Cómo garantizar el buen desarrollo de su evento con estas herramientas FooEvents

Así que has utilizado FooEvents a vender entradas y el comienzo de su evento se acerca rápidamente. Con la línea de salida a la vista, tendrá que asegurarse de que está preparado para ofrecer a sus asistentes una experiencia fluida y sin contratiempos el día del evento. En este post, le guiaremos a través de las distintas funciones y herramientas que ofrece FooEvents y que le ayudarán a garantizar que su próximo evento se desarrolle sin contratiempos.

Índice

1. Preparación del acto
   1. Comuníquese con los asistentes por correo electrónico (integración con Mailchimp))
   2. Exportar información sobre los asistentes
   3. Diseñe e imprima la papelería de su evento
2. Venta de entradas en el acto
3. Gestión de los registros de los asistentes
   1. FooEvents Check-ins apps
   2. FooEvents Registro exprés
4. Informes
5. Conclusión

Preparación del acto

Un equipo bien preparado y armado con la información y los recursos necesarios, combinado con unos asistentes bien informados, puede ser la clave para gestionar cualquier reto inesperado que pueda surgir durante el evento.

Comunicarse con los asistentes por correo electrónico

La comunicación con los asistentes antes del acto les permitirá saber exactamente qué pueden esperar y resolver cualquier duda que puedan tener. He aquí algunos ejemplos de los tipos de correos electrónicos que puede enviar:

• Envío de los paquetes de bienvenida y confirmación de los datos de inscripción
• Envíe recordatorios automáticos antes del día del evento
• Enviar recordatorios para llevar algo al evento o a la reserva
• Comunicar cambios importantes, como el cambio de lugar de celebración
• Configure correos electrónicos automatizados para crear expectación ante el acontecimiento.

Integración con Mailchimp

FooEvents también se integra perfectamente con Mailchimp que permite añadir automáticamente asistentes a una lista de público de Mailchimp cuando se generan entradas. También puede especificar etiquetas predeterminadas o etiquetas específicas del evento que se pueden utilizar para segmentar su lista de Mailchimp.

Si ya ha vendido entradas o pases y no ha hecho uso de nuestro Integración con Mailchimpsimplemente puede exportar la lista de asistentes como CSV e importarla a Mailchimp o a cualquier otro sistema CRM y empezar a comunicarse con sus asistentes.

Exportar información sobre los asistentes

Utiliza el Exportación CSV de asistentes para descargar una lista de todas las entradas/reservas de su evento. Los datos pueden formatearse como una hoja de cálculo o importarse a un sistema CRM como se describe en la sección anterior. Esta función es útil para organizar y compartir datos con otros miembros del equipo y partes interesadas.

El día del evento puede fallar la corriente, agotarse la batería del teléfono o perder el portátil o la tableta. Utiliza la exportación CSV de asistentes para hacer una copia impresa de tu lista de asistentes y proporciona a cada miembro de tu equipo directivo su propia copia.

Diseñe e imprima la papelería de su evento

Utiliza el FooEvents Constructor de artículos de papelería para proporcionar a sus invitados identificadores, pulseras, entradas, insignias, certificados de asistencia y etiquetas personalizadas.

Venta de entradas en el acto

Venda e imprima entradas en su establecimiento con FooEvents POS. FooEvents es el único sistema de venta de entradas WordPress que ofrece un sistema de venta de entradas POS a medida para eventos que garantizará que sus ventas de entradas en línea y presenciales se integren a la perfección en un único sistema.

FooEvents POS es un complemento de punto de venta basado en web para WooCommerce que se ejecuta en su sitio web y le permite vender e imprimir entradas en persona y aceptar pagos mediante terminales Stripe y Square. También puede utilizar FooEvents POS para vender productos físicos como bebidas, comida y mercancías.

Puede configurarse para facturar automáticamente los billetes cuando se efectúe el pago, o bien puede emitir el billete y realizar la facturación posteriormente mediante las aplicaciones FooEvents Check-ins.

Gestión de los registros de los asistentes

Una de las mayores frustraciones de los asistentes es hacer largas colas para registrarse o entrar en el recinto. Por eso hemos desarrollado varias herramientas que facilitan el registro.

FooEvents Check-ins apps

El libre FooEvents Check-ins apps se han utilizado para escanear más de 6 millones de entradas de asistentes y se han optimizado para acelerar drásticamente el proceso de admisión. Cuando se escanea el código QR o el código de barras de una entrada, el estado del registro de entrada se actualiza en su sitio web en tiempo real, lo que garantiza que su equipo pueda determinar con precisión el número de asistentes (a través de las apps y Informes FooEvents). Si se produce una caída de Internet, las aplicaciones FooEvents cambiarán automáticamente al modo sin conexión y garantizarán que los registros se realicen sin demora. Una vez restablecida la conexión, las aplicaciones sincronizarán automáticamente los nuevos registros como si nada hubiera ocurrido.

FooEvents Registro exprés

En FooEvents Registro exprés añade una interfaz web a su panel de administración WordPress y se puede utilizar para encontrar asistentes en cuestión de segundos. Incluso puede utilizar un escáner de código de barras de mano para un registro rápido y sin esfuerzo.

Más información sobre el escaneado de billetes aquí.

Informes

Una vez finalizado el evento, utilice el botón Informes FooEvents para conocer mejor tanto la venta de entradas como la asistencia a su evento o local.

También puede analizar las ventas de entradas en línea y presenciales con WooCommerce AnalyticsWooCommerce Análisis informe de pedido. FooEvents POS se integra con WooCommerce Analytics lo que permite filtrar los pedidos en línea y POS, así como segmentar aún más los resultados utilizando los filtros incorporados.

Por último, una vez finalizado el evento, puede exportar los asistentes en un archivo CSV para incluir las horas de entrada y salida de cada asistente. Esto se puede utilizar para crear informes personalizados según se requiera en determinados países.

Conclusión

Organizar un evento con éxito puede ser una tarea difícil y estresante, pero con las herramientas adecuadas, puede ser más fácil. FooEvents ofrece un amplio conjunto de soluciones que pueden ayudarle a preparar su evento, vender entradas tanto en línea como en persona, gestionar el registro de los asistentes y realizar un seguimiento de la venta de entradas y la asistencia mediante herramientas de generación de informes. Gracias a FooEvents, podrá ofrecer a sus asistentes una experiencia fluida y sin contratiempos, al tiempo que se asegura de disponer de toda la información y los recursos necesarios para hacer frente a cualquier imprevisto que pueda surgir durante el evento.

Si está interesado en saber más sobre FooEvents, consulte nuestro tour destacado. Y cuando esté listo para lanzarse, diríjase a nuestro precios para elegir el paquete que más le convenga.