Comment préparer les grands événements comme un pro avec FooEvents - FooEvents

Comment se préparer à de grands événements comme un pro avec FooEvents

Lorsque vous enregistrez des milliers de participants à un événement, chaque seconde compte. Même si vous avez moins de 1 000 participants, un retard d'une seconde pour chaque enregistrement équivaut à plus de 16 minutes de temps perdu. Dans cet article, nous allons partager avec vous quelques conseils qui vous aideront à accélérer votre processus d'enregistrement et vous permettront de réussir votre prochain grand événement.

Mise à jour de tous les plugins et applications FooEvents

Cela peut sembler évident, mais d'après notre expérience, il s'agit d'une étape qui est souvent négligée. Nous vous recommandons de mettre à jour tous vos plugins FooEvents et le fichier FooEvents Application Check-ins sur tous les appareils que vous utiliserez pour enregistrer les participants environ deux semaines avant l'événement, afin de vous assurer que vous disposez de la dernière version des produits. C'est aussi très important pour vérifier que tout fonctionne correctement bien avant le jour de l'événement !

Configurer les applications d'enregistrement de FooEvents pour des enregistrements plus rapides

Par défaut, le FooEvents Application Check-ins mettre à jour l'écran de la liste des billets après avoir scanné un billet. Cela permet de s'assurer que le statut d'enregistrement de tous les participants est mis à jour si vous avez plusieurs points d'entrée. Si vous organisez un événement avec des milliers de participants, la mise à jour de cette liste après chaque scan peut prendre de précieuses secondes et ralentir le processus d'enregistrement. Vous pouvez toutefois éviter cela en configurant l'application pour qu'elle effectue des enregistrements automatiques. Cela signifie que lorsqu'un billet est scanné, l'application enregistre automatiquement le participant et revient à l'écran de scannage, ce qui accélère considérablement le processus d'enregistrement. L'application n'aura pas besoin de revenir à la liste des billets à chaque fois qu'un billet est scanné, vous n'aurez donc pas besoin de la resynchroniser à chaque fois.

L'application Check-ins comprend également une fonction qui vous permet de scanner un code-barres et d'enregistrer automatiquement les autres participants qui font partie de la même commande. Cela devrait accélérer l'enregistrement des groupes ou des familles qui arrivent ensemble.

Pour activer ces paramètres, vous pouvez suivre les étapes suivantes :

  • Se connecter à l'espace FooEvents Application Check-ins
  • Aller à Paramètres
  • Activer Enregistrement automatique
  • Activer Enregistrement Même commande de billets

Utiliser l'enregistrement express FooEvents avec un lecteur de codes-barres externe

La manière la plus rapide et la plus fiable de scanner un code-barres est de scanner le billet à l'aide d'un lecteur de codes-barres 1D avec la fonction FooEvents Enregistrements express extension. Tout comme l'application, l'interface FooEvents Express Check-ins propose une option d'enregistrement automatique. Lorsqu'elle est activée, l'interface procède à l'enregistrement automatique d'un participant si un numéro de billet est trouvé dans le système. C'est de loin le moyen le plus rapide et le plus fiable d'enregistrer les participants à votre événement.

Prévoir le pire des scénarios

Tout peut mal tourner et le fait de prévoir le pire des scénarios vous aidera à surmonter la tempête et à éviter une catastrophe. Assurez-vous d'être prêt en disposant de plusieurs méthodes de gestion des participants à l'entrée. Commencez par utiliser l'application FooEvents Check-ins. Si les applications rencontrent des difficultés techniques ou si vos appareils sont endommagés ou volés, utilisez l'interface FooEvents Express Check-ins comme solution de rechange. Elle est accessible sur la plupart des appareils tels que les ordinateurs, les tablettes et les téléphones portables en vous connectant à votre zone d'administration WordPress. En cas de panne d'Internet, veillez à ce que la liste des participants soit disponible sous forme de feuille de calcul sur plusieurs appareils. En cas de panne de courant et de batterie déchargée, veillez à disposer de plusieurs copies papier de la liste des participants afin de pouvoir enregistrer les participants manuellement. Nous recommandons de classer les données de la liste imprimée de la manière suivante ID du billet afin de faciliter la recherche des billets.

Les participants peuvent être exportés sous forme de fichier CSV et imprimés sous forme de feuille de calcul. Voici les étapes à suivre :

  • Naviguer vers l'événement dans le WordPress Admin Area
  • Aller à la page Produit onglet événement
  • Cliquez sur le bouton intitulé Télécharger le fichier CSV des participants
  • Cette opération permet de générer une liste de participants auxquels des billets ont été attribués pour cet événement particulier.

Veillez à ce que votre site web soit optimisé pour un trafic important

Votre site web sera probablement très fréquenté au moment de la mise en vente des billets ainsi qu'à l'approche du jour de l'événement. Veillez à ce que votre site fonctionne aussi rapidement que possible en mettant en place un service de mise en cache efficace. Il existe différents plugins de mise en cache, mais nous avons trouvé que WP Rocket est le plus facile à utiliser et le plus robuste en termes de compatibilité avec d'autres plugins et thèmes.

WP Rocket comprend également ces autres fonctions d'optimisation du site web :

  • Minimise les CSS, JavaScript et HTML
  • Supprime le JavaScript qui bloque le rendu
  • Tirer parti de la mise en cache du navigateur
  • Optimisation des polices de caractères Google
  • Support CDN
  • Optimisation de la base de données

Assurez-vous que vous disposez d'une connexion internet fiable

Lors d'événements de grande envergure, il se peut que vous ayez besoin de plusieurs personnes pour scanner les codes-barres et enregistrer les participants. L'application FooEvents Check-ins vous permet de vous connecter à l'application sur plusieurs appareils en même temps. Si vous utilisez l'application FooEvents Check-ins sur plusieurs appareils, il est préférable de s'assurer que chaque appareil est connecté à Internet afin que l'application puisse communiquer avec votre base de données en temps réel pour s'assurer qu'un participant n'a pas été enregistré sur l'un des autres appareils. L'application d'enregistrement FooEvents dispose également d'un mode hors ligne, mais cette fonction fonctionne mieux si vous n'utilisez qu'un seul appareil pour scanner les codes-barres.

Veuillez noter que si vous utilisez des lecteurs de codes-barres physiques, vous devrez utiliser un lecteur de codes-barres par appareil. Il n'est pas possible de connecter plusieurs lecteurs de codes-barres au même appareil mobile utilisant l'application FooEvents Check-ins.

Vendre des billets en personne lors de l'événement

FooEvents POS (point de vente) est un plugin de point de vente en ligne pour WooCommerce qui fonctionne sur votre propre serveur et vous permet de vendre et d'imprimer des billets en personne. Vous pouvez également utiliser FooEvents POS pour vendre des produits physiques avec des fonctionnalités avancées de point de vente. FooEvents POS peut être acheté individuellement ou dans le cadre du programme Offre groupée pour les points de vente pour des économies supplémentaires.

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