Studium przypadku „Camp Fight”: mała impreza tylko dla członków, sprzedaż biletów w dużym stylu

Obóz Walki, a Centrum fitnessu tajskiego boksu z siedzibą w Kapsztadzie, ostatnio przeprowadził małe wydarzenie tylko dla członków dla swojej społeczności i zaproszonych gości. Celem nie było osiąganie ogromnych wolumenów, ale prowadzenie przyjazny, profesjonalny, dobrze zorganizowany wydarzenie dla swoich członków. FooEvents dostarczyłem ten sam podstawowy zestaw narzędzi, którego używały znacznie większe wydarzenia —Bilety QR, poziomy siedzeń, szybkie odprawy i etykiety do druku – wszystko bez narzutu ani opłat za bilet pobieranych przez platformy zewnętrzne.

Konfiguracja FooEvents na potrzeby wydarzenia przeznaczonego wyłącznie dla członków

Ich strona była już używana WooCommerce aby sprzedać klubowe gadżety, a zgodnie z ich wymaganiami, musieli zainstalować tylko główny FooEvents dla wtyczki WooCommerce. Główna wtyczka FooEvents dla WooCommerce umożliwia tworzenie wydarzeń, sprzedaż biletów z różnymi kategoriami miejsc, drukowanie etykiet dla uczestników, przeglądanie raportów dotyczących sprzedaży i rejestracji, eksportowanie listy uczestników, rejestrowanie uczestników oraz zarządzanie procesem rejestracji — czyli wszystko, czego potrzebowała organizacja Camp Fight do przeprowadzenia swojego wydarzenia. Po zainstalowaniu wtyczki organizatorzy utworzyli nowy produkt, włączyli opcje związane z wydarzeniem i sprzedażą biletów oraz wypełnili odpowiednie pola. Zajęło to zaledwie około 10 minut, po czym byli gotowi do rozpoczęcia sprzedaży biletów!

Ponieważ było to tylko dla członków wydarzeniu, utrzymywali sprzedaż biletów w tajemnicy, ukrywając produkt z listy sklepu, korzystając z wbudowanych opcji widoczności katalogu. Strona sprzedaży biletów była następnie udostępniana tylko członkom. Członkowie często kupowali bilety w imieniu przyjaciół i rodziny, a ponieważ było to tylko dla członków wydarzenie, bilety zostały wydane dla nabywca a nie poszczególnych uczestników. Dzięki temu rejestracja przybywających przebiegała sprawnie — pracownicy przy wejściu znali większość członków i mogli znaleźć każdą osobę po nazwisku w aplikacji FooEvents Check-ins, gdy nie dysponowali biletem. Strefy miejsc siedzących zostały skonfigurowane przy użyciu wariantów WooCommerce (dwie strefy przy ringu oraz standardowe miejsca siedzące) i przetworzone za pomocą bloku rozliczeniowego WooCommerce Checkout Block oraz Jok, lokalna brama płatności.

Marketing a wydarzenie tylko dla członków

Bilety sprzedawano w prostym, trójtygodniowym cyklu: ogłoszenie daty, przeprowadzenie Cena wczesnej rezerwacji w pierwszym tygodniu, a następnie zwiększyć wysiłki w ostatnim tygodniu. Największe skoki spowodowała grupa członków na WhatsApp, a na drugim miejscu znalazły się plakaty z kodami QR w klubach. Pojedyncza wiadomość przypominająca e-mailem i stałe wzmianki na zajęciach podtrzymywały dynamikę. Takie podejście było odpowiednie dla prywatnej publiczności: bezpośrednie, terminowe komunikaty, które konwertują bez skomplikowanych ścieżek.

Zarządzanie odprawami

Tej nocy drzwi otworzyły się o 17:00 z pierwszą walką na 18:00. Większość skanów odbyła się w skoncentrowanym 20 minut okno za pomocą Aplikacja FooEvents Check-ins, i kolejka szybko się przesuwała. Zespół zaczął od dwóch osób obsługujących odprawy przy wejściu, ale kolejka przesuwała się tak szybko, że wkrótce została ograniczona do jednej osoby —słynne 13 lat.

Dwa ustawienia kontroli wizyt naprawdę pomogły przyspieszyć proces: “Dokonaj odprawy wszystkich biletów w ramach zamówienia” (idealne dla rodzin i grup przyjaciół) i “Automatyczne odprawy,” co zmniejszyło liczbę kroków potrzebnych do odprawy biletów. Kilku gości przyniosło wydruki, ale większość pokazała bilety na telefonach; dla każdego, kto zapomniał lub nie mógł znaleźć biletu, personel od razu go odszukał, wyszukując imię członka. Około dwadzieścia Bilety bezpłatne zostały wydane z wyprzedzeniem przy użyciu kodów rabatowych oraz poprzez ręczne tworzenie biletów w panelu administracyjnym WordPress, a zwroty kosztów ani przeniesienia biletów nie były konieczne.

W okresie poprzedzającym zespół użył Wbudowany kreator szablonów ’FooEvents” jako praktyczna drukarnia. Na potrzeby prostego losowania wygenerowali 3×20 etykiety na arkusz (z liniami cięcia), przyciąłem je i wylosowałem zwycięzcę z kapelusza. Zarezerwowane miejsca przy ringu zaznaczone były wydrukowaniem nazwisk uczestników na arkuszach A4 i przyklejeniem ich do krzeseł.

Wyniki w skrócie

150 biletów zostały sprzedane – a wszystko to bez typowych wymian korespondencji i ręcznego uzgadniania, które kiedyś zajmowały całe dni. W porównaniu ze starym procesem opartym na systemach EFT, DM i arkuszach kalkulacyjnych takie podejście ograniczyło liczbę błędów, a zespół szacuje, że rozwiązanie FooEvents pozwoliło zaoszczędzić co najmniej 30 godzin komunikacji i administracji, jednocześnie sprawiając, że wydarzenie wydaje się kontrolowane, a nie chaotyczne.

“Po skonfigurowaniu praktycznie samo się zajmowało. Wszystko, co musieliśmy zrobić, to monitorować sprzedaż, co było ogromną zmianą w porównaniu do tego, jak wcześniej prowadziliśmy sprzedaż biletów. Było to ogromne, czasochłonne zadanie, które sprawiało, że wydarzenie wydawało się znacznie bardziej stresujące, niż musiało być. Zawsze unikaliśmy rozwiązań w zakresie sprzedaży biletów, ponieważ nie były to wydarzenia publiczne, ale to było idealne rozwiązanie: prywatna sprzedaż biletów na naszej własnej platformie. Idealne dla nas.” – Obóz Walki

Wskazówki i triki dotyczące prowadzenia małego wydarzenie tylko dla członków z siłą nokautującą

Użyj FooEvents na swojej własnej stronie WordPress. Zachowaj prywatność, zachowaj kontrolę i uniknij opłat za bilet.
Zacznij od oferty dla pierwszych klientów, a potem dodaj wartość – nie więcej rabatów. Camp Fight wykorzystał prostą loterię, aby utrzymać poczucie pilności, nie zaniżając jednocześnie ceny.
Przećwicz przepływ. Przetestuj aplikację Check-ins, wydrukuj przykładowe etykiety i zachowaj kopię listy uczestników w wersji papierowej na wszelki wypadek, nawet jeśli nigdy jej nie użyjesz.

Krótko mówiąc

FooEvents pomogłem(-am) sprawić, by małe, prywatne wydarzenie klubowe osiągnęło tę samą sprawność operacyjną, na której polegają duże wydarzenia — bilety QR, szybkie skanowanie, drukowanie etykiet i przejrzyste raportowanie — przy jednoczesnym zachowaniu prostoty konfiguracji i kontroli kosztów.