Of je nu een concert, kerkkamp, schoolfeest, geldinzameling, conferentie of sportwedstrijd plant, er zijn een aantal algemene taken die moeten worden uitgevoerd om het evenement tot een succes te maken. Het kan moeilijk zijn om al deze activiteiten te identificeren, dus om je te helpen hebben we een uitgebreide lijst samengesteld met taken die je moet onthouden bij het plannen van je volgende evenement.
Gratis download
We hebben een printvriendelijke PDF-versie en een spreadsheet-versie gemaakt, zodat je het kunt aanpassen met je eigen unieke activiteiten voor het plannen van evenementen.
GRATIS afdrukbare versie downloaden
Planning
- Doelstellingen van het evenement vaststellen
- Demografische en klantprofielen identificeren
- Creëer evenementthema's en concepten
- Bepaal de datum van het evenement en controleer op conflicterende evenementen
- Bepaal locatie- en locatieopties
- Sprekers/presentatoren/entertainers bevestigen
- Sponsors/partners bevestigen
- Ontvang kostenramingen voor al het bovenstaande
- Analyseer budgetten voor eerdere evenementen
- Prijs tickets op basis van marktonderzoek
- Bevestig kosten en bepaal inkomsten versus uitgaven
Sprekers/presentatoren/artiesten
- Contracten ondertekend
- Presentaties afronden
- Foto's en biografieën verkrijgen
- Bevestig reis- en verblijfsarrangementen
Administratie
- Bevestig ticketprijzen
- Sponsorpakketten en prijzen bevestigen
- Online registratie instellen/inschakelen
- Identificeer te verzekeren items en boekhoudkundige vereisten
Dienstverleners
- Identificeer een betrouwbare ticketingoplossing
- Identificeer geschikte leveranciers en dienstverleners (eten, drinken, bewegwijzering, promotiemateriaal, verlichting, geluid enz.)
Locatie
- Bezoek de locatie van het evenement en bepaal de registratiezone, zitplaatsen, bewegwijzering, parkeergelegenheid, toegang voor mindervaliden enz.
- Vraag om een schriftelijke bevestiging van de faciliteiten en diensten die de locatie biedt op de dag van het evenement en in de aanloop ernaartoe.
- Identificeer alle speciale vergunningen, licenties of verzekeringseisen
Marketing
- Een publiciteits- en bewustmakingsprogramma opstellen
- Publiciteitsstukken maken zoals persberichten, blogposts, interviews, advertentiemateriaal enz.
- Logo's aanvragen van sponsors en partners
- Maak uitnodigingen, posters, advertenties enz.
- Een medialijst en mediakit samenstellen
- De website/pagina van het evenement maken of bijwerken
- Ticketoplossing implementeren
- Maak een mailinglijst en integreer deze met de website
- De Facebook-eventpagina maken of bijwerken
- Maak een promovideo voor je evenement en plaats deze op sociale kanalen (Facebook, Twitter, Instagram en YouTube etc.)
- Voeg uw evenement toe aan online evenementenkalenders
- Creëer een contentstrategie (content targeting, persberichtkanalen, influencer strategie etc.)
Laatste controles voor het evenement
- Tijdlijnen afronden
- Herinneringen sturen naar deelnemers
- Bevestig reis- en accommodatieboekingen
- Vraag kopieën van presentaties aan bij sprekers/presentatoren
- Definitieve persberichten en nieuwsupdates versturen
- Bevestig plattegrond en zitplaatsen
- Aanwezigheid van de media bevestigen
- Wijs de rollen van het personeel aan (registratie, sociale media, eten, drinken, gezondheid en veiligheid, VIP-zorg, assistentie van sprekers, audio, visuals, beveiliging etc.)
- Vrijwilligers trainen
- Bereid alle materialen voor die nodig zijn op de dag van het evenement, zoals bewegwijzering, promotiemateriaal, badges, stoelen, tafels, tafelkleden, bloemen, pennen, trofeeën, geschenken, gedrukte toespraken enz.)
- Stel een noodplan op voor onvoorziene gebeurtenissen (slecht weer, no-shows enz.).
- Locatie instellen
- Een lijst met alle aanwezigen afdrukken
- Kritieke activiteiten uitproberen
Op de dag van het evenement
- Last minute controles uitvoeren
- Druk de contactgegevens af van alle verkopers, partners, sponsors, sprekers, vrijwilligers, personeel enz.
- Breng het team op de hoogte voordat het evenement begint
- Blijf kalm en ga door. Je kunt het!
Post evenement
- Verzamelen en vergelijken van alle financiële rapporten, bonnetjes, facturen, registratiegegevens enz.
- Een verkooprapport opstellen en het budget dienovereenkomstig bijwerken
- Stuur bedankbriefjes naar sponsors, sprekers, meda, partners, verkopers, deelnemers enz.
- Voer een enquête uit na het evenement
- Verslag uitbrengen na een evenement