Caso di studio Camp Fight: piccolo evento riservato ai membri, biglietteria di alto livello

Lotta al campo, un Centro fitness di Muay Thai con sede a Città del Capo, ha recentemente pubblicato un piccolo evento riservato ai membri per la sua comunità e gli ospiti invitati. L'obiettivo non era quello di perseguire grandi volumi, ma di gestire un cordiale, professionale, ben organizzato evento per i suoi membri. FooEvents ha fornito lo stesso kit di strumenti di base utilizzato da eventi molto più grandi—Biglietti QR, posti a sedere, check-in rapidi ed etichette stampabili, il tutto senza i costi generali o le commissioni per biglietto delle piattaforme di terze parti.

Configurazione di FooEvents per un evento riservato ai membri

Il loro sito era già utilizzato WooCommerce per vendere abbigliamento del club e, in base alle loro esigenze, dovevano solo installare il principale FooEvents per il plugin WooCommerce. Il plugin principale FooEvents per WooCommerce include la possibilità di creare un evento, vendere biglietti con diversi livelli di posti a sedere, stampare etichette per i partecipanti, visualizzare i rapporti sulle vendite e sui check-in, esportare i partecipanti, effettuare il check-in dei partecipanti e gestire i check-in: tutto ciò di cui Camp Fight aveva bisogno per il proprio evento. Una volta installato, hanno impostato un nuovo prodotto, abilitato le opzioni relative all'evento e alla biglietteria e compilato i campi pertinenti. Ci sono voluti solo circa 10 minuti e erano pronti per iniziare a vendere i biglietti!

Poiché si trattava di un riservato ai membri evento, hanno mantenuto privata la vendita dei biglietti nascondendo il prodotto dall'elenco del negozio utilizzando le opzioni di visibilità del catalogo integrate. La pagina di vendita dei biglietti è stata quindi condivisa solo con i membri. I membri spesso acquistavano i biglietti per conto di amici e familiari e, poiché si trattava di un riservato ai membri evento, i biglietti sono stati emessi al acquirente piuttosto che ai singoli partecipanti. Ciò ha semplificato gli arrivi: il personale addetto all'ingresso conosceva bene la maggior parte dei membri e, in assenza di biglietto, era in grado di trovare chiunque tramite il nome nell'app FooEvents Check-ins. I livelli dei posti a sedere sono stati impostati utilizzando varianti WooCommerce (due aree a bordo ring più posti a sedere standard) ed elaborati tramite il blocco WooCommerce Checkout Block e Yoco, un gateway di pagamento locale.

Marketing a evento riservato ai membri

I biglietti sono stati venduti con una semplice cadenza di tre settimane: annunciare la data, mettere in vendita prezzo speciale per prenotazioni anticipate nella prima settimana, poi spingere di più nell'ultima settimana. Il gruppo WhatsApp ha generato i picchi maggiori, seguito dai poster QR in palestra. Una singola e-mail di promemoria e continui riferimenti durante le lezioni hanno mantenuto lo slancio. L'approccio era adatto a un pubblico privato: messaggi diretti e tempestivi che convertono senza complessi funnel.

Gestione dei check-in

Quella sera, le porte hanno aperto alle 17:00 con il primo incontro a 18:00. La maggior parte delle scansioni è stata effettuata in modo concentrato. 20 minuti finestra utilizzando il App FooEvents Check-in, e la fila avanzava rapidamente. Il team ha iniziato con due persone che gestivano i check-in all'ingresso, ma la coda avanzava così velocemente che ben presto è stata ridotta a una sola persona.famoso tredicenne.

Due impostazioni di Check-in hanno contribuito notevolmente a velocizzare le operazioni: “Registrare tutti i biglietti in un ordine” (ideale per famiglie e gruppi di amici) e “Check-in automatici” il che ha ridotto il numero di passaggi necessari per il check-in dei biglietti. Alcuni ospiti hanno portato con sé le stampe, ma la maggior parte ha presentato i biglietti sui propri telefoni; per chiunque avesse dimenticato o non riuscisse a trovare il biglietto, il personale lo ha trovato immediatamente cercando il nome del membro. Circa venti I biglietti omaggio sono stati emessi in anticipo utilizzando codici sconto e creando manualmente i biglietti nell'amministrazione WordPress, senza necessità di rimborsi o trasferimenti.

Nella fase preparatoria, il team ha utilizzato Generatore di articoli di cancelleria integrato ’FooEvents" come una tipografia pratica. Per una semplice lotteria, hanno generato 3×20 etichette per foglio (con linee di taglio), le ho ritagliate e ho estratto un vincitore da un cappello. I posti riservati a bordo ring sono stati contrassegnati stampando i nomi dei partecipanti su fogli A4 e attaccandoli alle sedie con del nastro adesivo.

Risultati in sintesi

150 biglietti sono stati venduti, il tutto senza il consueto scambio di comunicazioni e la riconciliazione manuale che prima richiedevano giorni di lavoro. Rispetto al vecchio flusso di lavoro EFT/DM/foglio di calcolo, questo approccio ha ridotto gli errori e il team stima che FooEvents abbia risparmiato almeno 30 ore di comunicazione e amministrazione, facendo sì che l'evento risulti controllato anziché caotico.

“Una volta configurato, ha praticamente funzionato da solo. Tutto quello che dovevamo fare era monitorare le vendite, il che rappresentava un enorme cambiamento rispetto al modo in cui gestivamo precedentemente la vendita dei biglietti. Prima era un lavoro enorme e dispendioso in termini di tempo, che rendeva l'evento molto più stressante del necessario. Avevamo sempre evitato le soluzioni di biglietteria perché non si trattava di eventi pubblici, ma questa era la soluzione perfetta: vendita privata di biglietti sulla nostra piattaforma. Perfetta per noi”.” – Combattimento al campo

Consigli e suggerimenti per gestire una piccola impresa evento riservato ai membri con potenza da KO

• Utilizza FooEvents sul tuo sito WordPress. Mantieni la privacy, mantieni il controllo ed evita le commissioni per ogni biglietto.
• Inizia con un'offerta early bird, poi aggiungi valore, non ulteriori sconti. Camp Fight ha utilizzato una semplice lotteria per mantenere alta l'urgenza senza abbassare eccessivamente i prezzi.
• Prova il flusso. Prova l'app Check-ins, stampa etichette campione e tieni a portata di mano una copia cartacea dell'elenco dei partecipanti, anche se non la utilizzerai mai.

Conclusione

FooEvents ha contribuito a rendere un piccolo evento privato alla portata di grandi eventi in termini di efficienza operativa (biglietti QR, scansione rapida, stampa di etichette e report chiari), mantenendo al contempo una configurazione semplice e costi contenuti.