Come prepararsi ai grandi eventi come un professionista con FooEvents - FooEvents

Come prepararsi ai grandi eventi come un professionista con FooEvents

Quando si effettua il check-in di migliaia di partecipanti a un evento, ogni secondo è importante. Anche se i partecipanti sono meno di 1.000, un ritardo di un solo secondo per ogni check-in equivale a oltre 16 minuti di tempo perso. In questo post condivideremo alcuni consigli professionali che vi aiuteranno a velocizzare il processo di check-in e a garantire il successo del vostro prossimo grande evento.

Aggiornare tutti i plugin e le applicazioni FooEvents

Questo potrebbe sembrare ovvio, ma secondo la nostra esperienza è un passaggio che spesso viene trascurato. Si consiglia di aggiornare tutti i plugin FooEvents e il file App FooEvents Check-in su tutti i dispositivi che utilizzerete per il check-in dei partecipanti circa 2 settimane prima dell'evento per assicurarvi di avere la versione più recente dei prodotti. È anche molto importante per verificare che tutto funzioni correttamente con largo anticipo rispetto al giorno dell'evento!

Configurare le app FooEvents Check-ins per velocizzare i check-in

Per impostazione predefinita, l'opzione App FooEvents Check-in aggiornare la schermata dell'elenco dei biglietti dopo la scansione di un biglietto. Questo serve a garantire l'aggiornamento dello stato di check-in di tutti i partecipanti nel caso in cui ci siano più punti di ingresso. Se si gestisce un evento con migliaia di partecipanti, l'aggiornamento di questo elenco dopo ogni scansione può richiedere secondi preziosi e rallentare il processo di check-in. Tuttavia, è possibile evitare questo problema configurando l'applicazione in modo che esegua il check-in automatico. Ciò significa che quando un biglietto viene scansionato, l'app esegue automaticamente il check-in del partecipante e torna alla schermata di scansione, velocizzando notevolmente il processo di check-in. L'applicazione non dovrà tornare all'elenco dei biglietti ogni volta che viene scansionato un biglietto, quindi non sarà necessario risincronizzarsi ogni volta.

L'applicazione Check-in include anche una funzione che consente di scansionare un codice a barre e di effettuare automaticamente il check-in di altri partecipanti che fanno parte dello stesso ordine. Questo dovrebbe rendere molto più veloce il check-in di gruppi o famiglie che arrivano insieme.

Per attivare queste impostazioni si può procedere come segue:

  • Accedere al sito App FooEvents Check-in
  • Vai a Impostazioni
  • Abilitazione Check-in automatico
  • Abilitazione Check-in Stesso Ordine Biglietti

Utilizzate il Check-in Express FooEvents con uno scanner di codici a barre esterno

Il modo più rapido e affidabile per scansionare un codice a barre è quello di scansionare il biglietto utilizzando uno scanner di codici a barre 1D con il Check-in espresso FooEvents estensione. Come l'applicazione, l'interfaccia FooEvents Express Check-ins offre un'opzione di check-in automatico. Se attivata, l'interfaccia esegue automaticamente il check-in di un partecipante se nel sistema viene trovato un ID biglietto. Questo è di gran lunga il modo più veloce e affidabile per effettuare il check-in dei partecipanti all'evento.

Pianificare lo scenario peggiore

Tutto può andare storto e pianificare lo scenario peggiore vi aiuterà a superare la tempesta e a prevenire una catastrofe. Assicuratevi di essere preparati disponendo di vari metodi per gestire i partecipanti all'ingresso. Iniziate utilizzando l'app FooEvents Check-ins. Se le app presentano problemi tecnici o i vostri dispositivi sono danneggiati/rubati, utilizzate l'interfaccia FooEvents Express Check-ins come ripiego. È accessibile sulla maggior parte dei dispositivi, come computer, tablet e telefoni cellulari, accedendo all'area amministrativa di WordPress. In caso di interruzione di Internet, assicuratevi di avere a disposizione l'elenco dei partecipanti come foglio di calcolo su più dispositivi. Se manca la corrente e la batteria si scarica, assicuratevi di avere a disposizione più copie cartacee dell'elenco dei partecipanti, in modo da poter controllare manualmente i partecipanti. Si consiglia di ordinare i dati dell'elenco stampato in base a ID biglietto in quanto in questo modo sarà più facile trovare i biglietti.

I partecipanti possono essere esportati come file CSV e stampati come foglio di calcolo. Ecco i passaggi:

  • Navigare fino all'evento nella cartella Area amministrativa WordPress
  • Vai al sito Prodotto scheda evento
  • Cliccate sul pulsante con la dicitura Scarica il CSV dei partecipanti
  • Questo genera un elenco dei partecipanti a cui sono stati assegnati i biglietti per questo particolare evento.

Assicuratevi che il vostro sito web sia ottimizzato per il traffico pesante

È probabile che il vostro sito web sia molto trafficato quando i biglietti vengono messi in vendita e anche in prossimità del giorno dell'evento. Assicuratevi che il vostro sito web funzioni il più velocemente possibile implementando un efficace servizio di caching. Esistono diversi plugin per il caching, ma noi abbiamo trovato WP Rocket è il più facile da usare e il più robusto in termini di compatibilità con altri plugin e temi.

WP Rocket include anche queste altre funzioni di ottimizzazione del sito web:

  • Riduce al minimo CSS, JavaScript e HTML
  • Rimuove il JavaScript che blocca il rendering
  • Sfrutta la cache del browser
  • Ottimizzazione di Google Font
  • Supporto CDN
  • Ottimizzazione del database

Assicuratevi di avere una connessione internet affidabile

Per eventi di grandi dimensioni potrebbe essere necessario avere più di una persona che scansiona i codici a barre e controlla i partecipanti. L'applicazione FooEvents Check-ins consente di accedere all'applicazione su più dispositivi contemporaneamente. Se si utilizza l'applicazione FooEvents Check-ins su più dispositivi, sarebbe meglio assicurarsi che ogni dispositivo sia connesso a Internet, in modo che l'applicazione possa comunicare con il database in tempo reale per assicurarsi che un partecipante non sia stato registrato su uno degli altri dispositivi. L'applicazione FooEvents Check-in dispone anche di una modalità offline, ma questa funzione funziona meglio se si utilizza un solo dispositivo per la scansione dei codici a barre.

Se si utilizzano scanner di codici a barre fisici, è necessario utilizzare uno scanner di codici a barre per ogni dispositivo. Non è possibile collegare più scanner di codici a barre allo stesso dispositivo mobile che esegue l'applicazione FooEvents Check-in.

Vendete i biglietti di persona all'evento

FooEvents POS (punto vendita) è un plugin per il punto vendita basato sul web per WooCommerce che funziona sul vostro server e vi permette di vendere e stampare biglietti di persona. È inoltre possibile utilizzare FooEvents POS per vendere prodotti fisici con funzioni avanzate di punto vendita. FooEvents POS può essere acquistato singolarmente o come parte del pacchetto FooEvents POS. Bundle per il punto vendita per un ulteriore risparmio.

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