Dus je hebt FooEvents naar tickets verkopen en de start van je evenement nadert snel. Met de start in zicht, moet je ervoor zorgen dat je klaar bent om je deelnemers een soepele en naadloze ervaring te bieden op de dag van het evenement. In deze post leiden we je door de verschillende functies en tools van FooEvents die ervoor zorgen dat je volgende evenement vlekkeloos verloopt.
Inhoudsopgave
- Het evenement voorbereiden
- Kaartjes verkopen tijdens het evenement
- Check-ins voor deelnemers beheren
- Rapportage
- Conclusie
Het evenement voorbereiden
Een goed voorbereid team gewapend met de nodige informatie en middelen, in combinatie met goed geïnformeerde deelnemers, kan de sleutel zijn tot het beheersen van onverwachte uitdagingen die zich tijdens het evenement kunnen voordoen.
Communiceer met deelnemers via e-mail
Communicatie met je deelnemers in de aanloop naar je evenement zorgt ervoor dat ze precies weten wat ze kunnen verwachten en dat eventuele zorgen worden weggenomen. Hier zijn een paar voorbeelden van het soort e-mails dat je zou kunnen sturen:
- Welkomstpakketten versturen en registratiegegevens bevestigen
- Stuur geautomatiseerde herinneringen voor de dag van het evenement
- Herinneringen sturen om iets mee te nemen naar het evenement of de boeking
- Communiceer belangrijke veranderingen zoals een verandering van locatie
- Geautomatiseerde druppel-e-mails instellen om spanning op te bouwen voor het evenement
Mailchimp integratie
FooEvents integreert ook naadloos met Mailchimp die het mogelijk maakt om deelnemers automatisch toe te voegen aan een Mailchimp-publiekslijst wanneer tickets worden gegenereerd. Je kunt ook standaard tags of evenement-specifieke tags opgeven die kunnen worden gebruikt om je Mailchimp-lijst te segmenteren.
Als je al tickets of passen hebt verkocht en geen gebruik hebt gemaakt van onze Mailchimp integratieJe kunt de deelnemerslijst eenvoudig exporteren als CSV en importeren in Mailchimp of een ander CRM-systeem en beginnen te communiceren met je deelnemers.
Deelnemersinformatie exporteren
Gebruik de CSV-export van deelnemers functie om een lijst van alle tickets/boekingen voor je evenement te downloaden. De gegevens kunnen worden opgemaakt als een spreadsheet of geïmporteerd in een CRM-systeem zoals beschreven in de vorige sectie. Deze functie is handig voor het organiseren en delen van gegevens met andere teamleden en belanghebbenden.
Op de dag van het evenement kan de stroom uitvallen, de batterij van je telefoon kan leeg raken of je kunt je laptop of tablet kwijtraken. Gebruik de CSV-export van je deelnemers om een papieren kopie van je deelnemerslijst te maken en geef elk lid van je managementteam zijn eigen kopie.
Ontwerp en druk je evenement briefpapier
Gebruik de FooEvents Bouwer van schrijfwaren om je gasten te voorzien van op maat gemaakte naamplaatjes, polsbandjes, tickets, badges, deelnemerscertificaten en gepersonaliseerde labels.
Kaartjes verkopen tijdens het evenement
Verkoop en print tickets op je locatie met FooEvents POS. FooEvents is de enige WordPress ticketing systeem dat een op maat gemaakt evenement POS systeem dat ervoor zorgt dat uw online en in-person ticketverkoop zijn naadloos geïntegreerd in een systeem biedt.
FooEvents POS is een web-based point-of-sale plugin voor WooCommerce die draait op uw site en stelt u in staat om te verkopen en tickets af te drukken in persoon en accepteren betaling met behulp van Stripe en Square terminals. U kunt ook gebruik maken van FooEvents POS om fysieke producten zoals drankjes, eten en koopwaar te verkopen.
Het kan worden geconfigureerd om tickets automatisch in te checken wanneer de betaling is gedaan, of je kunt het ticket uitgeven en check-ins kunnen op een later moment worden uitgevoerd met behulp van de FooEvents Check-ins apps.
Check-ins voor deelnemers beheren
Een van de grootste frustraties van bezoekers is het wachten in lange rijen om zich te registreren of om binnen te komen. Daarom hebben we verschillende tools ontwikkeld om ervoor te zorgen dat inchecken een fluitje van een cent is.
FooEvents Check-ins apps
De gratis FooEvents Check-ins apps zijn gebruikt om meer dan 6 miljoen tickets voor bezoekers te scannen en zijn geoptimaliseerd om het toegangsproces drastisch te versnellen. Wanneer de QR-code of barcode van een ticket wordt gescand, wordt de incheckstatus van het ticket in realtime bijgewerkt op je site, zodat je team nauwkeurig het aantal aanwezigen kan bepalen (via de apps en FooEvents Rapporten). Als het internet wegvalt, schakelen de FooEvents apps automatisch over naar offline modus en zorgen ervoor dat check-ins zonder vertraging doorgaan. Zodra de verbinding is hersteld, zullen de apps automatisch de nieuwe check-ins synchroniseren alsof er nooit iets is gebeurd.
FooEvents Snel inchecken
De FooEvents Snel inchecken plugin voegt een webinterface toe aan je WordPress admin dashboard en kan worden gebruikt om deelnemers te vinden in een kwestie van seconden. Je kunt zelfs een handheld barcodescanner gebruiken om snel en moeiteloos in te checken.
Hier vindt u meer informatie over het scannen van tickets hier.
Rapportage
Zodra je evenement is voltooid, gebruik je de FooEvents Rapporten om een beter inzicht te krijgen in zowel de kaartverkoop als de bezoekersaantallen van je evenement of locatie.
Je kunt ook de online en in-person ticketverkoop analyseren met behulp van de WooCommerce AnalyticsWooCommerce Analytics bestelrapport. FooEvents POS integreert met WooCommerce Analytics waardoor het mogelijk is om online en POS bestellingen te filteren en de resultaten verder te segmenteren met behulp van de ingebouwde filters.
Tot slot kun je, zodra het evenement is voltooid, de deelnemers exporteren in een CSV-bestand met de in- en uitchecktijden voor elke deelnemer. Dit kan worden gebruikt om aangepaste rapporten te maken zoals vereist in bepaalde landen.
Conclusie
Het organiseren van een succesvol evenement kan een uitdagende en stressvolle taak zijn, maar met de juiste tools kan het gemakkelijker worden gemaakt. FooEvents biedt een uitgebreide set van oplossingen die u kunnen helpen bij de voorbereiding van uw evenement, de verkoop van tickets zowel online als in-persoon, het beheren van deelnemers check-ins en het bijhouden van ticketverkoop en aanwezigheid door middel van rapportage tools. Door het gebruik van FooEvents, kunt u uw deelnemers een soepele en naadloze ervaring, terwijl ervoor te zorgen dat u alle benodigde informatie en middelen tot uw beschikking om eventuele onverwachte uitdagingen die zich kunnen voordoen tijdens het evenement te behandelen.
Als je meer wilt weten over FooEvents, bekijk dan onze functie tour. En als je er klaar voor bent, ga dan naar onze prijzen pagina om de bundel te kiezen die het beste bij je past.
English 
German 
Dutch 
Spanish 
Italian 
Portuguese 
French 
Polish 
Czech 
Greek