FooEvents Ultimate Event Checklist (Δωρεάν Λήψη)

Είτε σχεδιάζετε μια συναυλία, μια εκκλησιαστική κατασκήνωση, μια σχολική εκδήλωση, έναν έρανο, ένα συνέδριο ή μια αθλητική διοργάνωση, υπάρχουν ορισμένες κοινές εργασίες που πρέπει να διεκπεραιωθούν προκειμένου η εκδήλωση να στεφθεί με επιτυχία. Μπορεί να είναι δύσκολο να εντοπίσετε όλες αυτές τις ενέργειες, γι' αυτό, προκειμένου να σας βοηθήσουμε, καταρτίσαμε έναν ολοκληρωμένο κατάλογο εργασιών που πρέπει να θυμάστε όταν σχεδιάζετε την επόμενη εκδήλωσή σας.

Δωρεάν κατέβασμα

Δημιουργήσαμε μια έκδοση PDF φιλική προς την εκτύπωση καθώς και μια έκδοση υπολογιστικού φύλλου, ώστε να μπορείτε να την προσαρμόσετε με τις δικές σας μοναδικές δραστηριότητες σχεδιασμού εκδηλώσεων.

Κατεβάστε τη ΔΩΡΕΑΝ εκτυπώσιμη έκδοση

Σχεδιασμός

Καθορισμός στόχων και σκοπών της εκδήλωσης
Προσδιορισμός δημογραφικών προφίλ και προφίλ πελατών
Δημιουργία θεμάτων και ιδεών εκδηλώσεων
Καθορισμός ημερομηνίας εκδήλωσης και έλεγχος για αντικρουόμενες εκδηλώσεις
Προσδιορισμός τοποθεσίας και επιλογών χώρου διεξαγωγής
Επιβεβαίωση ομιλητών/παρουσιαστών/διασκεδαστών
Επιβεβαίωση χορηγών/συνεργατών
Πάρτε εκτιμήσεις κόστους για όλα τα παραπάνω
Αναλύστε τους προϋπολογισμούς προηγούμενων εκδηλώσεων
Τιμολόγηση εισιτηρίων βάσει έρευνας αγοράς
Επιβεβαίωση του κόστους και προσδιορισμός των εσόδων έναντι των δαπανών

Ομιλητές/παρουσιαστές/διασκεδαστές

Υπογεγραμμένες συμβάσεις
Οριστικοποίηση παρουσιάσεων
Λήψη φωτογραφιών και βιογραφικών σημειωμάτων
Επιβεβαίωση των ρυθμίσεων ταξιδιού και διαμονής

Διοίκηση

Επιβεβαιώστε τις τιμές των εισιτηρίων
Επιβεβαίωση πακέτων και τιμών χορηγών
Ρύθμιση/ενεργοποίηση ηλεκτρονικής εγγραφής
Προσδιορισμός των στοιχείων που πρέπει να αναληφθούν και των λογιστικών απαιτήσεων

Πάροχοι υπηρεσιών

Προσδιορισμός αξιόπιστης λύσης έκδοσης εισιτηρίων
Προσδιορίστε τους κατάλληλους προμηθευτές και παρόχους υπηρεσιών (τρόφιμα, ποτά, σήμανση, διαφημιστικό υλικό, φωτισμός, ήχος κ.λπ.)

Χώρος διεξαγωγής

Επισκεφθείτε τον χώρο της εκδήλωσης και καθορίστε τον χώρο εγγραφής, τα καθίσματα, τη σήμανση, τη στάθμευση, την πρόσβαση για άτομα με ειδικές ανάγκες κ.λπ.
Ζητήστε γραπτή επιβεβαίωση των εγκαταστάσεων και των υπηρεσιών που παρέχονται από τον χώρο διεξαγωγής της εκδήλωσης την ημέρα της εκδήλωσης και κατά την προετοιμασία της.
Προσδιορίστε τυχόν ειδικές άδειες, άδειες ή ασφαλιστικές απαιτήσεις

Μάρκετινγκ

Κατάρτιση προγράμματος δημοσιότητας και ευαισθητοποίησης
Δημιουργία δημοσιευμάτων όπως δελτία τύπου, αναρτήσεις σε ιστολόγια, συνεντεύξεις, διαφημιστικό υλικό κ.λπ.
Ζητήστε λογότυπα από χορηγούς και συνεργάτες
Δημιουργήστε προσκλήσεις, αφίσες, διαφημίσεις κ.λπ.
Σύνταξη λίστας μέσων ενημέρωσης και media kit
Δημιουργία ή ενημέρωση της ιστοσελίδας/σελίδας της εκδήλωσης
Εφαρμογή λύσης έκδοσης εισιτηρίων
Δημιουργήστε μια λίστα αλληλογραφίας και ενσωματώστε την στον ιστότοπο
Δημιουργήστε ή ενημερώστε τη σελίδα εκδήλωσης στο Facebook
Δημιουργήστε ένα διαφημιστικό βίντεο για την εκδήλωσή σας και δημοσιεύστε το στα κοινωνικά κανάλια (Facebook, Twitter, Instagram και YouTube κ.λπ.)
Υποβάλετε την εκδήλωσή σας σε online ημερολόγια εκδηλώσεων
Δημιουργήστε μια στρατηγική περιεχομένου (στόχευση περιεχομένου, κανάλια για δελτία τύπου, στρατηγική επιρροής κ.λπ.)

Τελικοί έλεγχοι πριν από την εκδήλωση

Οριστικοποίηση χρονοδιαγραμμάτων
Αποστολή υπενθυμίσεων στους συμμετέχοντες
Επιβεβαίωση κρατήσεων ταξιδιού και διαμονής
Ζητήστε αντίγραφα των παρουσιάσεων από τους ομιλητές/παρουσιαστές
Αποστολή των τελικών δελτίων τύπου και των ενημερωτικών δελτίων ειδήσεων
Επιβεβαίωση του ορόφου και του σχεδίου καθισμάτων
Επιβεβαίωση της παρουσίας των μέσων ενημέρωσης
Καθορίστε τους ρόλους του προσωπικού (εγγραφή, μέσα κοινωνικής δικτύωσης, τρόφιμα, ποτά, υγεία και ασφάλεια, φροντίδα VIP, βοήθεια ομιλητών, ήχος, οπτικά μέσα, ασφάλεια κ.λπ.)
Εκπαίδευση εθελοντών
Προετοιμάστε όλα τα υλικά που θα χρειαστούν την ημέρα της εκδήλωσης, όπως σήμανση, διαφημιστικό υλικό, κονκάρδες, καρέκλες, τραπέζια, τραπεζομάντιλα, λουλούδια, στυλό, τρόπαια, δώρα, εκτυπωμένες ομιλίες κ.λπ.)
Σύνταξη σχεδίου έκτακτης ανάγκης για απρόβλεπτα γεγονότα (κακές καιρικές συνθήκες, μη εμφανίσεις κ.λπ.)
Χώρος εγκατάστασης
Εκτυπώστε μια λίστα όλων των συμμετεχόντων
Πραγματοποιήστε μια δοκιμαστική εκτέλεση κρίσιμων δραστηριοτήτων

Την ημέρα της εκδήλωσης

Εκτέλεση ελέγχων της τελευταίας στιγμής
Εκτυπώστε τα στοιχεία επικοινωνίας όλων των προμηθευτών, συνεργατών, χορηγών, ομιλητών, εθελοντών, προσωπικού κ.λπ.
Ενημέρωση της ομάδας πριν από την έναρξη της εκδήλωσης
Διατηρήστε την ψυχραιμία σας και συνεχίστε. Τα καταφέρνεις!

Μετά την εκδήλωση

Συγκέντρωση και ταξινόμηση όλων των οικονομικών αναφορών, αποδείξεων, τιμολογίων, στοιχείων εγγραφής κ.λπ.
Σύνταξη έκθεσης πωλήσεων και ανάλογη ενημέρωση του προϋπολογισμού
Στείλτε ευχαριστήρια σημειώματα σε χορηγούς, ομιλητές, meda, συνεργάτες, πωλητές, συμμετέχοντες κ.λπ.
Διεξαγωγή έρευνας μετά την εκδήλωση
Έκδοση έκθεσης μετά το συμβάν

Δωρεάν κατέβασμα (εκτυπώσιμο)