FooEvents Lista di controllo definitiva per gli eventi (download gratuito)

Sia che stiate organizzando un concerto, un campo parrocchiale, una funzione scolastica, una raccolta fondi, una conferenza o un evento sportivo, ci sono una serie di attività comuni che devono essere svolte con cura affinché l'evento sia un successo. Può essere difficile identificare tutte queste attività, quindi per aiutarvi abbiamo compilato un elenco completo di compiti da tenere a mente quando pianificate il vostro prossimo evento.

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Abbiamo creato una versione PDF stampabile e una versione con foglio di calcolo, in modo che possiate personalizzarla con le vostre attività di pianificazione degli eventi.

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Pianificazione

Stabilire obiettivi e finalità dell'evento
Identificare i profili demografici e dei clienti
Creare temi e concetti per gli eventi
Determinare la data dell'evento e controllare che non ci siano eventi in conflitto.
Identificare le opzioni di location e di sede
Confermare relatori/presentatori/animatori
Confermare gli sponsor/partner
Ottenere stime dei costi per tutti gli interventi sopra descritti
Analizzare i bilanci degli eventi passati
Prezzi dei biglietti basati su ricerche di mercato
Confermare i costi e determinare le entrate e le uscite

Relatori/presentatori/animatori

Contratti firmati
Finalizzare le presentazioni
Ottenere foto e biografie
Confermare l'organizzazione del viaggio e dell'alloggio

Amministrazione

Confermare i prezzi dei biglietti
Confermare i pacchetti e i prezzi degli sponsor
Impostazione/abilitazione della registrazione online
Identificare le voci da sottoscrivere e i requisiti contabili.

Fornitori di servizi

Identificare una soluzione di biglietteria affidabile
Identificare i fornitori e i prestatori di servizi adatti (cibo, bevande, segnaletica, materiale promozionale, illuminazione, suono, ecc.)

Sede

Visitare la sede dell'evento e determinare l'area di registrazione, i posti a sedere, la segnaletica, il parcheggio, l'accesso per i disabili, ecc.
Richiedere una conferma scritta delle strutture e dei servizi forniti dalla sede il giorno dell'evento e nel periodo precedente.
Identificare eventuali permessi speciali, licenze o requisiti assicurativi.

Marketing

Elaborazione di un programma di pubblicità e sensibilizzazione
Creare pezzi pubblicitari come comunicati stampa, post sul blog, interviste, materiale pubblicitario, ecc.
Richiesta di loghi da parte di sponsor e partner
Creare inviti, manifesti, pubblicità, ecc.
Compilare un elenco di media e un kit per i media
Creare o aggiornare il sito/pagina dell'evento
Implementare la soluzione di ticketing
Creare una mailing list e integrarla con il sito web
Creare o aggiornare la pagina dell'evento su Facebook
Creare un video promozionale per il vostro evento e pubblicarlo sui canali sociali (Facebook, Twitter, Instagram e YouTube, ecc.).
Inserite il vostro evento nei calendari di eventi online
Creare una strategia di contenuti (targeting dei contenuti, canali per i comunicati stampa, strategia per gli influencer, ecc.)

Controlli finali prima dell'evento

Finalizzare le scadenze
Inviare promemoria ai partecipanti
Confermare le prenotazioni di viaggio e alloggio
Richiesta di copie delle presentazioni ai relatori/presentatori
Inviare i comunicati stampa finali e gli aggiornamenti sulle notizie
Confermare la planimetria e i posti a sedere
Confermare la presenza dei media
Designare i ruoli del personale (registrazione, social media, cibo, bevande, salute e sicurezza, assistenza ai VIP, assistenza ai relatori, audio, video, sicurezza, ecc.)
Formare i volontari
Preparare tutto il materiale necessario il giorno dell'evento (segnaletica, materiale promozionale, badge, sedie, tavoli, tovaglie, fiori, penne, trofei, regali, discorsi stampati, ecc.)
Redigere un piano di emergenza per gli eventi imprevisti (maltempo, mancata presentazione, ecc.).
Allestimento della sede
Stampare un elenco di tutti i partecipanti
Eseguire una prova delle attività critiche

Il giorno dell'evento

Eseguire i controlli dell'ultimo minuto
Stampate le informazioni di contatto di tutti i fornitori, partner, sponsor, relatori, volontari, personale ecc.
Informare il team prima dell'inizio dell'evento
Mantenete la calma e andate avanti. Ce l'hai fatta!

Evento successivo

Raccogliere e collazionare tutti i rapporti finanziari, le ricevute, le fatture, i dati di registrazione, ecc.
Compilare un rapporto sulle vendite e aggiornare di conseguenza il budget
Inviare note di ringraziamento a sponsor, relatori, meda, partner, fornitori, partecipanti ecc.
Condurre un sondaggio dopo l'evento
Rilascio di un rapporto post-evento

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