FooEvents Ultimative Event-Checkliste (kostenloser Download)

Ganz gleich, ob Sie ein Konzert, ein Kirchenlager, eine Schulveranstaltung, eine Spendenaktion, eine Konferenz oder eine Sportveranstaltung planen, es gibt eine Reihe von Aufgaben, die erledigt werden müssen, damit die Veranstaltung ein Erfolg wird. Um Ihnen zu helfen, haben wir eine umfassende Liste von Aufgaben zusammengestellt, an die Sie bei der Planung Ihrer nächsten Veranstaltung denken sollten.

Kostenloser Download

Wir haben sowohl eine druckfreundliche PDF-Version als auch eine Tabellenkalkulation erstellt, die Sie mit Ihren eigenen Aktivitäten zur Veranstaltungsplanung anpassen können.

KOSTENLOSE druckbare Version herunterladen

Planung

Festlegen von Veranstaltungszielen und -inhalten
Identifizierung von demografischen und Kundenprofilen
Erstellung von Veranstaltungsthemen und -konzepten
Veranstaltungsdatum festlegen und auf kollidierende Veranstaltungen prüfen
Ermittlung von Standort- und Veranstaltungsoptionen
Bestätigen Sie Redner/Moderatoren/Unterhalter
Bestätigung von Sponsoren/Partnern
Kostenvoranschläge für alle oben genannten Punkte einholen
Analysieren Sie die Budgets vergangener Veranstaltungen
Preisgestaltung für Tickets auf der Grundlage von Marktforschung
Bestätigen Sie die Kosten und ermitteln Sie Einnahmen und Ausgaben.

Redner/Vortragende/Entertainer

Unterzeichnete Verträge
Präsentationen fertigstellen
Beschaffung von Fotos und Lebensläufen
Bestätigen Sie Ihre Reise- und Unterkunftspläne

Verwaltung

Bestätigen Sie die Ticketpreise
Bestätigen Sie Sponsorenpakete und Preise
Online-Registrierung einrichten/aktivieren
Ermittlung der zu übernehmenden Posten und der buchhalterischen Anforderungen

Anbieter von Dienstleistungen

Ermittlung einer zuverlässigen Lösung für die Fahrscheinausstellung
Suche nach geeigneten Anbietern und Dienstleistern (Essen, Getränke, Beschilderung, Werbematerial, Beleuchtung, Ton usw.)

Veranstaltungsort

Besichtigen Sie den Veranstaltungsort und ermitteln Sie den Anmeldebereich, die Sitzplätze, die Beschilderung, die Parkplätze, den Zugang für Behinderte usw.
Fordern Sie eine schriftliche Bestätigung der Einrichtungen und Dienstleistungen an, die der Veranstaltungsort am Tag der Veranstaltung und im Vorfeld anbietet
Identifizieren Sie alle besonderen Genehmigungen, Lizenzen oder Versicherungsanforderungen

Marketing

Ausarbeitung eines Programms für Öffentlichkeitsarbeit und Sensibilisierung
Erstellung von Werbematerialien wie Pressemitteilungen, Blogbeiträge, Interviews, Werbematerial usw.
Logos von Sponsoren und Partnern anfordern
Erstellen Sie Einladungen, Plakate, Anzeigen usw.
Zusammenstellung einer Medienliste und eines Medienkits
Erstellen oder Aktualisieren der Website/Page der Veranstaltung
Implementierung einer Ticketing-Lösung
Erstellen Sie eine Mailingliste und integrieren Sie sie in die Website
Erstellen oder Aktualisieren der Facebook-Veranstaltungsseite
Erstellen Sie ein Werbevideo für Ihre Veranstaltung und veröffentlichen Sie es auf sozialen Kanälen (Facebook, Twitter, Instagram und YouTube usw.)
Eintragung Ihrer Veranstaltung in Online-Veranstaltungskalender
Erstellung einer Inhaltsstrategie (Content Targeting, Kanäle für Pressemitteilungen, Influencer-Strategie usw.)

Letzte Kontrollen vor der Veranstaltung

Zeitpläne fertigstellen
Erinnerungen an Teilnehmer senden
Bestätigen Sie Reise- und Unterkunftsbuchungen
Kopien der Präsentationen von Referenten/Vortragenden anfordern
Versenden der letzten Pressemitteilungen und Aktualisierungen der Nachrichten
Bestätigen Sie den Boden- und Sitzplan
Bestätigen Sie die Anwesenheit der Medien
Bestimmen Sie die Aufgaben des Personals (Registrierung, soziale Medien, Essen, Getränke, Gesundheit und Sicherheit, VIP-Betreuung, Unterstützung der Redner, Audio, visuelle Medien, Sicherheit usw.)
Freiwillige ausbilden
Vorbereitung aller Materialien, die am Tag der Veranstaltung benötigt werden (z. B. Beschilderung, Werbematerial, Anstecker, Stühle, Tische, Tischdecken, Blumen, Stifte, Trophäen, Geschenke, gedruckte Reden usw.)
Ausarbeitung eines Notfallplans für unvorhergesehene Ereignisse (schlechtes Wetter, Nichterscheinen usw.)
Veranstaltungsort einrichten
Drucken einer Liste aller Teilnehmer
Führen Sie einen Probelauf kritischer Aktivitäten durch

Am Tag der Veranstaltung

Kontrollen in letzter Minute durchführen
Drucken Sie die Kontaktinformationen für alle Anbieter, Partner, Sponsoren, Redner, Freiwilligen, Mitarbeiter usw. aus.
Einweisung des Teams vor Beginn der Veranstaltung
Bleiben Sie ruhig und machen Sie weiter. Du schaffst das!

Nach der Veranstaltung

Sammeln und Zusammenstellen aller Finanzberichte, Belege, Rechnungen, Registrierungsdaten usw.
Erstellung eines Umsatzberichts und entsprechende Aktualisierung des Budgets
Senden Sie Dankesschreiben an Sponsoren, Redner, Medien, Partner, Verkäufer, Teilnehmer usw.
Führen Sie eine Umfrage nach der Veranstaltung durch
Ausgabe eines Berichts nach dem Ereignis

Kostenloser Download (ausdruckbar)