Mejore la experiencia de los asistentes: 4 errores de la mayoría de las conferencias

El mes que viene asistiré a WordCamp Europa 2024 en Turín, Italia. Será la primera vez que visite Italia y estoy deseando ver los lugares de interés, ponerme al día con viejos amigos WordPress y conocer a más gente de esta maravillosa comunidad WordPress y WooCommerce.

Aunque la WCEU es un evento excepcionalmente bien organizado, me hizo pensar en las muchas conferencias a las que he asistido y en algunos de los errores evitables que cometen. Suele ser una pena, porque la mayoría de los eventos a los que asisto están muy bien organizados, pero estos detalles aparentemente pequeños que se pasan por alto pueden marcar una gran diferencia en la experiencia general de los asistentes.

En esta entrada del blog, como asistente, voy a exponer algunas de las cosas a las que las conferencias no prestan suficiente atención, así como lo que usted puede hacer para mejorar la experiencia de los asistentes.

Racionalizar el registro

Esperar para entrar en una conferencia es a la vez frustrante y completamente evitable. El año pasado asistí a una importante conferencia en la que se formaron largas colas de espera porque el equipo de registro tenía que validar a los asistentes revisando manualmente las listas de asistentes impresas. Aunque una lista de asistentes impresa es una gran solución de reserva, hay montones de herramientas y servicios que pueden utilizarse para escanear una entrada o buscar un nombre y encontrar a un asistente en un instante, lo que agiliza el registro de asistentes.

He aquí algunas cosas que puede hacer para agilizar este proceso y mejorar la experiencia de los asistentes:

• Utilice una herramienta de registro para ayudar a encontrar y validar el acceso de un asistente. Puede utilizar un sistema integrado como FooEvents que incluye el aplicación gratuita FooEvents Check-insPuede utilizar una solución de registro independiente que le permita importar su lista de asistentes y gestionar los registros de entrada, o simplemente crear una hoja de cálculo compartida (por ejemplo, Google Docs) y crear una función de búsqueda básica.
• Evite la preimpresión de tarjetas identificativas personalizadas para los asistentes. Esto suena contradictorio, pero escúcheme. Si imprime previamente el nombre del asistente en la tarjeta, tendrá que rebuscar en cajas de tarjetas para cada asistente, lo que puede aumentar considerablemente el tiempo de espera. La ventaja de un nombre impreso sobre uno escrito a mano no merece la pena. Mi sugerencia es proporcionar tarjetas genéricas con espacio para que el asistente añada su propio nombre o lo escriba en su nombre cuando se valide su entrada. Así se ahorraría mucho tiempo. También vamos a añadir un modo de auto-check-in a la aplicación FooEvents Check-ins que le permitirá imprimir automáticamente las tarjetas de identificación, así que asegúrese de inscríbase para recibir una notificación cuando se publique.

Crear un entorno acogedor

¿Alguna vez ha llegado a una conferencia, ha pasado por el registro y se ha encontrado en una zona abierta sin tener ni idea de adónde ir? A mí me pasa en casi todas las conferencias. Suelo tardar casi una hora en saber dónde está cada cosa (por ejemplo, la cafetería) y orientarme. Aunque no es un choque de trenes, es una primera impresión, y no la mejor.

Garantizar que los asistentes sean bienvenidos, informados, relajados y que se les facilite algún tipo de paso siguiente puede mejorar enormemente la experiencia de los asistentes.

He aquí algunas maneras de ayudar a dar forma a esta experiencia:

• Entrégueles una carta de bienvenida en el momento de la inscripción. Debe ser breve, amable y proporcionarles algún tipo de orientación clara para el siguiente paso en su viaje. Puede ser una invitación a unirse a los demás asistentes para tomar un café gratuito o instrucciones para dirigirse a la pista de apertura. Asegúrese de que sea fácilmente visible y no quede oculta entre panfletos.
• Proporcione un mapa. En serio, un mapa real con direcciones y una gran "X" que indique dónde deben ir a continuación. Esto les ahorrará tiempo a la hora de familiarizarse con el terreno y les indicará claramente los pasos a seguir. También puedes indicarles dónde están los aseos y, por supuesto, dónde está el puesto de café.
• Ponga en marcha un comité de bienvenida. Coloque a una persona justo detrás del mostrador de inscripción y pídale que salude a los asistentes y ayude a cualquiera que parezca necesitar ayuda. Puede incluso imprimir una camiseta o pancarta especial del "Comité de bienvenida" para que los asistentes sepan que pueden acudir a ellos. Esto también ayudará a aliviar la presión sobre el mostrador de inscripción, que suele ser el lugar al que acuden los recién llegados inseguros.

Mejorar la señalización

Esto es muy importante. En muchas conferencias me he perdido por los pasillos intentando encontrar un tema o un taller concreto. Aunque usted conozca bien el plano y la ubicación de las instalaciones, los temas, los talleres, los salones, los aseos y los cafés, todo esto será nuevo y extraño para los asistentes. Es esencial disponer de una señalización adecuada y de planos visibles.

He aquí una forma sencilla y económica de ampliar la señalización existente y asegurarse de que los asistentes no se pierdan la próxima conferencia:

• Incluya un plano del recinto en el paquete de bienvenida de los asistentes. Esto les ayudará a planificar a qué keynotes asistirán y les permitirá trazar eficazmente la ruta a través del puesto de café.
• Imprima y plastifique los planos del recinto, utilizando pegatinas para resaltar la ubicación actual del asistente. Distribuya los mapas por todo el recinto en lugares estratégicos (salidas, zonas comunes, puertas, zonas abiertas, aseos, etc.). El mapa debe destacar las distintas salas, talleres, aseos, comedores, cafeterías, salidas, gestión de eventos, etc.
• Facilite mapas y direcciones escaneando un código QR. Incluya el código QR en el paquete de bienvenida y colóquelo en lugares estratégicos del recinto.

Comunicación eficaz para una experiencia positiva de los asistentes

Es fundamental contar con un plan y una plataforma de comunicación bien pensados antes del evento. Esto garantizará que los asistentes estén bien informados y le permitirá comunicar los cambios con eficacia. Se cometerán errores, pero la forma de abordarlos y de comunicarse con los asistentes marcará la diferencia entre el éxito y el desastre.

He aquí algunas formas de gestionar y automatizar una comunicación más eficaz con los asistentes:

• Haga una lista de toda la información vital que un asistente necesita saber. Puede incluir horarios de los ponentes, detalles sobre el WiFi, planos de las plantas, ubicación de las cafeterías, horas de inicio y fin, planes de restauración, etc. Cree un PDF para cada uno de ellos y súbalos a una unidad en línea o publíquelos en su sitio web. Asegúrese de que los asistentes sepan dónde encontrar esta información. Para ello, añádala al paquete de bienvenida cuando se inscriban, incluya un código QR en toda la señalización o simplemente programe una serie de correos electrónicos y mensajes de texto a intervalos estratégicos a lo largo del evento.
• Uno de mis favoritos FooEvents se integra con AutomateWoo. Le permite enviar campañas automatizadas de correo electrónico en función de cuándo comienza el evento y cuándo se registra un asistente. Aquí tienes algunos ejemplos de los tipos de comunicaciones que podrías automatizar durante el evento:
  • Enviar saludos y mensajes de bienvenida al registrarse.
  • Enviar recordatorios automáticos antes de las conferencias magistrales.
  • Enviar un SMS al cliente avisándole de que el almuerzo está servido.
  • Proporcionar a los asistentes información y recursos adicionales que pueden utilizarse en un acto.
  • Oferta notificaciones en tiempo real de actividades que tendrán lugar durante el evento.
  • Enviar correos electrónicos de agradecimiento automatizados a todos los asistentes a un acto con enlaces a las presentaciones, notas o grabaciones del acto.
  • Enviar un certificado de asistencia/terminación después de que una persona complete una carrera o un recorrido.
  • Solicitar una revisión de su evento o negocio.
  • Crear un mensaje de seguimiento para ponerse en contacto con los asistentes o clientes en intervalos de tiempo específicos, por ejemplo, después de que los asistentes hayan completado un curso o taller específico.
  • Envíe ofertas especiales o promoción cruzada de sus otros eventos.

Conclusión

Las conferencias son oportunidades increíbles para aprender, establecer contactos y crecer. Sin embargo, la diferencia entre una buena conferencia y una gran conferencia radica a menudo en la atención que se presta a los detalles. Póngase en el lugar de los asistentes e intente anticiparse a su experiencia. Puedes tener a los mejores oradores del mundo presentando tu conferencia, pero si frustras a los asistentes con lo más básico, puedes amargarles la experiencia.

Si va a asistir a la WCEU, no deje de buscarnos y venga a saludarnos.