Como se preparar para grandes eventos como um profissional com FooEvents - FooEvents

Como se preparar para grandes eventos como um profissional com o FooEvents

Quando se está a fazer o check-in de milhares de participantes num evento, todos os segundos contam. Mesmo que tenha menos de 1.000 participantes, um atraso de um segundo em cada check-in equivale a mais de 16 minutos de tempo perdido. Nesta publicação, partilhamos algumas sugestões profissionais que ajudarão a acelerar o seu processo de check-in e a garantir que é um sucesso no seu próximo grande evento.

Atualizar todos os plugins e aplicações FooEvents

Isto pode parecer óbvio, mas, na nossa experiência, é um passo que é frequentemente ignorado. Recomendamos que actualize todos os seus plugins FooEvents e o Aplicação de check-ins FooEvents em todos os dispositivos que vai utilizar para fazer o check-in dos participantes cerca de duas semanas antes do evento, para garantir que tem a versão mais recente dos produtos. É também muito importante para testar se tudo funciona corretamente, muito antes do dia do evento!

Configurar as Apps de Check-ins FooEvents para check-ins mais rápidos

Por defeito, o Aplicação de check-ins FooEvents atualizar o ecrã de listagem de bilhetes depois de digitalizar um bilhete. Isto destina-se a garantir que o estado de check-in de todos os participantes é atualizado, caso tenha vários pontos de entrada. Se estiver a organizar um evento com milhares de participantes, a atualização desta lista após cada leitura pode ocupar segundos valiosos e atrasar o processo de check-in. No entanto, pode evitar esta situação configurando a aplicação para efetuar check-ins automáticos. Isto significa que, quando um bilhete é digitalizado, a aplicação efectua automaticamente o check-in do participante e regressa ao ecrã de digitalização, o que acelera significativamente o processo de check-in. A aplicação não terá de regressar à lista de bilhetes sempre que um bilhete for digitalizado, pelo que não será necessário voltar a sincronizar de cada vez.

A aplicação Check-ins também inclui uma funcionalidade que permite digitalizar um código de barras e, em seguida, efetuar automaticamente o check-in de outros participantes que também façam parte da mesma ordem. Isto deverá tornar o registo de grupos ou famílias que chegam juntos muito mais rápido.

Para ativar estas definições, pode seguir estes passos:

  • Iniciar sessão no Aplicação de check-ins FooEvents
  • Ir para Definições
  • Ativar Check-in automático
  • Ativar Check-in Mesmo Encomendar bilhetes

Utilizar o FooEvents Express Check-ins com um leitor de códigos de barras externo

A forma mais rápida e fiável de digitalizar um código de barras é digitalizar o bilhete utilizando um leitor de códigos de barras 1D com o FooEvents Check-ins expresso extensão. Tal como a aplicação, a interface FooEvents Express Check-ins oferece uma opção de check-in automático. Quando ativada, a interface fará o check-in automático de um participante se um ID de bilhete for encontrado no sistema. Esta é, de longe, a forma mais rápida e fiável de fazer o check-in dos participantes no seu evento.

Planear o pior cenário possível

Tudo pode correr mal e planear o pior cenário possível ajudá-lo-á a enfrentar a tempestade e a evitar uma catástrofe. Certifique-se de que está preparado, dispondo de vários métodos de gestão dos participantes à entrada. Comece por utilizar a aplicação FooEvents Check-ins. Se as aplicações apresentarem dificuldades técnicas ou se os seus dispositivos forem danificados/roubados, utilize a interface FooEvents Express Check-ins como alternativa. Pode ser acedida na maioria dos dispositivos, como computadores, tablets e telemóveis, iniciando sessão na sua Área de Administração do WordPress. Se a Internet cair, certifique-se de que tem a lista de participantes disponível como uma folha de cálculo em vários dispositivos. Se faltar a eletricidade e a bateria ficar descarregada, certifique-se de que tem várias cópias impressas da lista de participantes disponíveis para que possa registar os participantes manualmente. Recomendamos que os dados da lista impressa sejam ordenados por ID do bilhete pois assim será mais fácil encontrar os bilhetes.

Os participantes podem ser exportados como um ficheiro CSV e impressos como uma folha de cálculo. Eis os passos a seguir:

  • Navegar para o evento no Área de administração do WordPress
  • Ir para o Produto separador de eventos
  • Clicar no botão com o título Descarregar CSV de participantes
  • Isto irá gerar uma lista de participantes a quem foram atribuídos bilhetes para este evento específico

Certifique-se de que o seu sítio Web está optimizado para tráfego intenso

É provável que o seu sítio Web fique muito ocupado quando os bilhetes forem postos à venda, bem como mais perto do dia do evento. Certifique-se de que o seu sítio Web funciona o mais rapidamente possível, implementando um serviço de cache eficaz. Existem vários plug-ins de cache disponíveis, no entanto, descobrimos que WP Foguetão para ser o mais fácil de utilizar e o mais robusto em termos de compatibilidade com outros plugins e temas.

WP Foguetão também inclui estas outras funcionalidades de otimização de sítios Web:

  • Minimiza CSS, JavaScript e HTML
  • Remove o JavaScript de bloqueio de renderização
  • Aproveita o cache do navegador
  • Otimização do Google Font
  • Suporte CDN
  • Otimização da base de dados

Certifique-se de que dispõe de uma ligação fiável à Internet

Para grandes eventos, pode ser necessário ter mais do que uma pessoa a ler códigos de barras e a registar os participantes. A aplicação FooEvents Check-ins permite-lhe iniciar sessão na aplicação em vários dispositivos ao mesmo tempo. Se estiver a utilizar a aplicação FooEvents Check-ins em vários dispositivos como este, será melhor garantir que cada dispositivo esteja ligado à Internet, para que a aplicação possa comunicar com a sua base de dados em tempo real, a fim de garantir que um participante não foi registado utilizando um dos outros dispositivos. A aplicação FooEvents Check-ins também tem um modo offline, mas esta funcionalidade funciona melhor se estiver a utilizar apenas um dispositivo para ler códigos de barras.

Tenha em atenção que, se estiver a utilizar leitores de códigos de barras físicos, terá de utilizar um leitor de códigos de barras por dispositivo. Não é possível ligar vários leitores de códigos de barras ao mesmo dispositivo móvel com a aplicação FooEvents Check-ins.

Vender bilhetes pessoalmente no evento

FooEvents POS (ponto de venda) é um plugin de ponto de venda baseado na web para WooCommerce que funciona no seu próprio servidor e permite-lhe vender e imprimir bilhetes pessoalmente. Também é possível usar o FooEvents POS para vender produtos físicos com recursos avançados de ponto de venda. O FooEvents POS pode ser adquirido individualmente ou como parte do pacote Pacote de ponto de venda para poupanças adicionais.

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