Wie man sich mit FooEvents wie ein Profi auf große Veranstaltungen vorbereitet

Sie haben FooEvents verwendet, um Tickets verkaufenund nun steht Ihre große Veranstaltung kurz bevor. Wenn Sie bei einer Veranstaltung Tausende von Teilnehmern einchecken müssen, zählt jede Sekunde. Selbst wenn Sie weniger als 1.000 Teilnehmer haben, bedeutet eine Verzögerung von einer einzigen Sekunde für jeden Check-in über 16 Minuten verlorene Zeit. In diesem Beitrag geben wir Ihnen einige Profi-Tipps an die Hand, mit denen Sie den Check-in-Prozess beschleunigen und sicherstellen können, dass Ihre nächste Großveranstaltung ein voller Erfolg wird.

Aktualisieren Sie alle FooEvents-Plugins und Anwendungen

Dies mag offensichtlich erscheinen, aber unserer Erfahrung nach wird dieser Schritt oft übersehen. Wir empfehlen, dass Sie alle Ihre FooEvents-Plugins und die FooEvents Check-ins App auf allen Geräten, die Sie zum Einchecken der Teilnehmer verwenden werden, ca. 2 Wochen vor Ihrer Veranstaltung, um sicherzustellen, dass Sie die neueste Version der Produkte haben. Außerdem ist es sehr wichtig um zu testen, ob alles richtig funktioniert, und zwar rechtzeitig vor dem Veranstaltungstag!

Konfigurieren Sie die FooEvents Check-ins Apps für schnellere Check-ins

Standardmäßig wird die FooEvents Check-ins App den Bildschirm mit der Ticketliste nach dem Scannen eines Tickets aktualisieren. Dadurch wird sichergestellt, dass der Check-in-Status aller Teilnehmer aktualisiert wird, wenn Sie mehrere Eintrittspunkte haben. Wenn Sie eine Veranstaltung mit Tausenden von Teilnehmern durchführen, kann das Aktualisieren dieser Liste nach jedem Scan wertvolle Sekunden in Anspruch nehmen und den Check-in-Prozess verlangsamen. Sie können dies jedoch vermeiden, indem Sie die App so konfigurieren, dass sie automatische Check-ins durchführt. Das heißt, wenn ein Ticket gescannt wird, wird der Teilnehmer automatisch eingecheckt und zum Scan-Bildschirm zurückgekehrt, was den Check-in-Prozess erheblich beschleunigt. Die App muss nicht jedes Mal zur Ticketliste zurückkehren, wenn ein Ticket gescannt wird, so dass Sie nicht jedes Mal eine neue Synchronisierung vornehmen müssen.

Die Check-ins-App enthält auch eine Funktion, mit der Sie einen Barcode scannen und dann automatisch auch andere Teilnehmer einchecken können, die zur selben Bestellung gehören. Dies sollte das Einchecken von Gruppen oder Familien, die gemeinsam anreisen, deutlich beschleunigen.

Um diese Einstellungen zu aktivieren, können Sie die folgenden Schritte ausführen:

Anmeldung zum FooEvents Check-ins App
Gehe zu Einstellungen
Aktivieren Sie Automatisches Einchecken
Aktivieren Sie Check-in Gleiche Tickets bestellen

Verwenden Sie FooEvents Express Check-ins mit einem externen Barcode-Scanner

Die schnellste und zuverlässigste Art, einen Barcode zu scannen, ist das Scannen des Tickets mit einem 1D-Barcodescanner mit der FooEvents Express Check-ins Erweiterung. Ähnlich wie die App bietet die FooEvents Express Check-ins-Schnittstelle eine Auto-Check-in-Option. Wenn diese aktiviert ist, checkt die Schnittstelle einen Teilnehmer automatisch ein, wenn eine Ticket-ID im System gefunden wird. Dies ist bei weitem die schnellste und zuverlässigste Methode zum Einchecken von Teilnehmern bei Ihrer Veranstaltung.

Planen Sie für den schlimmsten Fall

Alles kann schief gehen, und wenn Sie sich auf den schlimmsten Fall vorbereiten, können Sie dem Sturm trotzen und eine Katastrophe verhindern. Stellen Sie sicher, dass Sie vorbereitet sind, indem Sie verschiedene Methoden zur Verwaltung der Teilnehmer am Eingang bereithalten. Beginnen Sie mit der App FooEvents Check-ins. Wenn die Apps technische Schwierigkeiten haben oder Ihre Geräte beschädigt/gestohlen werden, verwenden Sie die FooEvents Express Check-ins-Schnittstelle als Ausweichmöglichkeit. Sie ist auf den meisten Geräten wie Computern, Tablets und Mobiltelefonen zugänglich, wenn Sie sich in Ihrem WordPress-Verwaltungsbereich anmelden. Falls das Internet ausfällt, stellen Sie sicher, dass die Teilnehmerliste als Tabelle auf mehreren Geräten verfügbar ist. Für den Fall, dass der Strom ausfällt und Ihr Akku leer ist, sollten Sie mehrere gedruckte Exemplare der Teilnehmerliste bereithalten, damit Sie die Teilnehmer manuell einchecken können. Wir empfehlen, die Daten in der gedruckten Liste nach folgenden Kriterien zu ordnen Ticket-ID Das erleichtert das Auffinden der Tickets.

Die Teilnehmer können als CSV-Datei exportiert und als Tabellenkalkulation ausgedruckt werden. Hier sind die Schritte:

Suchen Sie das Ereignis in der WordPress Verwaltungsbereich
Gehen Sie zum Produkt Event-Tab
Klicken Sie auf die Schaltfläche mit der Aufschrift CSV der Teilnehmer herunterladen
Dadurch wird eine Liste der Teilnehmer erstellt, denen Tickets für diese Veranstaltung zugewiesen wurden.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Website für hohe Besucherzahlen optimiert ist

Ihre Website wird wahrscheinlich sehr stark frequentiert werden, wenn die Tickets in den Verkauf gehen, aber auch kurz vor dem Tag der Veranstaltung. Stellen Sie sicher, dass Ihre Website so schnell wie möglich läuft, indem Sie einen effektiven Caching-Dienst einrichten. Es gibt verschiedene Caching-Plugins, aber wir haben Folgendes gefunden WP Rakete ist am einfachsten zu benutzen und am robustesten in Bezug auf seine Kompatibilität mit anderen Plugins und Themes.

WP Rakete umfasst auch diese anderen Funktionen zur Website-Optimierung:

Verringert CSS, JavaScript und HTML
Entfernt Rendering-blockierendes JavaScript
Nutzung des Browser-Caching
Google Font-Optimierung
CDN-Unterstützung
Optimierung der Datenbanken

Stellen Sie sicher, dass Sie eine zuverlässige Internetverbindung haben

Bei großen Veranstaltungen benötigen Sie möglicherweise mehr als eine Person, die Barcodes scannt und Teilnehmer eincheckt. Mit der FooEvents Check-ins App können Sie sich auf mehreren Geräten gleichzeitig bei der App anmelden. Wenn Sie die FooEvents Check-ins App auf mehreren Geräten verwenden, sollten Sie sicherstellen, dass jedes Gerät mit dem Internet verbunden ist, damit die App in Echtzeit mit Ihrer Datenbank kommunizieren kann, um sicherzustellen, dass ein Teilnehmer nicht über eines der anderen Geräte eingecheckt wurde. Die FooEvents Check-ins App hat auch einen Offline-Modus, aber diese Funktion funktioniert am besten, wenn Sie nur ein Gerät zum Scannen von Barcodes verwenden.

Bitte beachten Sie, dass Sie bei der Verwendung von physischen Barcode-Scannern einen Barcode-Scanner pro Gerät verwenden müssen. Es ist nicht möglich, mehrere Barcode-Scanner mit demselben mobilen Gerät zu verbinden, auf dem die FooEvents Check-ins App läuft.

Verkaufen Sie Tickets persönlich auf der Veranstaltung

FooEvents POS (Verkaufsstelle) ist ein webbasiertes Point-of-Sale-Plugin für WooCommerce, das auf Ihrem eigenen Server läuft und es Ihnen ermöglicht, Tickets persönlich zu verkaufen und zu drucken. Sie können auch FooEvents POS verwenden, um physische Produkte mit erweiterten Verkaufsfunktionen zu verkaufen. FooEvents POS können Sie einzeln oder als Teil des Point-of-Sale-Paket für zusätzliche Einsparungen.