Πώς να διασφαλίσετε την ομαλή διεξαγωγή της εκδήλωσής σας χρησιμοποιώντας αυτά τα εργαλεία FooEvents - FooEvents

Πώς να διασφαλίσετε την ομαλή διεξαγωγή της εκδήλωσής σας χρησιμοποιώντας αυτά τα εργαλεία FooEvents

Εικονογράφηση εικόνας εξωφύλλου ιστολογίου ενός ημερολογίου και σημειώσεων Postit

Έτσι, έχετε χρησιμοποιήσει FooEvents να πουλήσει ένα τόνος εισιτηρίων και η έναρξη της εκδήλωσής σας πλησιάζει γρήγορα. Με τη γραμμή εκκίνησης στον ορίζοντα, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι είστε έτοιμοι να παρέχετε στους συμμετέχοντες μια ομαλή και απρόσκοπτη εμπειρία την ημέρα της εκδήλωσης. Σε αυτή τη δημοσίευση, θα σας καθοδηγήσουμε στις διάφορες λειτουργίες και τα εργαλεία που προσφέρει το FooEvents και που θα σας βοηθήσουν να διασφαλίσετε ότι η επόμενη εκδήλωσή σας θα κυλήσει χωρίς προβλήματα.

Πίνακας περιεχομένων
  1. Προετοιμασία για την εκδήλωση
    1. Επικοινωνία με τους συμμετέχοντες μέσω email (ενσωμάτωση του Mailchimp))
    2. Εξαγωγή πληροφοριών για τους συμμετέχοντες
    3. Σχεδιάστε και εκτυπώστε το επιστολόχαρτο της εκδήλωσής σας
  2. Πώληση εισιτηρίων στην εκδήλωση
  3. Διαχείριση των check-ins των συμμετεχόντων
    1. Εφαρμογές FooEvents Check-ins
    2. FooEvents Express Check-ins
  4. Αναφορά
  5. Συμπέρασμα

Προετοιμασία για την εκδήλωση

Μια καλά προετοιμασμένη ομάδα οπλισμένη με τις απαραίτητες πληροφορίες και πόρους, σε συνδυασμό με καλά ενημερωμένους συμμετέχοντες, μπορεί να είναι το κλειδί για τη διαχείριση τυχόν απροσδόκητων προκλήσεων που μπορεί να προκύψουν κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης.

Επικοινωνία με τους συμμετέχοντες μέσω email

Η επικοινωνία με τους συμμετέχοντες κατά την προετοιμασία της εκδήλωσής σας θα διασφαλίσει ότι γνωρίζουν ακριβώς τι να περιμένουν και θα αντιμετωπίσει τυχόν ανησυχίες που μπορεί να έχουν. Ακολουθούν μερικά παραδείγματα των τύπων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα μπορούσατε να στείλετε:

  • Αποστολή πακέτων καλωσορίσματος και επιβεβαίωση λεπτομερειών εγγραφής
  • Αποστολή αυτοματοποιημένων υπενθυμίσεων πριν από την ημέρα της εκδήλωσης
  • Στείλτε υπενθυμίσεις για να φέρετε κάτι στην εκδήλωση ή στην κράτηση
  • Γνωστοποιήστε σημαντικές αλλαγές, όπως η αλλαγή του χώρου διεξαγωγής
  • Ρύθμιση αυτοματοποιημένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να δημιουργήσετε ενθουσιασμό για την εκδήλωση

Ενσωμάτωση Mailchimp

Το FooEvents ενσωματώνεται επίσης απρόσκοπτα με Mailchimp το οποίο καθιστά δυνατή την αυτόματη προσθήκη των συμμετεχόντων σε μια λίστα κοινού του Mailchimp όταν δημιουργούνται εισιτήρια. Μπορείτε επίσης να καθορίσετε προεπιλεγμένες ετικέτες ή ετικέτες για συγκεκριμένες εκδηλώσεις που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την τμηματοποίηση της λίστας του Mailchimp.

Εάν έχετε ήδη πουλήσει εισιτήρια ή πάσο και δεν έχετε κάνει χρήση του Ενσωμάτωση Mailchimp, μπορείτε απλά να εξάγετε τη λίστα συμμετεχόντων ως CSV και να την εισάγετε στο Mailchimp ή σε οποιοδήποτε άλλο σύστημα CRM και να αρχίσετε να επικοινωνείτε με τους συμμετέχοντες.

Εξαγωγή πληροφοριών για τους συμμετέχοντες

Χρησιμοποιήστε το Εξαγωγή CSV συμμετεχόντων για να κατεβάσετε μια λίστα με όλα τα εισιτήρια/κρατήσεις για την εκδήλωσή σας. Τα δεδομένα μπορούν να μορφοποιηθούν ως λογιστικό φύλλο ή να εισαχθούν σε ένα σύστημα CRM, όπως περιγράφεται στην προηγούμενη ενότητα. Αυτή η λειτουργία είναι χρήσιμη για την οργάνωση και την ανταλλαγή δεδομένων με άλλα μέλη της ομάδας και τους ενδιαφερόμενους.

Την ημέρα της εκδήλωσης, μπορεί να διακοπεί το ρεύμα, να τελειώσει η μπαταρία του τηλεφώνου σας ή να χάσετε το φορητό υπολογιστή ή το tablet σας. Χρησιμοποιήστε την εξαγωγή CSV των συμμετεχόντων για να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο της λίστας συμμετεχόντων και να δώσετε σε κάθε μέλος της διοικητικής σας ομάδας το δικό του αντίγραφο.

Σχεδιάστε και εκτυπώστε το επιστολόχαρτο της εκδήλωσής σας

Στιγμιότυπο των ρυθμίσεων του Fooevents Stationery Builder

Χρησιμοποιήστε το FooEvents Κατασκευαστής χαρτικών για να εφοδιάσετε τους καλεσμένους σας με προσαρμοσμένες ετικέτες ονομάτων, βραχιολάκια, εισιτήρια, κονκάρδες, πιστοποιητικά συμμετεχόντων και εξατομικευμένες ετικέτες.

Πώληση εισιτηρίων στην εκδήλωση

Fooevents Pos

Πουλήστε και εκτυπώστε εισιτήρια στο χώρο σας χρησιμοποιώντας FooEvents POS. Το FooEvents είναι το μοναδικό σύστημα έκδοσης εισιτηρίων WordPress που προσφέρει ένα εξατομικευμένο σύστημα εκδήλωσης POS που θα διασφαλίσει ότι οι online και προσωπικές πωλήσεις εισιτηρίων σας ενσωματώνονται απρόσκοπτα σε ένα σύστημα.

Το FooEvents POS είναι ένα διαδικτυακό πρόσθετο σημείο πώλησης για το WooCommerce που εκτελείται στον ιστότοπό σας και σας επιτρέπει να πουλάτε και να εκτυπώνετε εισιτήρια αυτοπροσώπως και να δέχεστε πληρωμές χρησιμοποιώντας τερματικά Stripe και Square. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το FooEvents POS για την πώληση φυσικών προϊόντων, όπως ποτά, τρόφιμα και εμπορεύματα.

Μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να πραγματοποιεί αυτόματα check-in στα εισιτήρια όταν γίνεται η πληρωμή ή μπορείτε να εκδώσετε το εισιτήριο και να πραγματοποιήσετε check-in σε μεταγενέστερο στάδιο χρησιμοποιώντας τις εφαρμογές FooEvents Check-ins.

Διαχείριση των check-ins των συμμετεχόντων

Γυναίκα παρουσιάζει το κορδόνι του εισιτηρίου της για να σαρωθεί χρησιμοποιώντας έναν σαρωτή barcode Bluetooth

Μία από τις μεγαλύτερες απογοητεύσεις που βιώνουν οι συμμετέχοντες είναι η αναμονή σε μεγάλες ουρές για να εγγραφούν ή να μπουν στον χώρο. Για το λόγο αυτό, έχουμε αναπτύξει διάφορα εργαλεία για να διασφαλίσουμε ότι το check-in θα είναι παιχνιδάκι.

Εφαρμογές FooEvents Check-ins

Το ελεύθερο Εφαρμογές FooEvents Check-ins έχουν χρησιμοποιηθεί για τη σάρωση περισσότερων από 6 εκατομμυρίων εισιτηρίων και έχουν βελτιστοποιηθεί ώστε να επιταχύνουν δραματικά τη διαδικασία εισόδου. Όταν σαρώνεται ο κωδικός QR ή ο γραμμωτός κώδικας ενός εισιτηρίου, η κατάσταση ελέγχου εισιτηρίων ενημερώνεται στον ιστότοπό σας σε πραγματικό χρόνο, διασφαλίζοντας ότι η ομάδα σας μπορεί να προσδιορίσει με ακρίβεια τον αριθμό των ατόμων που παρευρίσκονται (μέσω των εφαρμογών και των Αναφορές FooEvents). Εάν η σύνδεση στο διαδίκτυο διακοπεί, οι εφαρμογές FooEvents θα μεταβούν αυτόματα σε λειτουργία εκτός σύνδεσης και θα διασφαλίσουν ότι οι έλεγχοι θα πραγματοποιούνται χωρίς καθυστέρηση. Μόλις αποκατασταθεί η σύνδεση, οι εφαρμογές θα συγχρονίσουν αυτόματα τα νέα check-ins σαν να μη συνέβη ποτέ τίποτα.

FooEvents Express Check-ins

Το FooEvents Express Check-ins plugin προσθέτει μια διαδικτυακή διεπαφή στο ταμπλό διαχείρισης του WordPress και μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την εύρεση συμμετεχόντων μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα. Μπορείτε ακόμη και να χρησιμοποιήσετε έναν φορητό σαρωτή γραμμωτού κώδικα για γρήγορο και αβίαστο check-in.

Μπορείτε να μάθετε περισσότερα για τη σάρωση εισιτηρίων εδώ.

Αναφορά

Fooevents Pos και Woocommerce Analytics

Μόλις ολοκληρωθεί η εκδήλωσή σας, χρησιμοποιήστε το Αναφορές FooEvents για να κατανοήσετε καλύτερα τόσο τις πωλήσεις εισιτηρίων όσο και την επισκεψιμότητα στην εκδήλωση ή τον χώρο σας.

Μπορείτε επίσης να αναλύσετε τις online και προσωπικές πωλήσεις εισιτηρίων χρησιμοποιώντας το WooCommerce Analytics.WooCommerce Analytics έκθεση παραγγελίας. FooEvents POS ενσωματώνεται με το WooCommerce Analytics καθιστώντας δυνατό το φιλτράρισμα των online και των POS παραγγελιών, καθώς και την περαιτέρω τμηματοποίηση των αποτελεσμάτων χρησιμοποιώντας τα ενσωματωμένα φίλτρα.

Τέλος, μόλις ολοκληρωθεί η εκδήλωση, μπορείτε να εξάγετε τους συμμετέχοντες σε αρχείο CSV για να συμπεριλάβετε τους χρόνους check-in και check-out για κάθε συμμετέχοντα. Αυτό μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη δημιουργία προσαρμοσμένων αναφορών, όπως απαιτείται σε ορισμένες χώρες.

Συμπέρασμα

Η διοργάνωση μιας επιτυχημένης εκδήλωσης μπορεί να είναι ένα δύσκολο και αγχωτικό έργο, αλλά με τα κατάλληλα εργαλεία μπορεί να γίνει ευκολότερη. Το FooEvents προσφέρει ένα ολοκληρωμένο σύνολο λύσεων που μπορούν να σας βοηθήσουν να προετοιμάσετε την εκδήλωσή σας, να πουλήσετε εισιτήρια τόσο online όσο και προσωπικά, να διαχειριστείτε το check-in των συμμετεχόντων και να παρακολουθείτε τις πωλήσεις εισιτηρίων και την προσέλευση μέσω εργαλείων αναφοράς. Με τη χρήση του FooEvents, μπορείτε να παρέχετε στους συμμετέχοντες μια ομαλή και απρόσκοπτη εμπειρία, ενώ παράλληλα διασφαλίζετε ότι έχετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες και τους πόρους στη διάθεσή σας για να αντιμετωπίσετε τυχόν απρόβλεπτες προκλήσεις που μπορεί να προκύψουν κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης.

Εάν ενδιαφέρεστε να μάθετε περισσότερα για το FooEvents, δείτε το ξενάγηση. Και όταν είστε έτοιμοι να μπείτε στο παιχνίδι, πηγαίνετε στο τιμολόγηση σελίδα για να επιλέξετε το πακέτο που σας εξυπηρετεί καλύτερα.

Εγγραφείτε στο ενημερωτικό μας δελτίο

Λάβετε πρώτοι ενημερώσεις προϊόντων και ειδικές προσφορές

    Καλάθι αγορών