Créer une meilleure expérience pour les participants : 4 choses que la plupart des conférences ne font pas

Le mois prochain, je participerai à WordCamp Europe 2024 à Turin, en Italie. C'est la première fois que je visite l'Italie et j'ai hâte de voir les sites touristiques, de retrouver d'anciens amis de WordPress et de rencontrer d'autres personnes de cette merveilleuse communauté de WordPress et WooCommerce.

Bien que la WCEU soit un événement exceptionnellement bien organisé, cela m'a fait penser aux nombreuses conférences auxquelles j'ai assisté et à certaines des erreurs évitables qu'elles commettent. C'est souvent dommage, car la plupart des événements auxquels j'assiste sont très bien organisés, mais ces petits détails apparemment négligés peuvent faire une énorme différence dans l'expérience globale des participants.

Dans cet article de blog, en tant que participant, je vais souligner certains aspects auxquels les conférences ne prêtent pas suffisamment attention, ainsi que ce que vous pouvez faire pour améliorer l'expérience des participants.

Rationaliser l'enregistrement

Attendre pour s'inscrire à une conférence est à la fois frustrant et tout à fait évitable. L'année dernière, j'ai assisté à une conférence importante qui a connu de longues files d'attente parce que l'équipe chargée de l'inscription devait valider les participants en examinant manuellement les listes de participants imprimées. Bien qu'une liste de participants imprimée soit une excellente solution de secours, il existe des tonnes d'outils et de services qui peuvent être utilisés pour scanner un billet ou rechercher un nom et trouver un participant en un instant, ce qui permet d'accélérer l'inscription des participants.

Voici quelques conseils pour accélérer ce processus et améliorer l'expérience des participants :

Utilisez un outil d'enregistrement pour aider à trouver et à valider l'accès d'un participant. Vous pouvez utiliser un système intégré tel que FooEvents qui comprend le L'application gratuite FooEvents Check-insVous pouvez utiliser une solution d'enregistrement autonome qui vous permet d'importer votre liste de participants et de gérer les enregistrements, ou vous pouvez simplement créer une feuille de calcul partagée (par ex, Google Docs) et créer une fonction de recherche de base.
Évitez de pré-imprimer les badges nominatifs des participants. Cela semble contre-intuitif, mais écoutez-moi. Si vous pré-imprimez le nom du participant sur le badge, cela signifie que pour chaque participant, vous devrez passer en revue des boîtes de badges, ce qui peut augmenter considérablement le temps d'attente. L'avantage d'un nom imprimé par rapport à un nom manuscrit ne vaut pas le temps supplémentaire. Je suggère de fournir des badges génériques avec un espace permettant au participant d'ajouter son propre nom ou de l'écrire en son nom lors de la validation de son billet. Cela permettra de gagner beaucoup de temps. Nous allons également ajouter un mode d'auto-enregistrement à l'application FooEvents Check-ins qui vous permettra d'imprimer automatiquement des badges nominatifs. s'inscrire pour recevoir une notification lorsqu'il sera publié.

Créer un environnement accueillant

Vous est-il déjà arrivé d'arriver à une conférence, de procéder à l'inscription et de vous retrouver dans un espace ouvert sans savoir où aller ? C'est ce qui m'arrive à presque toutes les conférences. Il faut généralement près d'une heure pour savoir où tout se trouve (par exemple, la station de café) et s'orienter. Il ne s'agit pas d'un accident de train, mais d'une première impression, qui n'est pas la meilleure.

S'assurer que vos participants sont accueillis, informés, détendus et qu'on leur propose une forme d'étape suivante peut améliorer considérablement l'expérience des participants.

Voici quelques façons de contribuer à cette expérience :

Remettez-leur une lettre de bienvenue lors de l'inscription. Elle doit être courte, conviviale et leur donner une orientation claire pour la suite de leur parcours. Il peut s'agir d'une invitation à rejoindre les autres participants pour un café gratuit ou d'instructions pour se rendre à la piste d'ouverture. Veillez à ce qu'il soit bien visible et ne soit pas noyé dans les brochures.
Fournissez une carte. Sérieusement, une vraie carte avec des indications et un grand "X" indiquant où ils doivent aller ensuite. Cela leur permettra de gagner du temps pour découvrir les lieux et leur indiquera clairement les prochaines étapes. Vous pouvez également indiquer où se trouvent les toilettes et, bien sûr, le stand de café.
Mettre en place un comité d'accueil. Faites en sorte qu'une personne se tienne juste après le bureau d'inscription et demandez-lui d'accueillir les participants et d'aider toute personne semblant avoir besoin d'assistance. Vous pouvez même imprimer un t-shirt ou une bannière spéciale "Comité d'accueil" pour que les participants sachent qu'on peut s'adresser à eux. Cela permettra également d'alléger la pression sur le bureau d'inscription, qui est généralement la personne de référence pour les nouveaux arrivants incertains.

Améliorer la signalisation

Il s'agit là d'un point essentiel. Il m'est arrivé de me perdre dans les couloirs de nombreuses conférences, en essayant de trouver une piste ou un atelier spécifique. Bien que vous soyez à l'aise avec le plan et l'emplacement des différentes installations, des pistes, des ateliers, des salons, des toilettes et des stations de café, tout cela sera nouveau et étranger pour vos participants. Une signalisation adéquate et des plans d'étage visibles sont essentiels.

Voici des moyens simples et peu coûteux de compléter votre signalétique existante et de vous assurer que vos participants ne manqueront pas le prochain discours d'ouverture :

Inclure un plan du lieu dans le dossier de bienvenue des participants. Cela les aidera à planifier les conférences auxquelles ils assisteront et leur permettra de planifier efficacement l'itinéraire via le stand de café.
Imprimez et plastifiez les plans de la salle, en utilisant des autocollants pour mettre en évidence l'endroit où se trouve le participant. Répartissez les plans dans l'ensemble du site à des endroits stratégiques (sorties, zones communes, portes, espaces ouverts, toilettes, etc.) Le plan doit mettre en évidence les différentes salles, les ateliers, les toilettes, les salles à manger, les stands de café, les sorties, la gestion de l'événement, etc.
Mettez à disposition des cartes et des itinéraires en scannant un code QR. Inclure le code QR dans le dossier de bienvenue et le placer à des endroits stratégiques du site.

Assurer une communication efficace pour une expérience positive des participants

Il est essentiel de disposer d'un plan et d'une plateforme de communication bien conçus avant l'événement. Cela permettra à vos participants d'être bien informés et vous permettra de communiquer les changements de manière efficace. Des erreurs se produiront, mais la manière dont vous les traiterez et communiquerez avec vos participants fera la différence entre le succès et le désastre.

Voici quelques moyens de gérer et d'automatiser des communications plus efficaces avec les participants :

Dressez une liste de toutes les informations essentielles que les participants doivent connaître. Il peut s'agir des horaires des conférenciers, des informations sur le réseau WiFi, des plans d'étage, de l'emplacement des cafés, des heures de début et de fin, des plans de restauration, etc. Créez un PDF pour chacun d'entre eux et téléchargez-les sur un lecteur en ligne ou publiez-les sur votre site web. Assurez-vous que vos participants savent où trouver ces informations. Pour ce faire, vous pouvez les ajouter au dossier de bienvenue lors de l'inscription, inclure un code QR sur tous les panneaux de signalisation ou simplement programmer une série d'e-mails et de SMS à des intervalles stratégiques tout au long de l'événement.
L'une de mes préférées FooEvents s'intègre avec AutomateWoo. Il vous permet d'envoyer des campagnes de courrier électronique automatisées en fonction de l'heure de début de l'événement et de l'enregistrement d'un participant. Voici quelques exemples de communications que vous pourriez automatiser pendant l'événement :
- Envoyer vœux et messages de bienvenue lors de l'enregistrement.
- Envoyer rappels automatisés avant les conférences phares.
- Envoyer un SMS au client pour l'informer que le déjeuner est servi.
- Fournir aux participants informations et ressources complémentaires qui peuvent être utilisés lors d'un événement.
- Offre notifications en temps réel des activités qui se déroulent pendant l'événement.
- Envoyer des courriels de remerciement automatisés à tous ceux qui ont participé à l'événement avec des liens vers les présentations, les notes ou les enregistrements de l'événement.
- Envoyer un certificat de participation/de réussite après qu'une personne a terminé une course ou un parcours.
- Demander un avis de votre événement ou de votre entreprise.
- Créer un message de suivi prendre contact avec les participants ou les clients à des moments précis, par exemple après que les participants ont suivi un cours ou un atelier spécifique.
- Envoyer des offres spéciales ou faire la promotion croisée de vos autres événements.

Conclusion

Les conférences sont des occasions incroyables d'apprentissage, de mise en réseau et de développement. Cependant, la différence entre une bonne et une excellente conférence réside souvent dans l'attention portée aux détails. Mettez-vous à la place des participants et essayez d'anticiper leur expérience. Vous pouvez avoir les plus grands orateurs du monde pour présenter votre conférence, mais si vous frustrez vos participants avec les éléments de base, l'expérience risque d'être gâchée.

Si vous assistez à la WCEU, n'oubliez pas de garder un œil sur nous et de venir nous saluer !