Caso práctico de Camp Fight: Pequeño evento sólo para socios, gran venta de entradas

Lucha en el campamento, a Gimnasio de Muay Thai en Ciudad del Cabo, recientemente dirigió una pequeña evento exclusivo para socios para su comunidad e invitados. El objetivo no era perseguir grandes volúmenes, sino llevar a cabo un amable, profesional, bien organizado para sus miembros. FooEvents ha proporcionado el mismo conjunto de herramientas básicas que utilizan eventos mucho mayores...Billetes QR, La tecnología de gestión de entradas permite a los usuarios gestionar sus entradas de forma rápida, sencilla y eficaz, sin los gastos generales ni las tarifas por entrada de las plataformas de terceros.

Configuración de FooEvents para un evento sólo para miembros

Su sitio ya utilizaba WooCommerce para vender ropa del club, y en función de sus requisitos, sólo necesitaban instalar el principal Plugin FooEvents para WooCommerce. El plugin principal de FooEvents para WooCommerce incluye la posibilidad de crear un evento, vender entradas con diferentes niveles de asientos, imprimir etiquetas para los asistentes, ver informes de ventas y registro, exportar asistentes, registrar asistentes y gestionar registros, es decir, todo lo que Camp Fight necesitaba para su evento. Una vez instalado, configuraron un nuevo producto, activaron las opciones de evento y venta de entradas y rellenaron los campos pertinentes. En sólo 10 minutos pudieron empezar a vender entradas.

Como se trataba de un sólo para socios mantuvieron la privacidad de la venta de entradas ocultando el producto del listado de la tienda mediante las opciones integradas de visibilidad del catálogo. La página de venta de entradas sólo se compartía con los socios. Los socios solían comprar entradas en nombre de amigos y familiares, y como se trataba de un sólo para socios evento, se entregaron entradas a los comprador en lugar de asistentes individuales. Esto facilitó la llegada, ya que el personal de la puerta conocía a la mayoría de los miembros y podía encontrarlos por su nombre en la aplicación FooEvents Check-ins cuando no había entradas disponibles. Los niveles de asientos se establecieron utilizando las variantes WooCommerce (dos zonas de ringside más asientos estándar) y se procesaron a través del bloque de caja WooCommerce y la aplicación de registro FooEvents. Yoco, una pasarela de pago local.

Comercializar un evento exclusivo para socios

Las entradas se vendieron en un simple plazo de tres semanas: anunciar la fecha, correr precios de venta anticipada en la primera semana, y luego insistir más en la última. El grupo de miembros de WhatsApp impulsó los mayores picos, seguido de carteles QR en el gimnasio. Un único correo electrónico recordatorio y menciones constantes en clase mantuvieron el impulso. El enfoque era adecuado para un público privado: mensajes directos y oportunos que convierten sin necesidad de complicados embudos.

Gestión de los check-ins

Por la noche, las puertas se abrieron a las 17:00 h con el primer combate en 18.00 h. La mayoría de las exploraciones se produjeron en un 20 minutos mediante el botón Aplicación FooEvents Check-ins, y la cola avanzó rápidamente. El equipo empezó con dos personas encargadas del registro en la entrada, pero la cola avanzaba tan rápido que pronto se redujo a una sola...famoso 13 años.

Dos configuraciones de Check-ins realmente ayudaron a acelerar las cosas: “Registrar todas las entradas en un orden” (ideal para familias y grupos de amigos) y “Auto check-ins,” lo que redujo el número de pasos necesarios para registrar las entradas. Algunos invitados trajeron impresiones, pero la mayoría presentaron las entradas en sus teléfonos; si alguien olvidaba una entrada o no la encontraba, el personal la encontraba al instante buscando el nombre del socio. En veinte Las entradas gratuitas se emitieron con antelación mediante códigos de descuento y la creación manual de entradas en la administración de WordPress, y no fue necesario realizar reembolsos ni transferencias.

En la fase previa, el equipo utilizó FooEvents’ built-in Stationery Builder como una práctica imprenta. Para una simple rifa, generaron 3×20 etiquetas por hoja (con líneas de corte), las recortaron y sacaron un ganador de un sombrero. Los asientos reservados en primera fila se marcaron imprimiendo los nombres de los asistentes en hojas A4 y pegándolas a las sillas.

Los resultados de un vistazo

150 entradas todo ello sin las habituales idas y venidas y conciliaciones manuales que solían consumir días. En comparación con el antiguo flujo de trabajo de EFT/DM/hoja de cálculo, este enfoque redujo los errores y el equipo calcula que FooEvents ahorró al menos 1.000 millones de euros. 30 horas de comunicación y administración, al tiempo que se da una sensación de control y no de caos.

“Una vez puesto en marcha, básicamente se ocupó de sí mismo. Lo único que tuvimos que hacer fue controlar las ventas, lo que supuso un gran cambio con respecto a cómo gestionábamos antes la venta de entradas. Antes era un trabajo enorme, que llevaba mucho tiempo y hacía que el evento pareciera mucho más estresante de lo necesario. Siempre habíamos evitado las soluciones de venta de entradas porque no eran eventos públicos, pero esto encajaba a la perfección: venta de entradas privadas en nuestra propia plataforma. Perfecto para nosotros”.” - Lucha en el campamento

Consejos y trucos para dirigir una pequeña evento exclusivo para socios con poder de nocaut

• Utilice FooEvents en su propio sitio WordPress. Mantenga la privacidad, el control y evite las comisiones por entrada.
• Empiece con una oferta anticipada y añada valor, no más descuentos. Camp Fight utilizó un sencillo sorteo para mantener la urgencia sin tener que competir por el precio.
• Ensaya el flujo. Pruebe la aplicación Check-ins, imprima etiquetas de muestra y tenga a mano una copia impresa de la lista de asistentes, aunque nunca la utilice.

Conclusión

FooEvents ayudó a que un pequeño evento de un club privado consiguiera el mismo rendimiento operativo que los grandes eventos (tickets QR, escaneado rápido, impresión de etiquetas e informes claros), al tiempo que se simplificaba la configuración y se controlaban los costes.