Los eventos híbridos -parte presenciales, parte virtuales- le permiten llegar a más gente sin duplicar su carga de trabajo. Con FooEvents y WooCommerce, En un evento híbrido, puede vender entradas, registrar a los invitados y celebrar sesiones en directo en línea o en un lugar físico utilizando un sistema central de gestión de eventos. En este artículo se explica cómo configurar y gestionar eventos híbridos que resulten coherentes y profesionales para todos los asistentes.
Introducción
Los mejores eventos existen ahora tanto en línea como fuera de línea. Los asistentes buscan flexibilidad: algunos quieren establecer contactos en persona, otros prefieren hacerlo desde casa. Para los organizadores, esto significa organizar un acto en dos entornos. Sin las herramientas adecuadas, es una pesadilla logística. Con FooEvents, sin embargo, la línea entre “online” y “presencial” desaparece.
Basado en WooCommerce, FooEvents le permite gestionar la venta de entradas, los registros y los datos de los asistentes desde el mismo lugar, tanto si sus invitados se presentan en el local como si se conectan desde el salón de su casa. No necesita dos sistemas, dos conjuntos de direcciones de correo electrónico ni duplicar los tipos de entradas. Sólo un proceso optimizado.
Por qué son importantes los eventos híbridos
Los eventos híbridos ya no son sólo una solución ante una pandemia: se han convertido en una ventaja estratégica. Le permiten:
- Ampliar el alcance: Permita que los asistentes remotos se unan desde cualquier parte del mundo.
- Reducir costes: La reducción de las limitaciones en materia de viajes y lugares de celebración se traduce en una mayor flexibilidad.
- Desarrollar la resiliencia: Si las condiciones meteorológicas o las restricciones afectan a la asistencia presencial, el acto seguirá celebrándose.
- Impulsa el compromiso: Los asistentes digitales pueden participar a través de encuestas, chats y retransmisiones en directo, mientras que los invitados presenciales se benefician de la energía compartida de estar allí.
Con la estructura adecuada, los eventos híbridos no duplican su carga de trabajo, sino que multiplican su impacto.
Paso 1: Cree su evento híbrido en WooCommerce
Cada configuración híbrida comienza con una página de eventos del producto WooCommerce.
En Productos → Añadir nuevo, Crea tu evento y elige si vas a ofrecer un único tipo de entrada o entradas separadas para los asistentes presenciales y los asistentes en línea.
A continuación, activa FooEvents en la configuración del producto y configura lo siguiente:
- Fecha y hora para sus sesiones en directo.
- Capacidad de entradas para ambos formatos (limitar las plazas presenciales, mantener abiertas las online).
- Campos de asistentes para recoger datos clave (por ejemplo, nombre, empresa, ubicación, necesidades dietéticas).
👉 Configuración del evento (Ayuda)
Paso 2: Añadir acceso virtual con Zoom
Si parte de su evento es virtual, puede vender fácilmente el acceso a Reuniones y seminarios web con Zoom utilizando FooEvents. Cuando los clientes compran una entrada virtual, reciben automáticamente su enlace de participación personalizado.
Esto garantiza un acceso seguro -sólo pueden entrar los asistentes registrados- y le evita tener que enviar manualmente las invitaciones.
Consejo profesional: Combine esto con la segmentación de las entradas (por ejemplo, “Admisión en persona” y “Acceso virtual”) para poder adaptar la comunicación y la logística de cada grupo.
Paso 3: Gestionar los check-ins para ambos públicos
Para el público in situ, utilice FooEvents Check-ins App para escanear códigos QR y marcar a los asistentes como llegados. La aplicación está disponible para iOS y Android-sin necesidad de hojas de cálculo manuales. Si prefiere registrar a los asistentes desde un ordenador, la aplicación FooEvents Plugin de facturación exprés te cubre las espaldas. Sea cual sea la plataforma que prefieras, tu equipo puede sincronizar múltiples dispositivos en tiempo real para que tus datos sean siempre precisos.
Para los participantes virtuales, la integración de Zoom marca automáticamente la asistencia cuando los usuarios se unen a una sesión. Esto significa que sus informes reflejarán a todos los participantes, independientemente de cómo hayan asistido.
Paso 4: Mantener la comunicación unificada
Los eventos híbridos prosperan cuando todos los asistentes se sienten incluidos. FooEvents envía automáticamente correos electrónicos con detalles personalizados, como indicaciones sobre cómo llegar al lugar de celebración para los asistentes presenciales o enlaces de conexión a Zoom para los que asisten desde lejos.
También puede añadir texto personalizado a cada tipo de billete, como por ejemplo
“¡Nos vemos en la sede a las 10 de la mañana!” para los asistentes físicos o
“¡Únete a la sesión en directo vía Zoom a las 10 AM PST!” para los virtuales.
Esa personalización reduce la confusión y mantiene la coherencia de su mensaje. Si utiliza herramientas de marketing como Brevo o Mailchimp, puede sincronizar los datos de los asistentes para recordatorios o seguimientos posteriores al evento.
Paso 5: Ofrecer una experiencia coherente
El mayor reto de los eventos híbridos es hacer que los invitados online se sientan parte de la acción. Considere la posibilidad de añadir:
- Sesiones de preguntas y respuestas en directo para que ambos públicos puedan interactuar simultáneamente.
- Materiales compartidos como diapositivas descargables o grabaciones disponibles a través de las confirmaciones de pedido de WooCommerce.
- Pausas en red utilizando salas virtuales para los participantes remotos mientras los invitados presenciales se reúnen en persona.
Incluso los pequeños detalles, como la coincidencia de la marca del evento en los correos electrónicos de las entradas, la señalización y los fondos de Zoom, hacen que la experiencia parezca intencionada y unificada.
Paso 6: Analiza tus resultados y planifica el siguiente
Después del acto, compruebe Informes FooEvents para obtener información sobre la venta total de entradas, la participación de los asistentes y las estadísticas de registro. Compara las tasas de participación entre tu público virtual y presencial para mejorar futuros eventos.
Los modelos híbridos funcionan mejor cuando se aprende de cada iteración. Puede que las sesiones virtuales hayan superado a las presenciales, o que haya obtenido mayores conversiones tras ofrecer un acceso doble. Esta información ayuda a optimizar precios, horarios y formatos a lo largo del tiempo.
👉 Informes de incidentes (Ayuda)
Conclusión
Los eventos híbridos no tienen por qué ser complicados. Con FooEvents, puede gestionar la venta de entradas, la gestión de asistentes y las sesiones en directo desde WooCommerce, sin necesidad de plataformas de eventos de terceros. Los asistentes disfrutarán de una experiencia coherente y profesional, y usted mantendrá todo bajo un mismo techo.
Si está preparado para ampliar su alcance sin duplicar su carga de trabajo, FooEvents le ofrece la flexibilidad y el control que necesita para que los eventos híbridos se realicen sin esfuerzo.
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