Tickets verkopen voor een virtueel evenement met FooEvents

De coronavirusziekte (COVID-19) heeft het leven van miljoenen mensen over de hele wereld diepgaand beïnvloed. Vooral de evenementenbranche heeft te maken met deze veranderingen en het vraagt van ons om ons aan te passen en creatieve oplossingen te vinden voor de problemen die zich voordoen. Wij van FooEvents zijn er om je te helpen en ervoor te zorgen dat je hebt wat je nodig hebt om je aan te passen aan deze uitdagingen.

Gezien de aard van je evenement heb je misschien geen andere keuze dan het uit te stellen of te annuleren. Veel fysieke evenementen, zoals workshops, seminars, meetups en trainingen, hebben echter de mogelijkheid om zich aan te passen en online te gaan. Dit vereist het gebruik van een combinatie van diensten, waaronder een video- of webinarstreamingservice en een e-mailmarketingtool.

Alleen online evenementen maken

In veel opzichten lijkt een virtueel evenement op een fysiek evenement. Het vereist nog steeds marketing, ticketverkoop, bezoekersbeheer en een geweldige ervaring voor de deelnemers. Het creëren van een evenement met behulp van FooEvents blijven ongewijzigd. Als je nieuw bent bij FooEventsvolg dan onze Aan de slag die je zal helpen bij het installeren van FooEvents en het opzetten van je eerste evenement. Als je eenmaal een evenement hebt gemaakt, kun je doorgaan naar de volgende sectie die de basisprincipes behandelt van het opzetten van een webinar en tickets verkopen met de details van het webinar.

Een webinar opzetten

Een webinar is een live streaming video waarbij een keynote spreker, of een groep sprekers, een presentatie geeft aan een groot publiek dat deelneemt met behulp van interactieve tools (polls, Q&A etc). Webinar platforms bieden meestal toegang door middel van pre-registraties en niet direct voorzien in de verkoop van tickets, dat is waar FooEvents kan helpen. Je moet een webinar maken met een platform zoals Zoom en verkoop dan toegang tot het webinar via je website met behulp van FooEvents.

De volgende handleiding helpt je bij het maken van je eerste webinar met Zoom:
– Aan de slag met een Zoom webinar

Voorinschrijvingen beheren

Webinars vereisen over het algemeen voorafgaande registratie. Dit wordt gedaan om de toegang tot het webinar te beperken (bijv. betalende deelnemers). FooEvents integreert nog niet direct met Zoom (Bewerken: lees deze blogpost) Als je al tickets voor je evenement hebt verkocht en in een later stadium besluit dat je mensen toegang wilt geven tot een webinar, moet je handmatig een CSV-lijst importeren van deelnemers in Zoom.

Hier vind je instructies voor het exporteren van je deelnemersgegevens vanuit FooEvents:

• Inloggen op uw WordPress Beheersgebied
• Bladeren naar Producten in het hoofdmenu
• Bewerk de relevante evenementproduct
• Scroll naar beneden naar de Productgegevens tabbladen
• Selecteer de Gebeurtenis exporteren tab
• Vink de optionele vakjes aan als je het volgende wilt toevoegen onbetaalde tickets en factureringsgegevens in de export
• Klik op de CSV van aanwezigen downloaden knop

Zodra je de bovenstaande stappen hebt voltooid, volg je deze instructies om de deelnemers voor de voorregistratie in Zoom te importeren.

Je kunt ook de registratie voor het webinar uitschakelen. De deelnemers moeten dan nog steeds hun naam en e-mailadres invoeren wanneer ze deelnemen aan het webinar. Houd er rekening mee dat als je dit doet, je er niet zeker van kunt zijn dat alle deelnemers toegang tot het evenement hebben gekocht, omdat het webinar in principe openbaar is en voor iedereen toegankelijk.

Voeg de webinarlink toe aan je tickets

Wanneer een deelnemer via je website toegang koopt tot het evenement, ontvangt hij/zij een ticket-e-mail. Je moet de link voor je webinar aan deze e-mail toevoegen. Deze kan worden gebruikt om de bezoeker naar de voorregistratie en het webinar te leiden.

Ga naar WordPress Beheerder > WooCommerce > Producten > Evenement om je evenement te bewerken. Scroll vervolgens naar beneden naar Productgegevens > Instellingen ticket en plak de link en instructies voor je webinar in de Inhoud e-mail ticket veld. Zorg ervoor dat je alle belangrijke informatie vermeldt, zoals in de schermafbeelding hierboven. Je kunt de webinarlink ook plaatsen in de Evenement Instellingen > Locatie veld zoals dit zich online bevindt.

Communiceer met deelnemers

Als je dit nog niet doet, raden we je aan de deelnemersinformatie voor je evenementen te exporteren als CSV-bestand en deze te importeren in een e-mailmarketingplatform zoals Mailchimp. Een platform zoals Mailchimp zorgt ervoor dat je professionele e-mails verstuurt naar al je deelnemers en belangrijke analyses kunt bekijken, zoals afleveringsrapporten. In de aanloop naar het evenement kun je verschillende berichten sturen en ervoor zorgen dat je deelnemers weten wat ze kunnen verwachten.

Bestaande gebeurtenissen converteren

Als je al tickets voor je evenement hebt verkocht, kun je het omzetten naar een virtueel evenement door een vergelijkbare aanpak als hierboven te volgen. Het is belangrijk om eventuele wijzigingen effectief te communiceren met deelnemers die al tickets hebben gekocht en hen te voorzien van alle benodigde informatie om deel te nemen aan je webinar.