Wie Sie mit diesen FooEvents-Tools für einen reibungslosen Ablauf Ihrer Veranstaltung sorgen

Sie haben also die FooEvents zu Tickets verkaufen und der Beginn Ihrer Veranstaltung rückt schnell näher. Da die Startlinie in Sicht ist, müssen Sie sicherstellen, dass Sie bereit sind, Ihren Teilnehmern am Tag der Veranstaltung einen reibungslosen und nahtlosen Ablauf zu bieten. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die verschiedenen Funktionen und Tools von FooEvents vor, mit denen Sie sicherstellen können, dass Ihre nächste Veranstaltung reibungslos abläuft.

Inhaltsübersicht

1. Vorbereitungen für die Veranstaltung
   1. Kommunizieren Sie mit den Teilnehmern per E-Mail (Mailchimp-Integration)
   2. Teilnehmerinformationen exportieren
   3. Gestaltung und Druck Ihrer Veranstaltungsunterlagen
2. Verkauf von Eintrittskarten bei der Veranstaltung
3. Verwaltung von Teilnehmer-Check-ins
   1. FooEvents Check-ins Anwendungen
   2. FooEvents Express Check-ins
4. Berichterstattung
5. Schlussfolgerung

Vorbereitungen für die Veranstaltung

Ein gut vorbereitetes Team, das über die notwendigen Informationen und Ressourcen verfügt, kann zusammen mit gut informierten Teilnehmern der Schlüssel zur Bewältigung unerwarteter Herausforderungen sein, die während der Veranstaltung auftreten können.

Kommunizieren Sie mit den Teilnehmern per E-Mail

Die Kommunikation mit Ihren Teilnehmern im Vorfeld Ihrer Veranstaltung stellt sicher, dass sie genau wissen, was sie erwartet, und geht auf ihre eventuellen Bedenken ein. Hier sind einige Beispiele für E-Mails, die Sie versenden könnten:

• Versendung von Begrüßungspaketen und Bestätigung der Anmeldedaten
• Versenden Sie automatische Erinnerungen vor dem Tag der Veranstaltung
• Erinnerungen senden, um etwas zur Veranstaltung oder Buchung mitzubringen
• Mitteilung wichtiger Änderungen wie z. B. eines Ortswechsels
• Einrichten von automatisierten Drip-E-Mails, um die Begeisterung für die Veranstaltung zu steigern

Mailchimp-Integration

FooEvents lässt sich außerdem nahtlos integrieren in Mailchimp die es ermöglicht, Teilnehmer automatisch zu einer Mailchimp-Zuschauerliste hinzuzufügen, wenn Tickets erstellt werden. Sie können auch Standard-Tags oder veranstaltungsspezifische Tags angeben, die zur Segmentierung Ihrer Mailchimp-Liste verwendet werden können.

Wenn Sie bereits Eintrittskarten oder Fahrscheine verkauft haben und nicht von unserem Angebot Gebrauch gemacht haben Mailchimp-Integrationkönnen Sie die Teilnehmerliste einfach als CSV-Datei exportieren und in Mailchimp oder ein anderes CRM-System importieren, um mit Ihren Teilnehmern zu kommunizieren.

Teilnehmerinformationen exportieren

Verwenden Sie die Teilnehmer CSV-Export können Sie eine Liste aller Tickets/Buchungen für Ihre Veranstaltung herunterladen. Die Daten können als Tabellenkalkulation formatiert oder in ein CRM-System importiert werden, wie im vorherigen Abschnitt beschrieben. Diese Funktion ist nützlich, um Daten zu organisieren und mit anderen Teammitgliedern und Interessenvertretern zu teilen.

Am Tag der Veranstaltung könnte der Strom ausfallen, der Akku Ihres Telefons könnte leer sein oder Sie könnten Ihren Laptop oder Ihr Tablet verlieren. Verwenden Sie den CSV-Export für Teilnehmer, um eine gedruckte Kopie Ihrer Teilnehmerliste zu erstellen und jedem Mitglied Ihres Managementteams eine eigene Kopie zukommen zu lassen.

Gestaltung und Druck Ihrer Veranstaltungsunterlagen

Verwenden Sie die FooEvents Schreibwarenhersteller um Ihre Gäste mit individuell bedruckten Namensschildern, Armbändern, Tickets, Ansteckern, Teilnehmerzertifikaten und personalisierten Etiketten auszustatten.

Verkauf von Eintrittskarten bei der Veranstaltung

Verkaufen und drucken Sie Tickets an Ihrem Veranstaltungsort mit FooEvents POS. FooEvents ist das einzige WordPress-Ticketingsystem, das ein maßgeschneidertes POS-Veranstaltungssystem bietet, das sicherstellt, dass Ihr Online- und persönlicher Ticketverkauf nahtlos in ein System integriert ist.

FooEvents POS ist ein webbasiertes Point-of-Sale-Plugin für WooCommerce, das auf Ihrer Website läuft und es Ihnen ermöglicht, Tickets persönlich zu verkaufen und auszudrucken und Zahlungen mit Stripe- und Square-Terminals zu akzeptieren. Sie können FooEvents POS auch für den Verkauf von physischen Produkten wie Getränken, Speisen und Waren verwenden.

Es kann so konfiguriert werden, dass Tickets automatisch eingecheckt werden, wenn die Zahlung erfolgt, oder Sie können das Ticket ausstellen und die Einchecks zu einem späteren Zeitpunkt mit den FooEvents Check-ins-Apps durchführen.

Verwaltung von Teilnehmer-Check-ins

Eine der größten Frustrationen für die Teilnehmer ist das Warten in langen Schlangen, um sich zu registrieren oder den Veranstaltungsort zu betreten. Aus diesem Grund haben wir mehrere Tools entwickelt, um sicherzustellen, dass das Einchecken ein Kinderspiel ist.

FooEvents Check-ins Anwendungen

Die kostenlose FooEvents Check-ins Anwendungen wurden zum Scannen von mehr als 6 Millionen Eintrittskarten verwendet und wurden optimiert, um den Einlassprozess drastisch zu beschleunigen. Wenn der QR-Code oder Barcode eines Tickets gescannt wird, wird der Ticket-Check-in-Status auf Ihrer Website in Echtzeit aktualisiert, sodass Ihr Team die Anzahl der anwesenden Personen genau bestimmen kann (über die Apps und FooEvents-Berichte). Wenn das Internet ausfällt, schalten die FooEvents-Apps automatisch in den Offline-Modus und stellen sicher, dass die Check-ins ohne Verzögerung fortgesetzt werden. Sobald die Verbindung wiederhergestellt ist, synchronisieren die Apps automatisch die neuen Check-ins, als wäre nie etwas passiert.

FooEvents Express Check-ins

Die FooEvents Express Check-ins Plugin fügt Ihrem WordPress-Administrations-Dashboard eine Webschnittstelle hinzu und kann verwendet werden, um Teilnehmer in Sekundenschnelle zu finden. Sie können sogar einen tragbaren Barcode-Scanner für schnelle und mühelose Check-ins verwenden.

Mehr über das Scannen von Fahrkarten erfahren Sie hier hier.

Berichterstattung

Sobald Ihr Ereignis abgeschlossen ist, verwenden Sie die FooEvents-Berichte um einen besseren Überblick über die Ticketverkäufe und die Besucherzahlen Ihrer Veranstaltung oder Ihres Veranstaltungsorts zu erhalten.

Sie können auch die Online- und persönlichen Ticketverkäufe mit WooCommerce Analytics analysieren.WooCommerce Analytik Auftragsbericht. FooEvents POS integriert sich mit WooCommerce Analytics die es ermöglicht, Online- und POS-Bestellungen zu filtern und die Ergebnisse mithilfe der integrierten Filter weiter zu segmentieren.

Und schließlich können Sie nach Abschluss der Veranstaltung die Teilnehmer in eine CSV-Datei exportieren, die die Check-in- und Check-out-Zeiten für jeden Teilnehmer enthält. Dies kann zur Erstellung von benutzerdefinierten Berichten verwendet werden, die in bestimmten Ländern erforderlich sind.

Schlussfolgerung

Die Organisation einer erfolgreichen Veranstaltung kann eine schwierige und stressige Aufgabe sein, aber mit den richtigen Tools kann sie einfacher werden. FooEvents bietet ein umfassendes Lösungspaket, das Sie bei der Vorbereitung Ihrer Veranstaltung, beim Online- und persönlichen Ticketverkauf, bei der Verwaltung des Teilnehmer-Check-ins und bei der Nachverfolgung des Ticketverkaufs und der Besucherzahlen mit Hilfe von Reporting-Tools unterstützt. Durch den Einsatz von FooEvents können Sie Ihren Teilnehmern einen reibungslosen und nahtlosen Ablauf bieten und gleichzeitig sicherstellen, dass Ihnen alle notwendigen Informationen und Ressourcen zur Verfügung stehen, um unerwartete Herausforderungen während der Veranstaltung zu bewältigen.

Wenn Sie mehr über FooEvents erfahren möchten, besuchen Sie unsere Besichtigungstour. Und wenn Sie bereit sind, mitzumachen, besuchen Sie unsere Preisgestaltung Seite, um das für Sie am besten geeignete Paket auszuwählen.