Creëer een betere deelnemerservaring: 4 dingen die de meeste conferenties fout doen

Volgende maand ga ik naar WordCamp Europa 2024 in Turijn, Italië. Het zal mijn eerste keer een bezoek aan Italië en ik kan niet wachten om de bezienswaardigheden te zien, bijpraten met oude WordPress vrienden en meer mensen te ontmoeten van deze prachtige WordPress en WooCommerce gemeenschap.

Hoewel WCEU een uitzonderlijk goed georganiseerd evenement is, zette het me aan het denken over de vele conferenties die ik heb bijgewoond en over sommige van de zeer vermijdbare fouten die ze maken. Het is meestal zo jammer omdat de meeste evenementen die ik bijwoon erg goed georganiseerd zijn, maar deze schijnbaar kleine details die over het hoofd worden gezien, kunnen een enorm verschil maken voor de algehele ervaring van de deelnemer.

In deze blogpost ga ik, als deelnemer, een aantal dingen beschrijven waar conferenties niet genoeg aandacht aan besteden en wat je kunt doen om de ervaring van deelnemers te verbeteren.

Registratie stroomlijnen

Wachten op toegang tot een conferentie is zowel frustrerend als volledig vermijdbaar. Vorig jaar woonde ik een grote conferentie bij waar lange wachtrijen ontstonden omdat het registratieteam aanwezigen moest valideren door handmatig de geprinte deelnemerslijsten door te spitten. Hoewel een papieren deelnemerslijst een geweldige back-upoplossing is, zijn er talloze tools en diensten die kunnen worden gebruikt om een ticket te scannen of naar een naam te zoeken en een deelnemer in een oogwenk te vinden, wat resulteert in snellere inschrijvingen van deelnemers.

Hier zijn een paar dingen die je kunt doen om ervoor te zorgen dat dit proces sneller verloopt en om de ervaring van deelnemers te verbeteren:

• Gebruik een check-in tool om de toegang van een deelnemer te vinden en te valideren. Je kunt een geïntegreerd systeem gebruiken zoals FooEvents die de gratis FooEvents Check-ins appJe kunt een standalone check-ins oplossing gebruiken waarmee je je deelnemerslijst kunt importeren en check-ins kunt beheren, of je kunt gewoon een gedeelde spreadsheet maken (bijv, Google-documenten) en een basis zoekfunctie maken.
• Vermijd het voordrukken van aangepaste naambadges voor deelnemers. Dit klinkt contra-intuïtief, maar luister naar me. Als je de naam van de deelnemer op de badge voorbedrukt, betekent dit dat je voor elke deelnemer door dozen met badges moet zoeken, wat de wachttijd aanzienlijk kan verlengen. Het voordeel van een geprinte naam ten opzichte van een handgeschreven naam is de extra tijd niet waard. Mijn suggestie is om algemene badges te verstrekken met ruimte voor de bezoeker om zijn eigen naam toe te voegen of deze namens hem te schrijven wanneer zijn ticket wordt gevalideerd. Dit zal veel tijd besparen. We zullen ook een self-check-in modus toevoegen aan de FooEvents Check-ins app waarmee je automatisch naambadges kunt afdrukken, dus zorg ervoor dat je aanmelden om een melding te ontvangen wanneer dat wordt uitgebracht.

Een uitnodigende omgeving creëren

Ben je ooit op een conferentie aangekomen, heb je je geregistreerd en sta je op een open plek zonder enig idee waar je heen moet? Dit overkomt mij op bijna elke conferentie. Het duurt meestal een uur om een idee te krijgen waar alles is (bijv. een koffiestation) en om je te oriënteren. Hoewel dit geen treinongeluk is, is het wel een eerste indruk, en niet de beste.

Als je ervoor zorgt dat je deelnemers worden verwelkomd, geïnformeerd, ontspannen en voorzien worden van een soort vervolgstap, kan dit de ervaring van de deelnemer enorm verbeteren.

Hier zijn een paar manieren waarop je zou kunnen helpen deze ervaring vorm te geven:

• Geef ze een welkomstbrief bij de registratie. Het moet kort en vriendelijk zijn en een duidelijke richting aangeven voor de volgende stap in hun reis. Dit kan een uitnodiging zijn om samen met de andere aanwezigen gratis koffie te drinken of een instructie om naar de openingsbaan te gaan. Zorg ervoor dat het goed zichtbaar is en niet verstopt zit tussen pamfletten.
• Zorg voor een kaart. Serieus, een echte kaart met aanwijzingen en een grote 'X' die aangeeft waar ze nu heen moeten. Dit bespaart hen tijd om de omgeving te leren kennen en geeft hen duidelijke vervolgstappen. Je kunt ook aangeven waar de toiletten zijn en natuurlijk waar de koffiestand is.
• Implementeer een welkomstcomité. Laat iemand net voorbij de registratiebalie staan en vraag hem of haar de bezoekers te begroeten en iedereen te helpen die hulp nodig lijkt te hebben. Je kunt zelfs een speciaal 'Welkomstcomité' t-shirt of spandoek laten drukken om ervoor te zorgen dat bezoekers weten dat ze benaderd kunnen worden. Dit zal ook helpen om de druk op de registratiebalie te verlichten, die meestal het aanspreekpunt is voor onzekere nieuwkomers.

Bewegwijzering verbeteren

Dit is een grote. Ik ben verdwaald in de gangen van veel conferentielocaties, op zoek naar een specifieke track of workshop. Hoewel je misschien vertrouwd bent met de plattegrond en de locaties van de verschillende faciliteiten, tracks, workshops, lounges, toiletten en koffiepunten, zal het allemaal nieuw en vreemd zijn voor je deelnemers. Adequate bewegwijzering en zichtbare plattegronden zijn essentieel.

Hier zijn eenvoudige, goedkope manieren om je bestaande bewegwijzering aan te vullen en ervoor te zorgen dat je bezoekers de volgende keynote niet missen:

• Neem een plattegrond van de locatie op in het welkomstpakket van de deelnemers. Zo kunnen ze plannen welke keynotes ze zullen bijwonen en kunnen ze de route via de koffiestand efficiënt uitstippelen.
• Druk plattegronden van de locatie af en lamineer deze, gebruik stickers om de huidige locatie van de bezoeker te markeren. Verspreid de kaarten over de hele locatie op strategische locaties (uitgangen, gemeenschappelijke ruimtes, deuren, open ruimtes, toiletten enz.) De kaart moet de verschillende zalen, workshops, toiletten, eetzones, koffiestands, uitgangen, evenementmanagement enz. markeren.
• Maak kaarten en routebeschrijvingen beschikbaar door een QR-code te scannen. Neem de QR-code op in het welkomstpakket en plaats ze op strategische plaatsen in de locatie.

Zorgen voor effectieve communicatie voor een positieve deelnemerservaring

Het is cruciaal om voorafgaand aan het evenement een goed doordacht communicatieplan en -platform te hebben. Dit zorgt ervoor dat je deelnemers goed geïnformeerd zijn en dat je veranderingen effectief kunt communiceren. Fouten zullen gebeuren, hoe je deze fouten aanpakt en communiceert met je deelnemers zal het verschil zijn tussen succes en rampspoed.

Hier zijn een paar manieren waarop je effectievere communicatie met deelnemers kunt beheren en automatiseren:

• Maak een lijst van alle belangrijke informatie die een deelnemer moet weten. Dit kunnen schema's van sprekers zijn, WiFi-gegevens, plattegronden, locaties van koffieshops, begin- en eindtijden, eetplannen, enz. Maak voor elk een PDF en upload ze naar een online drive of publiceer ze op je website. Zorg ervoor dat je bezoekers weten waar ze deze informatie kunnen vinden. Je kunt dit doen door het toe te voegen aan het welkomstpakket wanneer ze zich registreren, door een QR-code op te nemen op alle bewegwijzering, of je kunt gewoon een reeks e-mails en sms-berichten plannen op strategische tijdstippen tijdens je evenement.
• Een van mijn favoriete FooEvents integratie is met AutomateWoo. Hiermee kun je geautomatiseerde e-mailcampagnes versturen op basis van wanneer het evenement begint en wanneer een deelnemer incheckt. Hier zijn een paar voorbeelden van het soort communicatie dat je tijdens het evenement zou kunnen automatiseren:
  • Stuur begroetingen en welkomstboodschappen bij het inchecken.
  • Stuur geautomatiseerde herinneringen voor vlaggenschip keynotes.
  • Een sms verzenden naar de klant om te laten weten dat de lunch wordt geserveerd.
  • Deelnemers voorzien van aanvullende informatie en bronnen die gebruikt kunnen worden op een evenement.
  • Aanbod real-time meldingen van activiteiten die plaatsvinden tijdens het evenement.
  • Stuur geautomatiseerde bedankmails aan iedereen die het evenement bijwoonde met links naar de presentaties, notities of opnames van het evenement.
  • Stuur een certificaat van deelname/voltooiing nadat iemand een race of parcours heeft afgelegd.
  • Een beoordeling aanvragen van je evenement of bedrijf.
  • Een vervolgbericht maken om contact op te nemen met deelnemers of klanten op specifieke tijdstippen, bijvoorbeeld nadat deelnemers een specifieke cursus of workshop hebben voltooid.
  • Stuur speciale aanbiedingen of cross-promoot je andere evenementen.

Conclusie

Conferenties zijn ongelooflijke mogelijkheden om te leren, te netwerken en te groeien. Maar het verschil tussen een goede en een geweldige conferentie zit vaak in de aandacht voor details. Verplaats jezelf in de deelnemers en probeer te anticiperen op hun ervaring. Je kunt de beste sprekers ter wereld hebben op je conferentie, maar als je je deelnemers frustreert met de basis, kan dat de ervaring verzuren.

Als je naar WCEU gaat, let dan goed op ons en kom langs om gedag te zeggen!