Come assicurarsi che il vostro evento si svolga senza problemi utilizzando questi strumenti FooEvents - FooEvents

Come garantire che il vostro evento si svolga senza intoppi utilizzando questi strumenti FooEvents

Immagine di copertina del blog Illustrazione di un calendario e di note postali

Quindi avete usato FooEvents per vendere un una tonnellata di biglietti e l'inizio del vostro evento si avvicina rapidamente. Con la linea di partenza in vista, dovrete assicurarvi di essere pronti a fornire ai vostri partecipanti un'esperienza fluida e senza intoppi il giorno dell'evento. In questo post, vi guideremo attraverso le varie funzioni e gli strumenti offerti da FooEvents che vi aiuteranno a garantire che il vostro prossimo evento si svolga senza intoppi.

Indice dei contenuti
  1. Preparazione dell'evento
    1. Comunicare con i partecipanti via e-mail (integrazione con Mailchimp))
    2. Esportazione delle informazioni sui partecipanti
    3. Progettazione e stampa della vostra carta da lettere per l'evento
  2. Vendita di biglietti all'evento
  3. Gestione dei check-in dei partecipanti
    1. Applicazioni FooEvents Check-in
    2. Check-in espresso FooEvents
  4. Segnalazione
  5. Conclusione

Preparazione dell'evento

Un team ben preparato e dotato delle informazioni e delle risorse necessarie, unito a partecipanti ben informati, può essere la chiave per gestire eventuali sfide inaspettate che possono verificarsi durante l'evento.

Comunicare con i partecipanti via e-mail

La comunicazione con i partecipanti nel periodo precedente l'evento farà sì che sappiano esattamente cosa aspettarsi e affronterà eventuali dubbi. Ecco alcuni esempi dei tipi di e-mail che potreste inviare:

  • Inviare i pacchetti di benvenuto e confermare i dati di registrazione
  • Inviare promemoria automatici prima del giorno dell'evento
  • Inviare promemoria per portare qualcosa all'evento o alla prenotazione
  • Comunicare cambiamenti importanti, come ad esempio un cambio di sede.
  • Impostazione di e-mail automatiche a goccia per creare entusiasmo per l'evento.

Integrazione con Mailchimp

FooEvents si integra perfettamente anche con Mailchimp che consente di aggiungere automaticamente i partecipanti a un elenco di pubblico Mailchimp quando vengono generati i biglietti. È inoltre possibile specificare tag predefiniti o tag specifici per l'evento che possono essere utilizzati per segmentare l'elenco di Mailchimp.

Se avete già venduto biglietti o abbonamenti e non vi siete avvalsi della nostra Integrazione con MailchimpÈ sufficiente esportare l'elenco dei partecipanti in formato CSV e importarlo in Mailchimp o in qualsiasi altro sistema CRM per iniziare a comunicare con i partecipanti.

Esportazione delle informazioni sui partecipanti

Utilizzare il Esportazione CSV dei partecipanti per scaricare un elenco di tutti i biglietti/prenotazioni dell'evento. I dati possono essere formattati come foglio di calcolo o importati in un sistema CRM come descritto nella sezione precedente. Questa funzione è utile per organizzare e condividere i dati con altri membri del team e con le parti interessate.

Il giorno dell'evento potrebbe mancare la corrente, la batteria del vostro telefono potrebbe scaricarsi o potreste perdere il vostro laptop o tablet. Utilizzate l'esportazione CSV dei partecipanti per creare una copia cartacea dell'elenco dei partecipanti e fornitene una copia a ciascun membro del vostro team di gestione.

Progettazione e stampa della vostra carta da lettere per l'evento

Schermata delle impostazioni del costruttore di cancelleria di Fooevents

Utilizzare il FooEvents Costruttore di cancelleria per fornire ai vostri ospiti cartellini personalizzati, braccialetti, biglietti, badge, certificati di partecipazione ed etichette personalizzate.

Vendita di biglietti all'evento

Fooevents Pos

Vendete e stampate i biglietti presso la vostra sede utilizzando FooEvents POS. FooEvents è l'unico sistema di biglietteria WordPress che offre un sistema POS su misura per gli eventi, in grado di garantire che le vendite di biglietti online e di persona siano perfettamente integrate in un unico sistema.

FooEvents POS è un plugin per il punto vendita basato sul web per WooCommerce che funziona sul vostro sito e vi consente di vendere e stampare biglietti di persona e di accettare pagamenti tramite terminali Stripe e Square. È possibile utilizzare l'FooEvents POS anche per vendere prodotti fisici come bevande, cibo e merci.

È possibile configurare il check-in automatico dei biglietti al momento del pagamento, oppure emettere il biglietto ed effettuare il check-in in un secondo momento utilizzando le applicazioni FooEvents Check-ins.

Gestione dei check-in dei partecipanti

Donna che presenta la cordicella del suo biglietto per essere scansionata con un lettore di codici a barre Bluetooth

Una delle maggiori frustrazioni dei partecipanti è l'attesa in lunghe file per registrarsi o entrare nella sede. Per questo motivo, abbiamo sviluppato diversi strumenti per garantire che il check-in sia un gioco da ragazzi.

Applicazioni FooEvents Check-in

Il libero Applicazioni FooEvents Check-in sono stati utilizzati per scansionare oltre 6 milioni di biglietti dei partecipanti e sono stati ottimizzati per accelerare notevolmente il processo di ammissione. Quando il codice QR o il codice a barre di un biglietto viene scansionato, lo stato di check-in del biglietto viene aggiornato in tempo reale sul vostro sito, assicurando che il vostro team possa determinare con precisione il numero di persone presenti (tramite le app e le applicazioni). Rapporti FooEvents). Se la rete Internet si interrompe, le applicazioni FooEvents passano automaticamente alla modalità offline e assicurano che i check-in procedano senza ritardi. Una volta ripristinata la connessione, le app sincronizzeranno automaticamente i nuovi check-in come se nulla fosse.

Check-in espresso FooEvents

Il Check-in espresso FooEvents Il plugin aggiunge un'interfaccia web alla dashboard di amministrazione di WordPress e può essere utilizzato per trovare i partecipanti in pochi secondi. È anche possibile utilizzare uno scanner portatile di codici a barre per effettuare il check-in in modo rapido e semplice.

Per saperne di più sulla scansione dei biglietti qui.

Segnalazione

Fooevents Pos e Woocommerce Analytics

Una volta completato l'evento, utilizzare il pulsante Rapporti FooEvents per comprendere meglio la vendita dei biglietti e l'affluenza al vostro evento o alla vostra sede.

È inoltre possibile analizzare le vendite di biglietti online e di persona utilizzando il programma di analisi WooCommerce.Analisi WooCommerce rapporto d'ordine. FooEvents POS si integra con WooCommerce Analytics che consente di filtrare gli ordini online e POS e di segmentare ulteriormente i risultati utilizzando i filtri integrati.

Infine, una volta completato l'evento, è possibile esportare i partecipanti in un file CSV per includere gli orari di check-in e check-out di ciascun partecipante. Questo può essere utilizzato per creare report personalizzati, come richiesto in alcuni Paesi.

Conclusione

Organizzare un evento di successo può essere un compito impegnativo e stressante, ma con gli strumenti giusti può essere più facile. FooEvents offre una serie completa di soluzioni che vi aiutano a preparare l'evento, a vendere i biglietti sia online che di persona, a gestire il check-in dei partecipanti e a tenere traccia delle vendite dei biglietti e delle presenze attraverso strumenti di reporting. Utilizzando FooEvents, potrete offrire ai vostri partecipanti un'esperienza fluida e senza interruzioni, assicurandovi al contempo di avere a disposizione tutte le informazioni e le risorse necessarie per gestire eventuali problemi imprevisti che potrebbero sorgere durante l'evento.

Se siete interessati a saperne di più sull'FooEvents, date un'occhiata al nostro sito tour delle caratteristiche. E quando sarete pronti a buttarvi, visitate il nostro sito web determinazione dei prezzi per scegliere il pacchetto più adatto alle vostre esigenze.

Iscriviti alla nostra newsletter

Siate i primi a ricevere aggiornamenti sui prodotti e offerte speciali

    Carrello