Tanto si está planeando un concierto, un campamento religioso, una función escolar, una recaudación de fondos, una conferencia o un encuentro deportivo, hay una serie de tareas comunes que deben llevarse a cabo para que el evento sea un éxito. Puede resultar difícil identificar todas estas actividades, por lo que, para ayudarle, hemos recopilado una lista exhaustiva de tareas que debe recordar cuando planifique su próximo evento.
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Hemos creado una versión en PDF para imprimir, así como una versión en hoja de cálculo para que pueda personalizarla con sus propias actividades de planificación de eventos.
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Planificación
- Establecer las metas y los objetivos del acontecimiento
- Identificar perfiles demográficos y de clientes
- Creación de temas y conceptos para eventos
- Determine la fecha del evento y compruebe si hay eventos conflictivos
- Determinar la ubicación y el lugar de celebración
- Confirmar ponentes/presentadores/animadores
- Confirmar patrocinadores/socios
- Obtenga estimaciones de costes para todo lo anterior
- Analizar los presupuestos de eventos anteriores
- Precios de las entradas basados en estudios de mercado
- Confirmar los costes y determinar los ingresos frente a los gastos
Oradores/Presentadores/Actores
- Contratos firmados
- Finalizar las presentaciones
- Obtener fotos y biografías
- Confirmar los preparativos de viaje y alojamiento
Administración
- Confirmar el precio de las entradas
- Confirmar los paquetes y precios de los patrocinadores
- Configurar/activar el registro en línea
- Identificar los elementos que deben suscribirse y los requisitos contables
Proveedores de servicios
- Identificar una solución fiable para la venta de entradas
- Identificar a los vendedores y proveedores de servicios adecuados (comida, bebidas, señalización, material promocional, iluminación, sonido, etc.).
Lugar
- Visite el lugar del evento y determine la zona de inscripción, los asientos, la señalización, el aparcamiento, el acceso para discapacitados, etc.
- Solicite confirmación por escrito de las instalaciones y servicios que ofrece el lugar de celebración el día del acto y en los días previos.
- Identifique cualquier permiso especial, licencia o requisito de seguro
Marketing
- Elaborar un programa de publicidad y sensibilización
- Crear piezas publicitarias como comunicados de prensa, entradas de blog, entrevistas, material publicitario, etc.
- Solicitar logotipos a patrocinadores y socios
- Cree invitaciones, carteles, anuncios, etc.
- Elaborar una lista de medios de comunicación y un kit de prensa
- Crear o actualizar el sitio/página web del evento
- Implantar una solución de emisión de billetes
- Crear una lista de correo e integrarla en el sitio web
- Crear o actualizar la página del evento en Facebook
- Cree un vídeo promocional para su evento y publíquelo en los canales sociales (Facebook, Twitter, Instagram y YouTube, etc.)
- Envíe su evento a calendarios de eventos en línea
- Crear una estrategia de contenidos (segmentación de contenidos, canales de notas de prensa, estrategia de influencers, etc.)
Comprobaciones finales antes del acontecimiento
- Finalizar los plazos
- Enviar recordatorios a los asistentes
- Confirmar las reservas de viaje y alojamiento
- Solicitar copias de las presentaciones a los ponentes
- Enviar los comunicados de prensa finales y las noticias actualizadas
- Confirmar el plano de la planta y los asientos
- Confirmar la asistencia de los medios de comunicación
- Designar las funciones del personal (inscripción, redes sociales, comidas, bebidas, salud y seguridad, atención a VIP, asistencia a ponentes, audio, visuales, seguridad, etc.).
- Formar a los voluntarios
- Preparar todo el material necesario el día del acto (señalización, material promocional, insignias, sillas, mesas, manteles, flores, bolígrafos, trofeos, regalos, discursos impresos, etc.).
- Elabore un plan de contingencia para imprevistos (mal tiempo, ausencias, etc.).
- Lugar de celebración
- Imprimir una lista de todos los asistentes
- Realizar un ensayo de las actividades críticas
El día del acontecimiento
- Realizar comprobaciones de última hora
- Imprima la información de contacto de todos los proveedores, socios, patrocinadores, ponentes, voluntarios, personal, etc.
- Informe al equipo antes de que comience el acto
- Mantén la calma y sigue adelante. Lo has conseguido.
Evento posterior
- Recopilar y cotejar todos los informes financieros, recibos, facturas, datos de registro, etc.
- Elaborar un informe de ventas y actualizar el presupuesto en consecuencia.
- Envíe notas de agradecimiento a patrocinadores, ponentes, meda, socios, vendedores, asistentes, etc.
- Realización de una encuesta posterior al acto
- Emisión de un informe posterior al acontecimiento
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