Hoe voor te bereiden op grote evenementen als een pro met FooEvents - FooEvents

Hoe je je als een pro voorbereidt op grote evenementen met FooEvents

Wanneer je duizenden bezoekers incheckt op een evenement, telt elke seconde. Zelfs als je minder dan 1.000 deelnemers hebt, komt een vertraging van één seconde voor elke check-in neer op meer dan 16 minuten verloren tijd. In dit bericht delen we een aantal professionele tips waarmee je het incheckproces kunt versnellen en ervoor kunt zorgen dat je slaagt op je volgende grote evenement.

Update alle FooEvents plugins en apps

Dit lijkt misschien voor de hand liggend, maar in onze ervaring is het een stap die vaak over het hoofd wordt gezien. We raden je aan om al je FooEvents plugins en de FooEvents Check-ins app op alle apparaten die je gaat gebruiken om bezoekers in te checken ongeveer 2 weken voor je evenement om er zeker van te zijn dat je de laatste versie van de producten hebt. Het is ook erg belangrijk om ruim voor de dag van het evenement te testen of alles goed werkt!

Configureer de FooEvents Check-ins Apps voor snellere check-ins

Standaard wordt de FooEvents Check-ins app het scherm met de ticketlijst bijwerken na het scannen van een ticket. Dit is om ervoor te zorgen dat de incheckstatus van alle bezoekers wordt bijgewerkt als je meerdere toegangspunten hebt. Als je een evenement met duizenden deelnemers organiseert, kan het bijwerken van deze lijst na elke scan kostbare seconden in beslag nemen en het inchecken vertragen. Je kunt dit echter voorkomen door de app zo te configureren dat hij automatisch incheckt. Dit betekent dat wanneer een ticket wordt gescand, de bezoeker automatisch wordt ingecheckt en terugkeert naar het scanscherm, wat het inchecken aanzienlijk versnelt. De app hoeft niet elke keer terug te keren naar de ticketlijst als een ticket wordt gescand, dus je hoeft niet elke keer opnieuw te synchroniseren.

De Check-ins app bevat ook een functie waarmee je een barcode kunt scannen en vervolgens automatisch andere bezoekers kunt inchecken die ook deel uitmaken van dezelfde bestelling. Dit zou het inchecken van groepen of families die samen arriveren veel sneller moeten maken.

Volg deze stappen om deze instellingen in te schakelen:

  • Aanmelden bij de FooEvents Check-ins app
  • Ga naar Instellingen
  • inschakelen Automatisch inchecken
  • inschakelen Inchecken Zelfde Tickets Bestellen

Gebruik FooEvents Express Check-ins met een externe barcodescanner

De snelste en meest betrouwbare manier om een barcode te scannen is door het ticket te scannen met een 1D-barcodescanner met de FooEvents Snel inchecken uitbreiding. Net als de app, biedt de FooEvents Express Check-ins interface een auto check-in optie. Wanneer deze optie is ingeschakeld, zal de interface een bezoeker automatisch inchecken als er een ticket ID wordt gevonden in het systeem. Dit is verreweg de snelste en meest betrouwbare manier om bezoekers in te checken op je evenement.

Plan voor het ergste scenario

Er kan van alles misgaan en door te plannen voor het ergste scenario kun je de storm doorstaan en een ramp voorkomen. Zorg ervoor dat je voorbereid bent door verschillende methoden te hebben voor het beheren van bezoekers bij de ingang. Begin met het gebruik van de FooEvents Check-ins app. Als de apps technische problemen ondervinden of als je apparaten beschadigd of gestolen zijn, gebruik dan de FooEvents Express Check-ins interface als noodoplossing. Het is toegankelijk op de meeste apparaten, zoals computers, tablets en mobiele telefoons door in te loggen op uw WordPress Admin Area. Als het internet uitvalt, zorg er dan voor dat de deelnemerslijst beschikbaar is als spreadsheet op meerdere apparaten. Als de stroom uitvalt en je batterij leeg raakt, zorg er dan voor dat je meerdere gedrukte exemplaren van de deelnemerslijst beschikbaar hebt, zodat je deelnemers handmatig kunt inchecken. We raden aan de gegevens in de afgedrukte lijst te ordenen volgens ticket ID Dit maakt het gemakkelijker om de tickets te vinden.

De deelnemers kunnen worden geëxporteerd als CSV-bestand en afgedrukt als spreadsheet. Dit zijn de stappen:

  • Blader naar de gebeurtenis in de WordPress Beheersgebied
  • Ga naar de Product tabblad evenement
  • Klik op de knop met het label CSV van deelnemers downloaden
  • Dit genereert een lijst met deelnemers die tickets hebben gekregen voor dit specifieke evenement.

Zorg ervoor dat je website is geoptimaliseerd voor veel verkeer

Je website zal waarschijnlijk erg druk worden wanneer de kaartjes in de verkoop gaan en ook dichter bij de dag van het evenement. Zorg ervoor dat je website zo snel mogelijk draait door een effectieve caching service te implementeren. Er zijn verschillende caching plugins beschikbaar, maar wij hebben het volgende gevonden WP Raket het makkelijkst te gebruiken en het meest robuust in termen van compatibiliteit met andere plugins en thema's.

WP Raket bevat ook deze andere functies voor websiteoptimalisatie:

  • Minimaliseert CSS, JavaScript en HTML
  • Verwijdert renderblokkerend JavaScript
  • Maakt gebruik van caching in de browser
  • Google lettertype optimalisatie
  • CDN-ondersteuning
  • Optimalisatie database

Zorg voor een betrouwbare internetverbinding

Voor grote evenementen heb je misschien meer dan één persoon nodig die barcodes scant en aanwezigen incheckt. Met de FooEvents Check-ins App kun je inloggen op meerdere apparaten tegelijk. Als je de FooEvents Check-ins App gebruikt op meerdere apparaten, dan kun je er het beste voor zorgen dat elk apparaat verbonden is met het internet, zodat de app in real-time kan communiceren met je database om er zeker van te zijn dat een bezoeker niet is ingecheckt met een van de andere apparaten. De FooEvents Check-ins App heeft ook een offline modus, maar deze functie werkt het beste als je maar één apparaat gebruikt om barcodes te scannen.

Let op: als u fysieke barcodescanners gebruikt, moet u één barcodescanner per apparaat gebruiken. Het is niet mogelijk om meerdere barcodescanners aan te sluiten op hetzelfde mobiele apparaat waarop de FooEvents Check-ins App draait.

Verkoop tickets persoonlijk op het evenement

FooEvents POS (verkooppunt) is een web-based point of sale plugin voor WooCommerce die draait op uw eigen server en stelt u in staat om te verkopen en afdrukken van tickets in-persoon. U kunt ook gebruik maken van FooEvents POS om fysieke producten te verkopen met geavanceerde point of sale functies. FooEvents POS kan afzonderlijk worden gekocht of als onderdeel van de Bundel verkooppunten voor extra besparingen.

Abonneer je op onze nieuwsbrief

Ontvang als eerste productupdates en speciale aanbiedingen

    Winkelwagen