Então utilizou FooEvents para vender bilhetes e o início do seu evento está a aproximar-se rapidamente. Com a linha de partida à vista, precisa de se certificar de que está pronto para proporcionar aos seus participantes uma experiência tranquila e sem problemas no dia do evento. Neste post, vamos guiá-lo através dos vários recursos e ferramentas oferecidos pelo FooEvents que ajudarão a garantir que seu próximo evento ocorra sem problemas.
Índice
- Preparação do evento
- Venda de bilhetes no evento
- Gerir os check-ins dos participantes
- Relatórios
- Conclusão
Preparação do evento
Uma equipa bem preparada e munida das informações e recursos necessários, juntamente com participantes bem informados, pode ser a chave para gerir quaisquer desafios inesperados que possam ocorrer durante o evento.
Comunicar com os participantes por correio eletrónico
A comunicação com os participantes no período que antecede o evento garante que eles saibam exatamente o que esperar e aborda quaisquer preocupações que possam ter. Eis alguns exemplos de tipos de correio eletrónico que pode enviar:
- Enviar os pacotes de boas-vindas e confirmar os dados de registo
- Enviar lembretes automáticos antes do dia do evento
- Enviar lembretes para trazer algo para o evento ou reserva
- Comunicar alterações importantes, como uma mudança de local
- Configurar e-mails automáticos para criar entusiasmo para o evento
Integração com o Mailchimp
O FooEvents também se integra perfeitamente com Mailchimp que permite adicionar automaticamente os participantes a uma lista de público do Mailchimp quando os bilhetes são gerados. Também pode especificar etiquetas predefinidas ou etiquetas específicas do evento que podem ser utilizadas para segmentar a sua lista do Mailchimp.
Se já vendeu bilhetes ou passes e não utilizou o nosso Integração com o MailchimpSe a lista de participantes for exportada como CSV, basta importá-la para o Mailchimp ou qualquer outro sistema de CRM e começar a comunicar com os seus participantes.
Exportar informações sobre os participantes
Utilizar o Exportação de CSV de participantes para descarregar uma lista de todos os bilhetes/reservas do seu evento. Os dados podem ser formatados como uma folha de cálculo ou importados para um sistema CRM, tal como descrito na secção anterior. Esta funcionalidade é útil para organizar e partilhar dados com outros membros da equipa e partes interessadas.
No dia do evento, a eletricidade pode falhar, a bateria do seu telemóvel pode acabar ou pode perder o seu computador portátil ou tablet. Utilize a exportação CSV de participantes para fazer uma cópia impressa da sua lista de participantes e forneça a cada membro da sua equipa de gestão a sua própria cópia.
Conceber e imprimir o estacionário do seu evento
Utilizar o FooEvents Construtor de artigos de papelaria para fornecer aos seus convidados etiquetas de identificação, pulseiras, bilhetes, crachás, certificados de participação e etiquetas personalizadas impressas por medida.
Venda de bilhetes no evento
Venda e imprima bilhetes no seu local de venda utilizando FooEvents POS. O FooEvents é o único sistema de bilhética WordPress que oferece um sistema POS para eventos feito à medida, que assegurará que as suas vendas de bilhetes online e presenciais estão perfeitamente integradas num único sistema.
O FooEvents POS é um plug-in de ponto de venda baseado na Web para o WooCommerce que funciona no seu sítio e lhe permite vender e imprimir bilhetes pessoalmente e aceitar pagamentos utilizando terminais Stripe e Square. Também é possível usar o FooEvents POS para vender produtos físicos, como bebidas, alimentos e mercadorias.
Pode ser configurado para efetuar automaticamente o check-in dos bilhetes quando o pagamento é efectuado, ou pode emitir o bilhete e os check-ins podem ser efectuados numa fase posterior, utilizando as aplicações FooEvents Check-ins.
Gerir os check-ins dos participantes
Uma das maiores frustrações dos participantes é esperar em longas filas para se registarem ou entrarem no local do evento. Por este motivo, desenvolvemos várias ferramentas para garantir que o check-in é fácil.
FooEvents Aplicações de check-ins
O livre FooEvents Aplicações de check-ins foram utilizados para digitalizar mais de 6 milhões de bilhetes de participantes e foram optimizados para acelerar drasticamente o processo de admissão. Quando o código QR ou o código de barras de um bilhete é digitalizado, o estado do check-in do bilhete é atualizado no seu sítio em tempo real, garantindo que a sua equipa pode determinar com precisão o número de pessoas presentes (através das aplicações e Relatórios FooEvents). Se a Internet cair, as aplicações FooEvents mudam automaticamente para o modo offline e asseguram que os check-ins prosseguem sem atrasos. Assim que a ligação for restabelecida, as aplicações sincronizarão automaticamente os novos check-ins como se nada tivesse acontecido.
FooEvents Check-ins expresso
O FooEvents Check-ins expresso O plugin adiciona uma interface web ao seu painel de administração do WordPress e pode ser usado para encontrar participantes em questão de segundos. Pode até usar um leitor de código de barras portátil para fazer check-ins rápidos e sem esforço.
Pode obter mais informações sobre a digitalização de bilhetes aqui.
Relatórios
Quando o seu evento estiver concluído, utilize o botão Relatórios FooEvents para compreender melhor as vendas de bilhetes e a afluência ao seu evento ou local.
Também pode analisar as vendas de bilhetes em linha e presenciais utilizando a Análise WooCommerceAnálise WooCommerce relatório de encomenda. FooEvents POS integra-se com o WooCommerce Analytics permitindo filtrar as encomendas em linha e POS, bem como segmentar ainda mais os resultados utilizando os filtros incorporados.
Por último, uma vez concluído o evento, pode exportar os participantes num ficheiro CSV para incluir as horas de check-in e check-out de cada participante. Este ficheiro pode ser utilizado para criar relatórios personalizados, conforme exigido em determinados países.
Conclusão
Organizar um evento de sucesso pode ser uma tarefa difícil e stressante, mas com as ferramentas certas, pode ser mais fácil. O FooEvents oferece um conjunto abrangente de soluções que podem ajudá-lo a preparar o seu evento, a vender bilhetes online e pessoalmente, a gerir o check-in dos participantes e a acompanhar as vendas de bilhetes e a participação através de ferramentas de relatório. Ao utilizar o FooEvents, pode proporcionar aos seus participantes uma experiência tranquila e sem problemas, ao mesmo tempo que garante que tem à sua disposição todas as informações e recursos necessários para lidar com quaisquer desafios inesperados que possam surgir durante o evento.
Se estiver interessado em saber mais sobre o FooEvents, consulte o nosso visita guiada. E quando estiveres pronto para entrar em ação, visita a nossa fixação de preços para escolher o pacote que melhor se adequa a si.
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