FooEvents Ultimate Event Checklist (do pobrania za darmo)

Niezależnie od tego, czy planujesz koncert, obóz kościelny, imprezę szkolną, zbiórkę pieniędzy, konferencję czy imprezę sportową, istnieje szereg wspólnych zadań, które należy wykonać, aby wydarzenie zakończyło się sukcesem. Zidentyfikowanie wszystkich tych działań może być trudne, więc aby ci pomóc, przygotowaliśmy obszerną listę zadań, o których należy pamiętać podczas planowania następnego wydarzenia.

Bezpłatne pobieranie

Stworzyliśmy przyjazną do druku wersję PDF, a także wersję arkusza kalkulacyjnego, dzięki czemu możesz dostosować ją do własnych, unikalnych działań związanych z planowaniem wydarzeń.

Pobierz DARMOWĄ wersję do druku

Planowanie

Ustalenie celów i założeń wydarzenia
Identyfikacja profili demograficznych i profili klientów
Tworzenie motywów i koncepcji wydarzeń
Określenie daty wydarzenia i sprawdzenie, czy wydarzenia nie kolidują ze sobą.
Określenie opcji lokalizacji i miejsca
Potwierdzenie prelegentów/prezenterów/rozrywki
Potwierdzenie sponsorów/partnerów
Uzyskanie szacunkowych kosztów dla wszystkich powyższych rozwiązań
Analiza poprzednich budżetów imprez
Ceny biletów oparte na badaniach rynkowych
Potwierdzenie kosztów i określenie przychodów w stosunku do wydatków

Prelegenci/Prezenterzy/Entertainers

Podpisane umowy
Finalizowanie prezentacji
Uzyskaj zdjęcia i biografie
Potwierdzenie ustaleń dotyczących podróży i zakwaterowania

Administracja

Potwierdź ceny biletów
Potwierdzenie pakietów sponsorskich i cen
Konfiguracja/włączenie rejestracji online
Określenie pozycji podlegających ubezpieczeniu i wymogów księgowych

Dostawcy usług

Zidentyfikuj niezawodne rozwiązanie do sprzedaży biletów
Zidentyfikować odpowiednich dostawców i usługodawców (jedzenie, napoje, oznakowanie, materiały promocyjne, oświetlenie, dźwięk itp.)

Miejsce

Odwiedź miejsce wydarzenia i określ obszar rejestracji, miejsca siedzące, oznakowanie, parking, dostęp dla osób niepełnosprawnych itp.
Zażądać pisemnego potwierdzenia udogodnień i usług świadczonych przez obiekt w dniu wydarzenia i w okresie poprzedzającym wydarzenie.
Określenie wszelkich specjalnych zezwoleń, licencji lub wymogów ubezpieczeniowych

Marketing

Opracowanie programu promocji i podnoszenia świadomości
Tworzenie materiałów reklamowych, takich jak komunikaty prasowe, wpisy na blogach, wywiady, materiały reklamowe itp.
Żądanie logo od sponsorów i partnerów
Tworzenie zaproszeń, plakatów, reklam itp.
Przygotowanie listy mediów i zestawu materiałów dla mediów
Utworzenie lub aktualizacja strony internetowej wydarzenia
Wdrożenie rozwiązania do obsługi biletów
Utwórz listę mailingową i zintegruj ją ze stroną internetową.
Utwórz lub zaktualizuj stronę wydarzenia na Facebooku
Stwórz film promocyjny dla swojego wydarzenia i opublikuj go w kanałach społecznościowych (Facebook, Twitter, Instagram i YouTube itp.).
Prześlij swoje wydarzenie do kalendarza wydarzeń online
Tworzenie strategii treści (targetowanie treści, kanały publikacji prasowych, strategia influencerów itp.)

Końcowe kontrole przed wydarzeniem

Finalizacja harmonogramów
Wysyłanie przypomnień do uczestników
Potwierdzenie rezerwacji podróży i zakwaterowania
Poproś prelegentów/prezenterów o kopie prezentacji
Wysyłanie ostatecznych komunikatów prasowych i aktualizacji wiadomości
Potwierdzenie planu pięter i miejsc siedzących
Potwierdzenie obecności mediów
Wyznaczenie ról personelu (rejestracja, media społecznościowe, jedzenie, napoje, zdrowie i bezpieczeństwo, opieka nad VIP-ami, pomoc prelegentom, audio, wizualizacje, ochrona itp.)
Szkolenie wolontariuszy
Przygotowanie wszystkich materiałów potrzebnych w dniu wydarzenia, takich jak oznakowanie, materiały promocyjne, identyfikatory, krzesła, stoły, obrusy, kwiaty, długopisy, trofea, upominki, wydrukowane przemówienia itp.)
Opracowanie planu awaryjnego na wypadek nieprzewidzianych zdarzeń (zła pogoda, niestawienie się itp.).
Miejsce konfiguracji
Drukowanie listy wszystkich uczestników
Wykonaj próbne uruchomienie krytycznych działań

W dniu wydarzenia

Przeprowadzanie kontroli w ostatniej chwili
Wydrukuj dane kontaktowe wszystkich sprzedawców, partnerów, sponsorów, prelegentów, wolontariuszy, pracowników itp.
Poinformuj zespół przed rozpoczęciem wydarzenia
Zachowaj spokój i kontynuuj. Dasz radę!

Po wydarzeniu

Gromadzenie i zestawianie wszystkich raportów finansowych, rachunków, faktur, danych rejestracyjnych itp.
Sporządzanie raportów sprzedaży i odpowiednie aktualizowanie budżetu.
Wysyłanie podziękowań sponsorom, prelegentom, mediom, partnerom, sprzedawcom, uczestnikom itp.
Przeprowadzenie ankiety po wydarzeniu
Wydanie raportu po zdarzeniu

Bezpłatne pobieranie (do druku)