FooEvents Ultimate Event Checklist (Download gratuito)

Quer esteja a planear um concerto, um acampamento de igreja, um evento escolar, uma angariação de fundos, uma conferência ou um evento desportivo, há uma série de tarefas comuns que têm de ser cumpridas para que o evento seja um sucesso. Pode ser difícil identificar todas estas actividades, por isso, para o ajudar, compilámos uma lista completa de tarefas a ter em conta ao planear o seu próximo evento.

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Criámos uma versão em PDF para impressão, bem como uma versão em folha de cálculo para que possa personalizá-la com as suas próprias actividades de planeamento de eventos.

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Planeamento

• Estabelecer metas e objectivos do evento
• Identificar perfis demográficos e de clientes
• Criar temas e conceitos de eventos
• Determinar a data do evento e verificar se há eventos conflituantes
• Identificar opções de localização e local
• Confirmar oradores/apresentadores/animadores
• Confirmar patrocinadores/parceiros
• Obter estimativas de custos para todos os itens acima
• Analisar orçamentos de eventos anteriores
• Preço dos bilhetes com base em estudos de mercado
• Confirmar os custos e determinar as receitas em relação às despesas

Oradores/Apresentadores/Entretenimento

• Contratos assinados
• Finalizar as apresentações
• Obter fotografias e biografias
• Confirmar a organização da viagem e do alojamento

Administração

• Confirmar os preços dos bilhetes
• Confirmar pacotes de patrocinadores e preços
• Configurar/ativar o registo em linha
• Identificar os elementos a subscrever e os requisitos contabilísticos

Prestadores de serviços

• Identificar uma solução fiável de emissão de bilhetes
• Identificar fornecedores e prestadores de serviços adequados (alimentos, bebidas, sinalética, material promocional, iluminação, som, etc.)

Local do evento

• Visitar o local do evento e determinar a área de registo, os lugares sentados, a sinalização, o estacionamento, o acesso para deficientes, etc.
• Solicitar uma confirmação por escrito das instalações e dos serviços prestados pelo local do evento no dia do evento e antes do mesmo
• Identificar quaisquer autorizações especiais, licenças ou requisitos de seguro

Marketing

• Elaborar um programa de publicidade e sensibilização
• Criar peças publicitárias, tais como comunicados de imprensa, publicações em blogues, entrevistas, material publicitário, etc.
• Solicitar logótipos de patrocinadores e parceiros
• Criar convites, cartazes, anúncios, etc.
• Compilar uma lista e um kit para os meios de comunicação social
• Criar ou atualizar o sítio/página web do evento
• Implementar uma solução de emissão de bilhetes
• Criar uma lista de distribuição e integrá-la no sítio Web
• Criar ou atualizar a página do evento no Facebook
• Criar um vídeo promocional para o seu evento e publicá-lo nos canais sociais (Facebook, Twitter, Instagram e YouTube, etc.)
• Enviar o seu evento para calendários de eventos em linha
• Criar uma estratégia de conteúdos (seleção de conteúdos, canais de comunicados de imprensa, estratégia de influenciadores, etc.)

Controlos finais antes do evento

• Finalizar os calendários
• Enviar lembretes aos participantes
• Confirmar as reservas de viagens e alojamento
• Pedir cópias das apresentações aos oradores/apresentadores
• Enviar comunicados de imprensa finais e actualizações de notícias
• Confirmar o plano do piso e dos lugares
• Confirmar a presença dos meios de comunicação social
• Designar as funções do pessoal (registo, redes sociais, alimentação, bebidas, saúde e segurança, assistência VIP, assistência aos oradores, áudio, imagens, segurança, etc.)
• Formar voluntários
• Preparar todos os materiais necessários no dia do evento, tais como sinalética, material promocional, crachás, cadeiras, mesas, toalhas de mesa, flores, canetas, troféus, brindes, discursos impressos, etc.)
• Elaborar um plano de emergência para acontecimentos imprevistos (mau tempo, não comparência, etc.)
• Local de instalação
• Imprimir uma lista de todos os participantes
• Fazer um ensaio das actividades críticas

No dia do evento

• Efetuar controlos de última hora
• Imprimir os contactos de todos os vendedores, parceiros, patrocinadores, oradores, voluntários, pessoal, etc.
• Informar a equipa antes do início do evento
• Mantém a calma e continua. Tu consegues!

Pós-evento

• Reunir e coligir todos os relatórios financeiros, recibos, facturas, dados de registo, etc.
• Elaborar um relatório de vendas e atualizar o orçamento em conformidade
• Enviar notas de agradecimento aos patrocinadores, oradores, meda, parceiros, vendedores, participantes, etc.
• Realizar um inquérito após o evento
• Emitir relatório pós-evento

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