajdują się toalety i oczywiście, gdzie jest stoisko z kawą.
Wdrożenie komitetu powitalnego. Poproś osobę stojącą tuż za stanowiskiem rejestracji, aby powitała uczestników i pomogła każdemu, kto wygląda, jakby potrzebował pomocy. Możesz nawet wydrukować specjalną koszulkę lub baner "Komitet powitalny", aby upewnić się, że uczestnicy wiedzą, że można się do nich zwrócić. Pomoże to również odciążyć stanowisko rejestracji, które zwykle jest punktem kontaktowym dla niepewnych nowo przybyłych.

Lepsze oznakowanie

To jest bardzo ważne. Zdarzało mi się gubić w korytarzach wielu obiektów konferencyjnych, próbując znaleźć konkretną ścieżkę lub warsztat. Chociaż możesz czuć się komfortowo z planem piętra i lokalizacjami różnych obiektów, ścieżek, warsztatów, salonów, toalet i stacji kawowych, wszystko to będzie nowe i obce dla twoich uczestników. Odpowiednie oznakowanie i widoczne plany pięter są niezbędne.

Oto proste, niedrogie sposoby na dodanie do istniejącego oznakowania i upewnienie się, że uczestnicy nie przegapią następnego przemówienia:

Dołącz plan obiektu do pakietu powitalnego dla uczestników. Pomoże im to zaplanować, w których wystąpieniach wezmą udział i pozwoli sprawnie wyznaczyć trasę przez stoisko z kawą.
Wydrukuj i zalaminuj plany pięter obiektu, używając naklejek, aby zaznaczyć aktualną lokalizację uczestnika. Rozmieść mapy w całym obiekcie w strategicznych miejscach (wyjścia, obszary wspólne, drzwi, otwarta przestrzeń, toalety itp.) Mapa powinna podkreślać różne hale, warsztaty, toalety, jadalnie, stoiska kawowe, wyjścia, zarządzanie wydarzeniami itp.
Udostępniaj mapy i wskazówki dojazdu poprzez zeskanowanie kodu QR. Dołącz kod QR do pakietu powitalnego i umieść go w strategicznych miejscach w całym obiekcie.

Zapewnienie skutecznej komunikacji dla pozytywnego doświadczenia uczestnika

Bardzo ważne jest, aby przed wydarzeniem mieć dobrze przemyślany plan komunikacji i platformę. Zapewni to, że uczestnicy będą dobrze poinformowani i pozwoli ci skutecznie komunikować zmiany. Błędy będą się zdarzać, a sposób, w jaki je rozwiążesz i będziesz komunikować się z uczestnikami, będzie różnicą między sukcesem a katastrofą.

Oto kilka sposobów na zarządzanie i automatyzację bardziej efektywnej komunikacji z uczestnikami:

Sporządź listę wszystkich istotnych informacji, które uczestnik musi znać. Może to obejmować harmonogramy prelegentów, szczegóły WiFi, plany pięter, lokalizacje kawiarni, godziny rozpoczęcia i zakończenia, plany posiłków itp. Utwórz plik PDF dla każdego z nich i prześlij go na dysk online lub opublikuj na swojej stronie internetowej. Upewnij się, że uczestnicy wiedzą, gdzie znaleźć te informacje. Możesz to zrobić, dodając je do pakietu powitalnego podczas rejestracji, umieszczając kod QR na wszystkich oznakowaniach lub po prostu zaplanować serię e-maili i wiadomości tekstowych w strategicznych odstępach czasu podczas całego wydarzenia.
Jeden z moich ulubionych FooEvents integruje się z AutomateWoo. Umożliwia on wysyłanie zautomatyzowanych kampanii e-mailowych w oparciu o czas rozpoczęcia wydarzenia i zameldowania się uczestnika. Oto kilka przykładów rodzajów komunikacji, które można zautomatyzować podczas wydarzenia:
- Wyślij Pozdrowienia i wiadomości powitalne po zameldowaniu.
- Wyślij automatyczne przypomnienia przed flagowymi keynotami.
- Wyślij SMS do klienta, informując go, że lunch jest serwowany.
- Zapewnienie uczestnikom Dodatkowe informacje i zasoby które można wykorzystać podczas wydarzenia.
- Oferta Powiadomienia w czasie rzeczywistym aktywności odbywających się podczas wydarzenia.
- Wyślij automatyczne wiadomości e-mail z podziękowaniami do wszystkich uczestników wydarzenia z linkami do prezentacji, notatek lub nagrań z wydarzenia.
- Wyślij certyfikat uczestnictwa/ukończenia kursu po ukończeniu wyścigu lub kursu.
- Poproś o recenzję wydarzenia lub firmy.
- Utwórz wiadomość uzupełniającą kontaktowanie się z uczestnikami lub klientami w określonych odstępach czasu, np. po ukończeniu przez uczestników określonego kursu lub warsztatu.
- Wysyłanie ofert specjalnych lub wzajemnie promować inne wydarzenia.

Wnioski

Konferencje są niesamowitą okazją do nauki, nawiązywania kontaktów i rozwoju. Jednak różnica między dobrą a świetną konferencją często polega na dbałości o szczegóły. Postaw się w sytuacji uczestników i spróbuj przewidzieć ich doświadczenia. Możesz mieć najlepszych mówców na świecie prezentujących na swojej konferencji, ale jeśli sfrustrujesz swoich uczestników podstawami, może to zepsuć doświadczenie.

Jeśli bierzesz udział w WCEU, wypatruj nas i wpadnij się przywitać!