Cómo preparar grandes eventos como un profesional con FooEvents

Ha utilizado FooEvents para vender entradasy ahora su gran evento se acerca rápidamente. Cuando se registra a miles de asistentes a un evento, cada segundo cuenta. Incluso si tiene menos de 1.000 asistentes, un retraso de un solo segundo en cada registro equivale a más de 16 minutos de tiempo perdido. En este artículo compartiremos algunos consejos profesionales que le ayudarán a agilizar el proceso de registro y garantizar que su próximo gran evento sea un éxito.

Actualizar todos los plugins y aplicaciones FooEvents

Esto puede parecer obvio, pero según nuestra experiencia es un paso que a menudo se pasa por alto. Le recomendamos que actualice todos sus plugins FooEvents y el archivo FooEvents Check-ins App en todos los dispositivos que vaya a utilizar para registrar a los asistentes unas 2 semanas antes de su evento para asegurarse de que dispone de la última versión de los productos. También es muy importante para comprobar que todo funciona correctamente antes del día del evento.

Configure las aplicaciones FooEvents Check-ins Apps para agilizar los check-ins

Por defecto, el FooEvents Check-ins App actualizar la pantalla de listado de entradas después de escanear una entrada. Esto es para asegurar que el estado de registro de todos los asistentes se actualiza en caso de tener múltiples puntos de entrada. Si está organizando un evento con miles de asistentes, la actualización de esta lista después de cada escaneo puede ocupar valiosos segundos y ralentizar el proceso de registro. Sin embargo, puede evitarlo configurando la aplicación para que realice registros automáticos. Esto significa que cuando se escanea una entrada, se registra automáticamente al asistente y se vuelve a la pantalla de escaneado, lo que acelera considerablemente el proceso de registro. La aplicación no tendrá que volver a la lista de entradas cada vez que se escanee una entrada, por lo que no tendrá que volver a sincronizarla cada vez.

La aplicación Check-ins también incluye una función que le permitirá escanear un código de barras y registrar automáticamente a otros asistentes que formen parte del mismo pedido. Esto debería agilizar el registro de grupos o familias que llegan juntos.

Para activar esta configuración, siga estos pasos:

Inicie sesión en FooEvents Check-ins App
Ir a Ajustes
Activar Auto Check-in
Activar Facturación Pedir entradas

Utilice FooEvents Express Check-ins con un lector de códigos de barras externo

La forma más rápida y fiable de escanear un código de barras es escanear el billete utilizando un escáner de códigos de barras 1D con la función FooEvents Registro exprés extensión. Al igual que la aplicación, la interfaz FooEvents Express Check-ins ofrece una opción de registro automático. Cuando está activada, la interfaz registra automáticamente a un asistente si se encuentra una identificación de entrada en el sistema. Esta es, con diferencia, la forma más rápida y fiable de facturar a los asistentes a su evento.

Planificar para el peor de los casos

Cualquier cosa puede salir mal y la planificación para el peor de los casos le ayudará a capear el temporal y evitar una catástrofe. Asegúrese de estar preparado disponiendo de varios métodos para gestionar a los asistentes en la entrada. Empiece utilizando la aplicación FooEvents Check-ins. Si las aplicaciones experimentan dificultades técnicas o sus dispositivos resultan dañados/robados, utilice la interfaz FooEvents Express Check-ins como alternativa. Es accesible en la mayoría de dispositivos como ordenadores, tabletas y teléfonos móviles accediendo a su Área de Administración WordPress. Si se corta Internet, asegúrese de tener la lista de asistentes disponible como hoja de cálculo en varios dispositivos. Si se va la luz y se queda sin batería, asegúrese de disponer de varias copias impresas de la lista de asistentes para poder registrarlos manualmente. Recomendamos ordenar los datos de la lista impresa por ID del billete ya que así será más fácil encontrar las entradas.

Los asistentes pueden exportarse como archivo CSV e imprimirse como hoja de cálculo. Estos son los pasos:

Navegar hasta el evento en el WordPress Área de administración
Ir a la Producto pestaña de eventos
Haga clic en el botón Descargar CSV de asistentes
Esto generará una lista de asistentes a los que se han asignado entradas para este evento en particular

Asegúrese de que su sitio web está optimizado para el tráfico intenso

Es probable que su sitio web esté muy concurrido cuando se pongan a la venta las entradas, así como cuando se acerque el día del evento. Asegúrese de que su sitio web funciona lo más rápido posible implementando un servicio de almacenamiento en caché eficaz. Hay varios plugins de caché disponibles, sin embargo, hemos encontrado Cohete WP por ser el más fácil de usar y el más robusto en cuanto a su compatibilidad con otros plugins y temas.

Cohete WP también incluye estas otras funciones de optimización de sitios web:

Reduce CSS, JavaScript y HTML
Elimina el JavaScript que bloquea la visualización
Aprovecha la caché del navegador
Optimización de Google Font
Compatibilidad con CDN
Optimización de la base de datos

Asegúrese de que dispone de una conexión a Internet fiable

En el caso de grandes eventos, es posible que necesite que más de una persona escanee los códigos de barras y registre a los asistentes. La aplicación FooEvents Check-ins le permite iniciar sesión en la aplicación en varios dispositivos al mismo tiempo. Si utiliza la aplicación FooEvents Check-ins en varios dispositivos, será mejor que se asegure de que todos los dispositivos están conectados a Internet para que la aplicación pueda comunicarse con su base de datos en tiempo real y asegurarse de que no se ha registrado a un asistente utilizando uno de los otros dispositivos. La aplicación FooEvents Check-ins también dispone de un modo offline, pero esta función funciona mejor si sólo se utiliza un dispositivo para escanear códigos de barras.

Tenga en cuenta que si utiliza escáneres de códigos de barras físicos, deberá utilizar un escáner de códigos de barras por dispositivo. No es posible conectar varios escáneres de códigos de barras al mismo dispositivo móvil con la aplicación FooEvents Check-ins.

Vender entradas en persona en el acto

FooEvents POS (punto de venta) es un complemento de punto de venta basado en web para WooCommerce que se ejecuta en su propio servidor y le permite vender e imprimir entradas en persona. También puede utilizar FooEvents POS para vender productos físicos con funciones avanzadas de punto de venta. FooEvents POS puede adquirirse individualmente o como parte del paquete Paquete de punto de venta para ahorrar más.