Vous avez donc utilisé FooEvents à vendre des billets et le début de votre événement approche à grands pas. La ligne de départ étant en vue, vous devez vous assurer que vous êtes prêt à offrir à vos participants une expérience fluide et sans faille le jour de l'événement. Dans cet article, nous vous guiderons à travers les différentes fonctionnalités et outils proposés par FooEvents qui vous aideront à faire en sorte que votre prochain événement se déroule sans accroc.
Table des matières
- Préparation de l'événement
- Vente de billets lors de l'événement
- Gestion de l'enregistrement des participants
- Rapports
- Conclusion
Préparation de l'événement
Une équipe bien préparée, disposant des informations et des ressources nécessaires, associée à des participants bien informés, peut être la clé de la gestion de tout défi inattendu pouvant survenir au cours de l'événement.
Communiquer avec les participants par courrier électronique
En communiquant avec vos participants avant l'événement, vous vous assurez qu'ils savent exactement à quoi s'attendre et vous répondez à leurs éventuelles préoccupations. Voici quelques exemples de courriels que vous pourriez envoyer :
- Envoi des dossiers de bienvenue et confirmation des détails de l'inscription
- Envoyer des rappels automatisés avant le jour de l'événement
- Envoyer des rappels pour apporter quelque chose à l'événement ou à la réservation
- Communiquer les changements importants tels qu'un changement de lieu
- Mise en place de courriels automatisés au compte-gouttes pour susciter l'enthousiasme pour l'événement
Intégration de Mailchimp
FooEvents s'intègre également de manière transparente à Mailchimp qui permet d'ajouter automatiquement les participants à une liste d'audience Mailchimp lorsque les billets sont générés. Vous pouvez également spécifier des balises par défaut ou des balises spécifiques à l'événement qui peuvent être utilisées pour segmenter votre liste Mailchimp.
Si vous avez déjà vendu des billets ou des laissez-passer et que vous n'avez pas utilisé nos Intégration de MailchimpPour cela, il vous suffit d'exporter la liste des participants au format CSV et de l'importer dans Mailchimp ou tout autre système de gestion de la relation client (CRM) pour commencer à communiquer avec vos participants.
Exporter les informations sur les participants
Utiliser le Exportation CSV des participants pour télécharger une liste de tous les billets/réservations pour votre événement. Les données peuvent être formatées sous forme de feuille de calcul ou importées dans un système de gestion de la relation client (CRM) comme décrit dans la section précédente. Cette fonction est utile pour organiser et partager les données avec les autres membres de l'équipe et les parties prenantes.
Le jour de l'événement, il se peut qu'il y ait une coupure de courant, que la batterie de votre téléphone soit déchargée ou que vous perdiez votre ordinateur portable ou votre tablette. Utilisez l'exportation CSV des participants pour faire une copie papier de votre liste de participants et fournissez à chaque membre de votre équipe de gestion sa propre copie.
Conception et impression de la papeterie de votre événement
Utiliser le FooEvents Constructeur d'articles de papeterie pour fournir à vos invités des badges nominatifs, des bracelets, des billets, des badges, des certificats de participation et des étiquettes personnalisées.
Vente de billets lors de l'événement
Vendez et imprimez des billets dans votre établissement en utilisant FooEvents POS. FooEvents est le seul système de billetterie WordPress qui offre un système de billetterie événementielle sur mesure POS qui garantit que vos ventes de billets en ligne et en personne sont intégrées de manière transparente dans un seul et même système.
FooEvents POS est un plugin de point de vente en ligne pour WooCommerce qui fonctionne sur votre site et vous permet de vendre et d'imprimer des billets en personne et d'accepter des paiements à l'aide de terminaux Stripe et Square. Vous pouvez également utiliser FooEvents POS pour vendre des produits physiques tels que des boissons, de la nourriture et des marchandises.
Il peut être configuré pour enregistrer automatiquement les billets lorsque le paiement est effectué, ou vous pouvez émettre le billet et les enregistrer ultérieurement à l'aide des applications d'enregistrement FooEvents.
Gestion de l'enregistrement des participants
L'une des plus grandes frustrations des participants est la longue file d'attente pour s'inscrire ou entrer dans la salle. C'est pourquoi nous avons mis au point plusieurs outils pour que l'enregistrement soit un jeu d'enfant.
FooEvents Applications d'enregistrement
La gratuité FooEvents Applications d'enregistrement ont été utilisés pour scanner plus de 6 millions de billets de participants et ont été optimisés pour accélérer considérablement le processus d'admission. Lorsque le code QR ou le code-barres d'un billet est scanné, le statut de l'enregistrement du billet est mis à jour sur votre site en temps réel, ce qui permet à votre équipe de déterminer avec précision le nombre de personnes présentes (par le biais des applications et de la fonction Rapports FooEvents). Si l'internet tombe en panne, les applications FooEvents passeront automatiquement en mode hors ligne et veilleront à ce que les enregistrements se déroulent sans délai. Une fois la connexion rétablie, les applications synchroniseront automatiquement les nouveaux enregistrements comme si rien ne s'était passé.
FooEvents Enregistrements express
Les FooEvents Enregistrements express Le plugin ajoute une interface web à votre tableau de bord d'administration WordPress et peut être utilisé pour trouver les participants en quelques secondes. Vous pouvez même utiliser un lecteur de codes-barres portatif pour un enregistrement rapide et sans effort.
Pour en savoir plus sur la numérisation des billets ici.
Rapports
Une fois l'événement terminé, utilisez la fonction Rapports FooEvents pour mieux comprendre les ventes de billets et la fréquentation de votre événement ou de votre salle.
Vous pouvez également analyser les ventes de billets en ligne et en personne à l'aide de WooCommerce AnalyticsWooCommerce Analytique rapport de commande. FooEvents POS s'intègre à WooCommerce Analytics permettant de filtrer les commandes en ligne et les commandes POS ainsi que de segmenter davantage les résultats à l'aide des filtres intégrés.
Enfin, une fois l'événement terminé, vous pouvez exporter les participants dans un fichier CSV afin d'inclure les heures d'arrivée et de départ de chaque participant. Ce fichier peut être utilisé pour créer des rapports personnalisés, comme l'exigent certains pays.
Conclusion
L'organisation d'un événement réussi peut être une tâche difficile et stressante, mais avec les bons outils, elle peut être facilitée. FooEvents propose un ensemble complet de solutions qui peuvent vous aider à préparer votre événement, à vendre des billets en ligne et en personne, à gérer l'enregistrement des participants et à suivre les ventes de billets et la fréquentation grâce à des outils de création de rapports. En utilisant FooEvents, vous pouvez offrir à vos participants une expérience fluide et transparente tout en vous assurant que vous disposez de toutes les informations et ressources nécessaires pour faire face à tout défi inattendu pouvant survenir au cours de l'événement.
Si vous souhaitez en savoir plus sur le FooEvents, consultez notre site web visite guidée. Et lorsque vous serez prêt à vous lancer, rendez-vous sur notre site Web. la tarification pour choisir l'offre groupée qui vous convient le mieux.
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