Barcodes en QR-codes scannen met FooEvents en WooCommerce

Een van de grootste uitdagingen voor de meeste organisatoren van evenementen is het beheren van de toegang voor bezoekers. Zorgen voor een georganiseerde en gestage stroom van bezoekers check-ins is van cruciaal belang, en als dit niet efficiënt gebeurt, kan het leiden tot lange rijen en boze klanten. Om het inchecken van bezoekers te versnellen, voegt FooEvents automatisch een unieke barcode toe aan elk ticket. Deze barcodes vertegenwoordigen een ticket ID en kan worden gebruikt door FooEvents te identificeren en check-in deelnemers op uw evenement.

Dit artikel beschrijft alles wat je moet weten om barcodes en QR-codes succesvol te scannen met FooEvents.

Wat zijn barcodes en QR-codes?
Een scanner kopen
Een barcode- of QR-codescanner aansluiten
Uw scanner configureren
Tickets scannen
Bonus tips
Extra hulpbronnen

1. Wat zijn barcodes en QR-codes?

Barcodes en QR-codes zijn eenvoudigweg afbeeldingen die alfanumerieke waarden voorstellen. De afbeelding wordt gescand met een scanner, die in wezen gewoon een invoerapparaat is, net als een toetsenbord. Wanneer de scanner de afbeelding decodeert om de waarde te bepalen die de code vertegenwoordigt, stuurt hij de waarde terug naar je computer of mobiele apparaat. Als je barcodes of QR-codes gebruikt, hoef je de ticket ID niet handmatig in te voeren met een toetsenbord, kun je sneller inchecken en is de kans op menselijke fouten kleiner.

Hoewel QR-codes bepaalde voordelen bieden ten opzichte van barcodes, dienen barcodes en QR-codes hetzelfde doel als het gaat om het scannen van tickets gegenereerd door FooEvents. Dat gezegd hebbende, zou je kunnen merken dat QR codes makkelijker te scannen zijn, vooral bij weinig licht, wat het inchecken van deelnemers zou versnellen.

FooEvents maakt standaard gebruik van barcodes, maar je kunt QR-codes inschakelen via de hoofdinstellingen van FooEvents. Om dit te doen, logt u in op uw WordPress beheerdersgebiednavigeer naar FooEvents > Instellingen > Ontwerp ticket en vink de optie QR-codes inschakelen.

2. Een scanner kopen

Bij de aanschaf van een scanner moet je met een aantal dingen rekening houden:

FooEvents ondersteunt zowel barcodes als QR-codes, maar niet alle scanners ondersteunen beide formaten. Het is belangrijk dat je een scanner koopt die het formaat ondersteunt dat je gaat gebruiken.
Als u van plan bent de scanner te gebruiken met de FooEvents Check-ins apps op een iPhone is het belangrijk dat je een Bluetooth-scanner aanschaft, omdat iPhones geen USB-scanners ondersteunen.
Als u van plan bent om de scanner te gebruiken met de FooEvents Check-ins apps op een Android apparaat, is het belangrijk om te controleren of het apparaat Bluetooth of USB ondersteunt voordat u de scanner aanschaft.
Sommige scanners ondersteunen ook een draadloze optie die gebruik maakt van een draadloze USB-dongle. Controleer eerst of uw apparaat dit ondersteunt voordat u de scanner aanschaft.
Als je barcodes gebruikt, zorg dan dat de scanner 1D-code-128 barcodes ondersteunt.
Zie de barcode- en QR-codescanners die we aanbevelen

3. Een barcode- of QR-codescanner aansluiten

Bluetooth-scanners

Bluetooth-scanners worden op dezelfde manier gekoppeld als een Bluetooth-luidspreker, -hoofdtelefoon of -toetsenbord. Je moet naar de Bluetooth-instellingen op je apparaat gaan en ervoor zorgen dat Bluetooth is ingeschakeld. Vervolgens kun je de Bluetooth-scanner vinden in de lijst met beschikbare Bluetooth-apparaten. Vervolgens moet u de scanner verbinden/koppelen met het apparaat.

Open na het aansluiten een eenvoudige teksteditor zoals Kladblok of Teksteditor en scan de barcode of QR-code om te controleren of het apparaat correct werkt.

1. Koppel de Bluetooth-scanner aan uw apparaat

2. Scan een barcode of QR-code

3. Zorg ervoor dat de code wordt uitgevoerd naar uw apparaat

USB-scanners

USB-scanners werken op dezelfde manier als USB-toetsenborden. Sluit de scanner aan op de USB-poort en u kunt meteen scannen. Je kunt testen of de barcode correct wordt gescand door een eenvoudig tekstverwerkingsprogramma te openen, zoals Kladblok of Teksteditor, en vervolgens een barcode of QR-code te scannen. Wanneer je een barcode scant, zou er een nummer in de teksteditor moeten verschijnen dat overeenkomt met de barcode.

4. Uw scanner configureren

Scanners worden door verschillende fabrikanten gemaakt en worden geleverd met verschillende standaard fabrieksinstellingen. Bij uw scanner hoort een handleiding of pagina met een reeks barcodes. Elke streepjescode voert een ander commando uit wanneer deze wordt gescand, waardoor je je scanner naar behoefte kunt kalibreren en configureren.

Dit is een voorbeeld van een scannerinstellingenblad. De instellingen verschillen per fabrikant. Als je het instellingsblad kwijt bent, zoek dan op Googlen naar het merk en model van je apparaat en voeg de term 'Setup' of 'barcode setup sheet' toe.

Hier zijn enkele veelvoorkomende instelopties die mogelijk geconfigureerd moeten worden (verschilt per fabrikant):

Barcode codering - Afhankelijk van je apparaat kan het zijn dat het barcodes standaard in een ander formaat/andere codering scant. Zorg ervoor dat uw barcodescanner is ingesteld op Code-128.
Nieuwe regelretour inschakelen/uitschakelen - Zorg ervoor dat je je scanner zo configureert dat hij geen nieuwe regel toevoegt wanneer je een nummer scant. Dit kan problemen veroorzaken omdat de barcodenummers niet overeenkomen vanwege dit extra teken.
Taal - Zorg ervoor dat de barcodescanner is ingesteld op de juiste taal, anders kunnen er onverwachte tekens worden weergegeven tijdens het scannen.

De beste manier om te testen of je scanner correct scant, is door een standaard tekstverwerkingsprogramma zoals Kladblok of Teksteditor te openen en een barcode of QR-code te scannen om te controleren of de uitvoer correct is.

Zodra je je scanner hebt aangesloten en geconfigureerd, ben je klaar om tickets te gaan scannen.

5. Tickets scannen

Er zijn drie manieren waarop je tickets kunt scannen met FooEvents:

FooEvents Check-ins apps + ingebouwde apparaatcamera
FooEvents Check-ins apps + Bluetooth-scanner
FooEvents Snel inchecken + Bluetooth-scanner of USB-scanner

FooEvents Check-ins apps + ingebouwde camera

De FooEvents Check-ins apps kun je tickets scannen met de ingebouwde camera van het apparaat. De volgende video demonstreert hoe je dit doet:

Tickets scannen met de ingebouwde camera van het apparaat

Open de app en verbinding maken met je winkel
Schakel de Functie voor automatisch inchecken om check-ins te versnellen
Navigeer naar de evenementenlijst of selecteer de relevante evenement
Selecteer de barcodepictogram onderaan het scherm en tickets scannen
Er wordt een cameraweergave weergegeven, houd het apparaat ongeveer 10cm - 30cm (4″ - 12″) boven de streepjescode
Scan het ticket en inchecken de deelnemer
Je kunt tickets ook rechtstreeks vanuit het hoofdscherm van de app scannen. Hiermee worden alle evenementen doorzocht op een overeenkomend ticketnummer. Dit is handig als je meerdere evenementen tegelijk organiseert op dezelfde locatie.

FooEvents Check-ins apps + Bluetooth-scanner

Als je een Bluetooth-scanner wilt gebruiken om tickets te scannen, kun je deze aansluiten op je mobiele apparaat en de Bluetooth-optie inschakelen in de FooEvents Check-ins apps. De volgende video laat zien hoe je dit doet:

Tickets scannen met een Bluetooth-scanner

Sluit de Bluetooth-scanner naar uw apparaat.
Open de FooEvents Check-ins app en Inloggen
Ga naar de app Instellingen
inschakelen de Bluetooth-barcodescanner instelling
Navigeer naar de evenementenlijst of selecteer de relevante evenement
Selecteer de barcodepictogram onderaan het scherm en tickets scannen

FooEvents Express Check-ins uitbreiding + Bluetooth of USB scanner:

De FooEvents Snel inchecken plugin is een uitbreiding voor FooEvents die het mogelijk maakt om bezoekers te zoeken vanuit je WordPress admingebied met behulp van een gekoppelde Bluetooth of USB barcodescanner. Je hebt ook de mogelijkheid om deelnemers automatisch in te checken om het proces verder te versnellen. FooEvents Express Check-ins kan worden gebruikt op je desktop computer of op een tablet met een gekoppelde barcode scanner. De volgende video laat zien hoe je een Bluetooth-scanner aansluit op een iPad en tickets scant met behulp van de FooEvents Express Check-in interface.

Scan tickets op je desktop of tablet

Sluit een USB of Bluetooth-scanner naar uw desktopcomputer
Ga naar je WordPress Beheersgebied > FooEvents > Express inchecken in uw desktopbrowser
inschakelen Automatisch zoeken - Het zoekvak geeft automatisch gegevens weer terwijl u typt
inschakelen Automatisch inchecken - De bezoeker wordt automatisch gemarkeerd als "Ingecheckt" als er een ticket-ID wordt gevonden die overeenkomt met de zoekcriteria. Dit is bedoeld om tijd te besparen, vooral bij het gebruik van een barcodescanner.
Plaats de cursor in de tekstvak
Een ticket scannen en de ticket-ID wordt weergegeven in het tekstvak

6. Bonus tips

1. Als je problemen ondervindt bij het gebruik van gewone 1D streepjescodes, probeer dan QR-codes te gebruiken, omdat deze over het algemeen minder scanfouten opleveren en kleiner kunnen worden afgedrukt zonder negatieve effecten.
2. Zorg voor voldoende licht en contrast bij het scannen en probeer scannen in omgevingen met weinig licht te vermijden.
3. Zorg ervoor dat de barcodes of QR-codes niet te dicht bij elkaar staan, omdat ze de scanner kunnen verwarren.
4. Schakel de optie Automatisch inchecken in om het ticketvalidatieproces te versnellen.
5. Test, test en nog eens test. Zorg ervoor dat je de workflow van het afrekenen volledig begrijpt en dat je barcodes kunt scannen in de evenementomgeving.
6. Er kan van alles gebeuren, dus zorg voor een goed back-up plan. Afhankelijk van de grootte van je evenement kan het een goed idee zijn om een lijst exporteren van alle deelnemers en de gegevens beschikbaar hebben als spreadsheet, zowel in geprinte vorm als op papier. Dit kan de dag redden als je telefoon zoekraakt, de stroom uitvalt of het internet uitvalt.