Creare una migliore esperienza per i partecipanti: 4 cose che la maggior parte delle conferenze sbaglia

Il mese prossimo parteciperò a WordCamp Europa 2024 a Torino, in Italia. Sarà la prima volta che visito l'Italia e non vedo l'ora di vedere i luoghi, di incontrare vecchi amici WordPress e di conoscere altre persone di questa meravigliosa comunità WordPress e WooCommerce.

Sebbene la WCEU sia un evento eccezionalmente ben gestito, mi ha fatto pensare alle molte conferenze a cui ho partecipato e ad alcuni errori evitabili che si commettono. Di solito è un vero peccato perché la maggior parte degli eventi a cui partecipo sono gestiti molto bene, ma questi dettagli apparentemente piccoli che vengono trascurati possono fare un'enorme differenza per l'esperienza complessiva dei partecipanti.

In questo post, in qualità di partecipante, illustrerò alcuni degli aspetti a cui le conferenze non prestano sufficiente attenzione e ciò che potete fare per migliorare l'esperienza dei partecipanti.

Semplificare la registrazione

L'attesa per l'iscrizione a una conferenza è frustrante e del tutto evitabile. L'anno scorso ho partecipato a un'importante conferenza che ha registrato lunghe file di attesa perché il team di registrazione doveva convalidare i partecipanti setacciando manualmente gli elenchi stampati dei partecipanti. Sebbene l'elenco cartaceo dei partecipanti sia un'ottima soluzione di riserva, esistono moltissimi strumenti e servizi che possono essere utilizzati per scansionare un biglietto o cercare un nome e trovare un partecipante in un attimo, velocizzando così le registrazioni dei partecipanti.

Ecco alcune cose che potreste fare per garantire un processo più rapido e migliorare l'esperienza dei partecipanti:

• Utilizzate uno strumento di check-in per individuare e convalidare l'accesso di un partecipante. Si può utilizzare un sistema integrato come FooEvents che comprende il applicazione gratuita FooEvents Check-insSi può utilizzare una soluzione autonoma per i check-in che consenta di importare l'elenco dei partecipanti e di gestire i check-in, oppure si può semplicemente creare un foglio di calcolo condiviso (ad esempio, Google Docs) e creare una funzione di ricerca di base.
• Evitate di prestampare badge personalizzati per i partecipanti. Sembra un controsenso, ma ascoltatemi. Se si presta il nome del partecipante sul badge, significa che per ogni partecipante è necessario passare al setaccio scatole di badge, il che può aumentare notevolmente il tempo di attesa. Il vantaggio di un nome stampato rispetto a uno scritto a mano non vale il tempo aggiunto. Il mio suggerimento è di fornire badge generici con uno spazio in cui il partecipante possa aggiungere il proprio nome o scriverlo a suo nome durante la convalida del biglietto. In questo modo si risparmierà un sacco di tempo. Aggiungeremo anche una modalità di auto-check-in all'app FooEvents Check-ins che consentirà di stampare automaticamente i badge nominativi, quindi accertatevi di iscriviti per ricevere una notifica quando verrà rilasciato.

Creare un ambiente accogliente

Vi è mai capitato di arrivare a una conferenza, passare la registrazione e ritrovarvi in un'area aperta senza sapere assolutamente dove andare? Questo mi succede quasi ad ogni conferenza. Di solito ci vuole quasi un'ora per capire dove si trova tutto (ad esempio, la postazione del caffè) e orientarsi. Anche se non si tratta di un incidente ferroviario, è una prima impressione, e non delle migliori.

Assicurarsi che i partecipanti siano accolti, informati, rilassati e che venga loro fornita una qualche forma di passo successivo può migliorare notevolmente l'esperienza dei partecipanti.

Ecco alcuni modi in cui potete contribuire a dare forma a questa esperienza:

• Consegnate loro una lettera di benvenuto al momento della registrazione. Dovrebbe essere breve, amichevole e fornire loro una qualche forma di chiara direzione per il prossimo passo del loro viaggio. Potrebbe trattarsi di un invito a unirsi agli altri partecipanti per un caffè gratuito o di istruzioni per dirigersi verso la pista di apertura. Assicuratevi che sia facilmente visibile e che non sia nascosto tra gli opuscoli.
• Fornite una mappa. Davvero, una vera e propria mappa con le indicazioni e una grande "X" che indica la prossima meta. In questo modo si risparmierà il tempo necessario per imparare a conoscere il territorio e si potranno indicare chiaramente i passi successivi. Potete anche indicare dove sono i servizi igienici e, naturalmente, dove si trova il chiosco del caffè.
• Implementare un comitato di accoglienza. Chiedete a una persona che si trovi subito dopo il banco di registrazione di salutare i partecipanti e di aiutare chi sembra aver bisogno di assistenza. Potete anche stampare una maglietta o uno striscione speciale del "Comitato di accoglienza" per assicurarvi che i partecipanti sappiano che possono essere contattati. Questo aiuterà anche ad alleggerire la pressione sul banco di registrazione, che di solito è il punto di riferimento per i nuovi arrivati.

Migliorare la segnaletica

Questa è una cosa enorme. Mi sono perso nei corridoi di molte sedi congressuali, cercando di trovare una traccia o un workshop specifico. Sebbene voi siate a vostro agio con la planimetria e l'ubicazione delle varie strutture, dei percorsi, dei workshop, delle sale, dei servizi igienici e delle postazioni di caffè, per i partecipanti sarà tutto nuovo ed estraneo. Una segnaletica adeguata e una planimetria visibile sono essenziali.

Ecco un modo semplice e poco costoso per integrare la segnaletica esistente e assicurarsi che i partecipanti non si perdano il prossimo keynote:

• Includere una planimetria della sede nel pacchetto di benvenuto dei partecipanti. Questo li aiuterà a pianificare i keynote a cui parteciperanno e consentirà loro di tracciare in modo efficiente il percorso attraverso lo stand del caffè.
• Stampare e plastificare le planimetrie della sede, utilizzando adesivi per evidenziare la posizione attuale del partecipante. Distribuire le mappe in tutta la sede in punti strategici (uscite, aree comuni, porte, aree aperte, servizi igienici, ecc.) La mappa deve evidenziare le varie sale, i laboratori, i servizi igienici, le aree di ristoro, i chioschi del caffè, le uscite, la gestione degli eventi, ecc.
• Mettete a disposizione mappe e indicazioni stradali scansionando un codice QR. Includete il codice QR nel pacchetto di benvenuto e posizionatelo in punti strategici della sede.

Garantire una comunicazione efficace per un'esperienza positiva dei partecipanti

È fondamentale disporre di un piano e di una piattaforma di comunicazione ben congegnati prima dell'evento. Questo garantirà che i partecipanti siano ben informati e vi permetterà di comunicare efficacemente i cambiamenti. Gli errori accadranno, ma il modo in cui li affronterete e comunicherete con i partecipanti farà la differenza tra il successo e il disastro.

Ecco alcuni modi per gestire e automatizzare una comunicazione più efficace con i partecipanti:

• Fate un elenco di tutte le informazioni vitali che un partecipante deve conoscere. Possono essere inclusi gli orari degli oratori, i dettagli del WiFi, le planimetrie, l'ubicazione delle caffetterie, gli orari di inizio e fine, i piani di ristorazione, ecc. Create un PDF per ciascuno di essi e caricatelo su un drive online o pubblicatelo sul vostro sito web. Assicuratevi che i partecipanti sappiano dove trovare queste informazioni. Potete aggiungerle al pacchetto di benvenuto al momento della registrazione, includere un codice QR su tutta la segnaletica o semplicemente programmare una serie di e-mail e messaggi di testo a intervalli strategici durante l'evento.
• Uno dei miei preferiti Le integrazioni FooEvents è con AutomateWoo. Consente di inviare campagne e-mail automatizzate in base all'inizio dell'evento e al momento del check-in dei partecipanti. Ecco alcuni esempi dei tipi di comunicazioni che potreste automatizzare durante l'evento:
  • Inviare saluti e messaggi di benvenuto al momento del check-in.
  • Inviare promemoria automatici prima dei keynote di punta.
  • Inviare un SMS al cliente per informarlo che il pranzo è servito.
  • Fornire ai partecipanti informazioni e risorse aggiuntive che possono essere utilizzati durante un evento.
  • Offerta notifiche in tempo reale delle attività che si svolgono durante l'evento.
  • Inviare e-mail di ringraziamento automatiche a tutti coloro che hanno partecipato all'evento con i link alle presentazioni, agli appunti o alle registrazioni dell'evento.
  • Inviare un certificato di frequenza/completamento dopo che una persona ha completato una gara o un percorso.
  • Richiedi una recensione del vostro evento o della vostra attività.
  • Creare un messaggio di follow-up per contattare i partecipanti o i clienti a intervalli di tempo specifici, ad esempio dopo che i partecipanti hanno completato un corso o un workshop specifico.
  • Inviare offerte speciali o la promozione incrociata di altri eventi.

Conclusione

Le conferenze sono incredibili opportunità di apprendimento, networking e crescita. Tuttavia, la differenza tra una buona conferenza e una grande conferenza sta spesso nell'attenzione ai dettagli. Mettetevi nei panni dei partecipanti e cercate di anticipare la loro esperienza. Potete avere i migliori relatori del mondo che presentano alla vostra conferenza, ma se frustrate i partecipanti con le cose basilari, potete rovinare l'esperienza.

Se partecipate alla WCEU, teneteci d'occhio e venite a salutarci!