FooEvents Ultimate Event Checklist (Téléchargement gratuit)

Qu'il s'agisse d'un concert, d'un camp paroissial, d'une activité scolaire, d'une collecte de fonds, d'une conférence ou d'une rencontre sportive, un certain nombre de tâches communes doivent être accomplies pour que l'événement soit couronné de succès. Il peut être difficile d'identifier toutes ces activités, c'est pourquoi nous avons dressé une liste complète des tâches à ne pas oublier lors de l'organisation de votre prochain événement.

Téléchargement gratuit

Nous avons créé une version PDF facile à imprimer ainsi qu'une version tableur afin que vous puissiez l'adapter à vos propres activités d'organisation d'événements.

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Planification

• Fixer les buts et les objectifs de l'événement
• Identifier les profils démographiques et les profils des clients
• Créer des thèmes et des concepts pour les événements
• Déterminer la date de l'événement et vérifier qu'il n'y a pas de conflit d'horaire.
• Identifier les options de lieu et d'emplacement
• Confirmer les orateurs/présentateurs/animateurs
• Confirmer les sponsors/partenaires
• Obtenir des estimations de coûts pour tout ce qui précède
• Analyser les budgets des événements passés
• Prix des billets sur la base d'une étude de marché
• Confirmer les coûts et déterminer les recettes par rapport aux dépenses

Conférenciers/Présentateurs/Enterprètes

• Contrats signés
• Finaliser les présentations
• Obtenir des photos et des biographies
• Confirmer les modalités de voyage et d'hébergement

Administration

• Confirmer le prix des billets
• Confirmer les packages et les prix des sponsors
• Configurer/activer l'inscription en ligne
• Identifier les éléments à souscrire et les exigences comptables

Prestataires de services

• Identifier une solution de billetterie fiable
• Identifier les vendeurs et les prestataires de services appropriés (nourriture, boissons, signalisation, matériel promotionnel, éclairage, sonorisation, etc.)

Lieu

• Visiter le lieu de l'événement et déterminer la zone d'inscription, les places assises, la signalisation, le parking, l'accès pour les personnes handicapées, etc.
• Demander une confirmation écrite des installations et des services fournis par le lieu le jour de l'événement et avant celui-ci.
• Identifier les permis spéciaux, les licences ou les exigences en matière d'assurance

Marketing

• Élaborer un programme de publicité et de sensibilisation
• Créer des documents publicitaires tels que des communiqués de presse, des articles de blog, des interviews, du matériel publicitaire, etc.
• Demander des logos aux sponsors et aux partenaires
• Créer des invitations, des affiches, des publicités, etc.
• Dresser une liste des médias et un dossier de presse
• Créer ou mettre à jour le site/la page web de l'événement
• Mise en œuvre d'une solution de billetterie
• Créer une liste de diffusion et l'intégrer au site web
• Créer ou mettre à jour la page de l'événement sur Facebook
• Créez une vidéo promotionnelle pour votre événement et publiez-la sur les canaux sociaux (Facebook, Twitter, Instagram et YouTube, etc.).
• Soumettez votre événement à des calendriers d'événements en ligne
• Créer une stratégie de contenu (ciblage du contenu, canaux de diffusion des communiqués de presse, stratégie d'influence, etc.)

Dernières vérifications avant l'événement

• Finaliser les calendriers
• Envoyer des rappels aux participants
• Confirmer les réservations de voyage et d'hébergement
• Demander des copies des présentations aux orateurs/présentateurs
• Envoyer les communiqués de presse finaux et les mises à jour de l'actualité
• Confirmer le plan d'étage et le plan de salle
• Confirmer la présence des médias
• Désigner les rôles du personnel (inscription, médias sociaux, nourriture, boissons, santé et sécurité, accueil des VIP, assistance aux orateurs, audio, visuels, sécurité, etc.)
• Former les bénévoles
• Préparer tout le matériel nécessaire le jour de l'événement (signalisation, matériel promotionnel, badges, chaises, tables, nappes, fleurs, stylos, trophées, cadeaux, discours imprimés, etc.)
• Élaborer un plan d'urgence pour les événements imprévus (mauvais temps, absence, etc.).
• Lieu d'installation
• Imprimer une liste de tous les participants
• Procéder à un essai des activités critiques

Le jour de l'événement

• Effectuer des contrôles de dernière minute
• Imprimez les coordonnées de tous les vendeurs, partenaires, sponsors, conférenciers, bénévoles, personnel, etc.
• Informer l'équipe avant le début de l'événement
• Gardez votre calme et continuez à avancer. Vous y arriverez !

Événement postérieur

• Rassembler et collationner tous les rapports financiers, les reçus, les factures, les données d'enregistrement, etc.
• Établir un rapport sur les ventes et mettre à jour le budget en conséquence.
• Envoyez des notes de remerciement aux sponsors, conférenciers, médias, partenaires, vendeurs, participants, etc.
• Mener une enquête après l'événement
• Établir un rapport après l'événement

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