Criar uma melhor experiência para os participantes: 4 coisas que a maioria das conferências faz de errado

No próximo mês, vou estar presente WordCamp Europa 2024 em Turim, Itália. Será a minha primeira visita a Itália e estou ansioso por ver as vistas, rever velhos amigos do WordPress e conhecer mais pessoas desta maravilhosa comunidade WordPress e WooCommerce.

Embora a WCEU seja um evento excecionalmente bem gerido, fez-me pensar nas muitas conferências em que participei e em alguns dos erros que podem ser evitados. É normalmente uma pena, porque a maioria dos eventos em que participo são muito bem geridos, mas estes pormenores aparentemente pequenos que são ignorados podem fazer uma enorme diferença na experiência geral dos participantes.

Nesta publicação do blogue, na qualidade de participante, vou descrever alguns dos aspectos a que as conferências não prestam a devida atenção, bem como o que pode fazer para melhorar a experiência do participante.

Simplificar o registo

Esperar pela entrada numa conferência é frustrante e completamente evitável. No ano passado, participei numa grande conferência que tinha longas filas de espera porque a equipa de registo tinha de validar os participantes analisando manualmente as listas de participantes impressas. Embora uma lista de participantes impressa seja uma óptima solução de reserva, existem inúmeras ferramentas e serviços que podem ser utilizados para digitalizar um bilhete ou procurar um nome e encontrar um participante num instante, o que resulta em registos mais rápidos dos participantes.

Aqui estão algumas coisas que pode fazer para garantir que este processo avance mais rapidamente e melhore a experiência dos participantes:

• Utilize uma ferramenta de check-in para ajudar a encontrar e validar o acesso de um participante. Pode utilizar um sistema integrado como o FooEvents que inclui o aplicação gratuita FooEvents Check-insPode utilizar uma solução autónoma de check-ins que lhe permita importar a sua lista de participantes e gerir os check-ins, ou pode simplesmente criar uma folha de cálculo partilhada (por exemplo, Google Docs) e criar uma função de pesquisa básica.
• Evite a pré-impressão de crachás de identificação personalizados para os participantes. Isto parece contra-intuitivo, mas oiça-me. Se imprimir previamente o nome do participante no crachá, isso significa que, para cada participante, terá de procurar em caixas de crachás, o que pode aumentar significativamente o tempo de espera. A vantagem de um nome impresso em relação a um nome escrito à mão não vale o tempo adicional. A minha sugestão é fornecer crachás genéricos com espaço para o participante acrescentar o seu próprio nome ou escrevê-lo em seu nome quando o bilhete for validado. Isto poupará imenso tempo. Também vamos adicionar um modo de auto-check-in à aplicação FooEvents Check-ins que lhe permitirá imprimir automaticamente os crachás, por isso não se esqueça de inscrever-se para receber uma notificação quando for lançado.

Criar um ambiente acolhedor

Já alguma vez chegou a uma conferência, fez o registo e deu por si numa área aberta sem fazer a mínima ideia para onde ir? Isto acontece-me em quase todas as conferências. Normalmente, demora cerca de uma hora a perceber onde está tudo (por exemplo, a zona do café) e a orientar-se. Embora isto não seja um acidente de comboio, é uma primeira impressão, e não é a melhor.

Assegurar que os participantes são bem recebidos, informados, descontraídos e que lhes é dado algum tipo de passo seguinte pode melhorar drasticamente a experiência dos participantes.

Eis algumas formas de ajudar a moldar esta experiência:

• Entregue-lhes uma carta de boas-vindas no momento do registo. Deve ser breve, amigável e fornecer-lhes alguma forma de orientação clara para o próximo passo na sua viagem. Pode ser um convite para se juntarem aos outros participantes para um café gratuito ou instruções para se dirigirem à pista de abertura. Certifique-se de que é facilmente visível e que não está enterrado entre panfletos.
• Forneça um mapa. A sério, um mapa verdadeiro com direcções e um grande "X" a indicar onde devem ir a seguir. Isto poupar-lhes-á tempo na aprendizagem do terreno e indicar-lhes-á claramente os próximos passos. Pode também indicar onde estão as casas de banho e, claro, onde está a banca do café.
• Criar um comité de boas-vindas. Tenha uma pessoa logo a seguir ao balcão de registo e peça-lhe que cumprimente os participantes e ajude qualquer pessoa que pareça precisar de ajuda. Pode até imprimir uma t-shirt ou uma faixa especial do "Comité de boas-vindas" para garantir que os participantes sabem que podem ser contactados. Isto também ajudará a aliviar a pressão sobre o balcão de registo, que é normalmente o ponto de contacto para os recém-chegados inseguros.

Melhorar a sinalética

Esta é uma das mais importantes. Já me perdi nos corredores de muitos locais de conferências, a tentar encontrar um determinado sector ou workshop. Embora possa estar familiarizado com a planta e a localização das várias instalações, sectores, workshops, salas, casas de banho e estações de café, tudo isto será novo e estranho para os participantes. Uma sinalização adequada e plantas visíveis são essenciais.

Eis algumas formas simples e económicas de adicionar à sinalética existente e garantir que os participantes não perdem a próxima apresentação:

• Incluir uma planta do local do evento no pacote de boas-vindas dos participantes. Isto ajudá-los-á a planear as palestras a que irão assistir e permitir-lhes-á traçar eficazmente o percurso através do stand do café.
• Imprima e plastifique as plantas do local, utilizando autocolantes para destacar a localização atual do participante. Distribuir os mapas por todo o recinto em locais estratégicos (saídas, zonas comuns, portas, áreas abertas, casas de banho, etc.). O mapa deve destacar os vários salões, oficinas, casas de banho, zonas de refeições, bancas de café, saídas, gestão de eventos, etc.
• Disponibilize mapas e direcções através da leitura de um código QR. Incluir o código QR no pacote de boas-vindas e colocá-lo em locais estratégicos do local.

Garantir uma comunicação eficaz para uma experiência positiva dos participantes

É crucial ter um plano e uma plataforma de comunicação bem pensados antes do evento. Isto garantirá que os participantes estão bem informados e permitir-lhe-á comunicar as alterações de forma eficaz. Os erros acontecem, mas a forma como os aborda e comunica com os participantes será a diferença entre o sucesso e o desastre.

Eis algumas formas de gerir e automatizar comunicações mais eficazes com os participantes:

• Faça uma lista de todas as informações vitais que um participante precisa de saber. Isto pode incluir horários dos oradores, pormenores sobre o WiFi, plantas, localizações de cafés, horas de início e fim, planos de refeições, etc. Crie um PDF para cada um deles e carregue-os para uma unidade online ou publique-os no seu sítio Web. Certifique-se de que os participantes sabem onde encontrar estas informações. Pode fazê-lo adicionando-as ao pacote de boas-vindas quando se registam, incluindo um código QR em toda a sinalização ou pode simplesmente programar uma série de e-mails e mensagens de texto em intervalos estratégicos durante o evento.
• Um dos meus favoritos As integrações FooEvents são com AutomateWoo. Permite-lhe enviar campanhas de correio eletrónico automatizadas com base na hora de início do evento e no momento em que um participante faz o check-in. Eis alguns exemplos dos tipos de comunicações que pode automatizar durante o evento:
  • Enviar saudações e mensagens de boas-vindas aquando do check-in.
  • Enviar lembretes automáticos antes das principais palestras.
  • Enviar um SMS para o cliente, informando-o de que o almoço está servido.
  • Fornecer aos participantes informações e recursos adicionais que pode ser utilizado num evento.
  • Oferta notificações em tempo real das actividades que decorrem durante o evento.
  • Enviar mensagens electrónicas de agradecimento automatizadas a todos os que participaram num evento com ligações para as apresentações, notas ou gravações do evento.
  • Enviar um certificado de participação/conclusão depois de uma pessoa completar uma corrida ou um percurso.
  • Pedir uma avaliação do seu evento ou empresa.
  • Criar uma mensagem de seguimento para contactar os participantes ou clientes em intervalos de tempo específicos, por exemplo, depois de os participantes terem concluído um curso ou workshop específico.
  • Enviar ofertas especiais ou promover os seus outros eventos.

Conclusão

As conferências são oportunidades incríveis para aprender, estabelecer contactos e crescer. No entanto, a diferença entre uma boa conferência e uma excelente reside frequentemente na atenção aos pormenores. Ponha-se no lugar dos participantes e tente antecipar a sua experiência. Pode ter os melhores oradores do mundo a apresentarem-se na sua conferência, mas se frustrar os participantes com os pormenores básicos, isso pode estragar a experiência.

Se estiveres a participar na WCEU, não te esqueças de nos procurar e de vir dizer olá!