Cómo crear un potente sistema de reservas de viajes en WordPress

En esta entrada del blog, exploraremos cómo un sistema de reservas de visitas guiadas puede simplificar tanto las reservas en línea como las presenciales, y convertirse en una herramienta inestimable para gestionar sus reservas y asistentes de forma eficaz.

Hace poco tuve el placer de asistir a WordCamp Europa 2024 en Turín, Italia. La conferencia fue una gran experiencia, y disfruté conectando con un montón de gente nueva de WordPress. Al ser mi primera vez en Italia, también aproveché para explorar algunos de sus tesoros. Dos de los más destacados fueron una ruta gastronómica a pie por Turín y una visita a la ciudad de Roma. Ambas aventuras fueron fantásticas, y el proceso de reserva fue bastante sencillo. Sin embargo, lo que más me llamó la atención fue que ambas empresas dependían totalmente de sistemas de reserva de viajes de terceros y ninguna ofrecía la posibilidad de reservar un viaje en sus propios sitios web. Naturalmente, esto me hizo pensar en cómo FooEvents podría haberse utilizado para eliminar intermediarios, aumentar las conversiones, reducir las comisiones y mejorar la experiencia tanto de los operadores como de los clientes.

Teniendo esto en cuenta, vamos a ver cómo podemos utilizar FooEvents y WordPress para crear un sistema completo de reservas de viajes. Esto es lo que vamos a cubrir:

• Qué buscar en un buen sistema de reservas de viajes
• Cómo configurar su sistema de reservas de viajes
  • Primeros pasos con FooEvents
  • Crear una visita con reserva
  • Mostrar visitas guiadas en su sitio web
  • Vender entradas con el punto de venta FooEvents
• Gestión de reservas
• Validación de las entradas de los asistentes

Qué buscar en un buen sistema de reservas de viajes #

A la hora de seleccionar un sistema de reservas de viajes, deben tenerse en cuenta varias características y factores clave para garantizar que satisface las necesidades de una empresa turística. Estos son los aspectos importantes que hay que tener en cuenta:

• Posibilidades de reserva en línea: Debe permitir a los clientes reservar viajes en línea sin esfuerzo. Esto incluye un diseño adaptable que funcione bien tanto en ordenadores de sobremesa como en dispositivos móviles, proporcionando una experiencia de reserva fluida en todas las plataformas.
• Gestión de la disponibilidad en tiempo real: El sistema debe proporcionar información actualizada en tiempo real sobre la disponibilidad de viajes para evitar el exceso de reservas y garantizar que los clientes reciban información precisa.
• Confirmación y comunicación automatizadas: Las confirmaciones automáticas por correo electrónico, los recordatorios y las actualizaciones sobre las reservas deben ser características estándar. Esto reduce las tareas de comunicación manual y mantiene a los clientes bien informados.
• Procesamiento de pagos: Las opciones de pago seguras y flexibles son cruciales. El sistema debe admitir múltiples métodos de pago y divisas, ofrecer transacciones seguras e integrarse con las pasarelas de pago más populares.
• Accesibilidad móvil: Un sistema con una aplicación móvil o un diseño adaptado a dispositivos móviles le permite gestionar las reservas y los recursos sobre la marcha, garantizando flexibilidad y accesibilidad.
• Capacidades de integración: Asegúrese de que el sistema puede integrarse con otras herramientas y plataformas que utilice, como software de contabilidad, servicios de marketing por correo electrónico y sistemas de gestión de clientes.
• Análisis de datos e informes: Para tomar decisiones empresariales con conocimiento de causa y optimizar las operaciones, es esencial contar con herramientas sólidas de elaboración de informes que proporcionen información sobre las ventas, el comportamiento de los clientes y las tendencias de las reservas.
• Comprobación/validación de billetes: Las entradas deben incluir un código QR que pueda escanearse para validar la entrada del asistente.

Cómo configurar su sistema de reservas de viajes #

Vamos a utilizar FooEvents para configurar nuestro sistema de reservas. Si aún no conoce FooEvents, se trata de una plataforma de eventos, venta de entradas y reservas creada para WooCommerce que funciona con WordPress. FooEvents incluye todo lo necesario para crear un potente sistema de reservas de viajes y se ejecutará en su propio sitio web WordPress y está disponible en un número de lenguas. Esto significa que usted tendrá la plena propiedad de su plataforma y podrá personalizarla en función de sus necesidades específicas. Dado que utilizamos WooCommerce como plataforma de comercio electrónico, podrá aprovechar cientos de procesadores de pagos, análisis, compatibilidad móvil y mucho más.

Primeros pasos con FooEvents #

FooEvents funciona con WordPress sitios web que tienen WooCommerce instalado, por lo que para utilizar FooEvents, tendrá que adquirir un paquete de alojamiento con un proveedor de alojamiento web. FooEvents funciona sin problemas con la mayoría de los proveedores de alojamiento web que soportan WordPress y WooCommerce, sin embargo, si usted es nuevo en WordPress, tenemos una lista de alojamientos web populares que hemos probado con FooEvents para su mayor tranquilidad.

FooEvents consta de un complemento central llamado FooEvents para WooCommerce. Este plugin incluye toda la funcionalidad esencial que hace posible vender entradas para eventos de un solo día. A continuación, ofrecemos otros extensiones que añaden funcionalidades adicionales que no son necesarias para todos los eventos. En este artículo, vamos a configurar un sistema de reservas turísticas que utiliza los siguientes plugins, todos ellos incluidos en el paquete FooEvents Paquete de reservas:

• FooEvents para WooCommerce: Funciones básicas de eventos y venta de entradas a WooCommerce.
• FooEvents Reservas: Añade la posibilidad de crear franjas horarias reservables que los asistentes pueden elegir al comprar una entrada.
• FooEvents Campos de asistente personalizados: Capture datos personalizados de los asistentes, como preferencias dietéticas, requisitos de accesibilidad, etc.
• Calendario FooEvents: Añada a su sitio web una vista de calendario de todas sus franjas horarias reservables.

También vamos a instalar el FooEvents Punto de venta que nos permitirá vender billete en un local o puesto de venta de entradas. En FooEvents Punto de venta Las extensiones pueden adquirirse por separado y sólo son necesarias si tiene intención de vender entradas en persona.

Una vez que su sitio está configurado y WooCommerce está instalado y configurado, tendrá que instalar las extensiones FooEvents. Como se ha mencionado anteriormente en este artículo, vamos a instalar una serie de extensiones incluidas en el paquete FooEvents Paquete de reservaspor lo que le recomendamos que adquiera este paquete. Una vez que lo haya comprado y descargado los plugins, inicie sesión en su sitio web WordPress y navegue hasta Plugins > Añadir nuevo y cargar y activar los plugins FooEvents.

El FooEvents requiere muy poca configuración y ma mayoría de los FooEvents Ajustes son opcionales, pero le recomiendo que consulte las principales FooEvents Ajustes y configura FooEvents según sea necesario. Una vez hecho esto, estarás listo para configurar tu primer viaje.

Crear una visita con reserva #

Ahora viene la parte divertida, configurar la venta de entradas en su sistema de reservas de viajes. FooEvents básicamente añade la funcionalidad de eventos y reservas a los productos WooCommerce estándar. Si ya estás familiarizado con WooCommerce, este proceso debería resultarte muy familiar.

Ajustes estándar del producto

En primer lugar, vaya a Productos > Añadir nuevo y cree un producto. Rellene los campos estándar del producto WooCommerce, como el título, las imágenes destacadas, las categorías, las etiquetas, la descripción, etc.

Tipos de billetes

A continuación, vamos a utilizar los atributos y variaciones incorporados en WooCommerce para crear tres tipos de entradas diferentes denominadas Standard, Child y Senior, cada una de ellas vendida a un precio diferente. Para empezar, vaya a la página Fichas de datos del producto y cambiando el tipo de producto a Producto variable. A continuación, vaya al Atributos y cree un atributo llamado Tipo de billete. En el campo de valores, introduzca las tres opciones siguientes: Estándar|Niño|Senior. Asegúrese de que el Visible en la página del producto y Se utiliza para las opciones de variación y, a continuación, pulse la tecla Guardar atributos botón.

A continuación, vaya a la página Variaciones y pulse la tecla Generar variaciones botón. Edite el precio de cada variación y permitir Descargable y Virtual antes de pulsar la tecla Guardar cambios botón. Este proceso configurará sus diferentes tipos de entradas con los precios adecuados y se asegurará de que estén correctamente configurados como productos virtuales y descargables en WooCommerce.

Configuración de eventos

Ahora vamos a activar la funcionalidad FooEvents. En la ventana Fichas de datos del productodiríjase a la página Configuración de eventos y habilite el producto como un evento. Esto añadirá varias pestañas FooEvents a la sección Datos del producto y le permitirá configurar este producto para vender entradas para una gira. Configure el tipo de evento como Se puede reservar enlo que nos permitirá establecer franjas horarias que los asistentes podrán elegir al reservar una visita. Continúe completando el resto Detalles del lugar, Datos de contacto del organizador, Mensajes personalizadosy Calendario Opciones de color.

En el Datos de los asistentes consulte la sección Capturar el nombre completo del asistente y Capturar la dirección de correo electrónico de los asistentes opciones. Si es necesario, puede marcar otras opciones de campos de participante. Más adelante, también crearemos nuestras propias opciones de campo de asistente personalizadas. Desplácese hasta el campo Reservas Mostrar y configure la opción Orden de selección de reservas opción de Fecha > Franja horaria y el Mostrar franjas horarias y fechas de reserva en se establece en Página de pago y página de producto.

Configuración de reservas

A continuación, vamos a establecer las franjas horarias disponibles que nuestros asistentes podrán seleccionar al comprar el billete. Nuestra visita se realizará dos veces al día, una por la mañana a las 10.00 horas y otra por la tarde a las 14.00 horas, y se ofrecerá de jueves a domingo.

Navegue hasta el Configuración de reservas y pulse la tecla + Nueva ranura para añadir una nueva ranura. Introduzca Buenos días en el campo de etiqueta, marque la casilla Tiempo y ajuste la hora a 10 de la mañana. A continuación, especificaremos en qué fechas estará disponible la franja horaria. Pulse el botón Añadir fechas para utilizar el Asistente de reservas para generar las fechas en las que estará disponible la franja horaria Matinal. Sólo tiene que seleccionar el fecha de inicio, fecha finaly los días en que la franja horaria estará disponible (de jueves a domingo). Establezca el número de entradas disponibles en cada ranura utilizando el Disponibilidad de existencias por defectoo déjelo en blanco si es ilimitado. Una vez configurados todos los campos, pulse la tecla Generar varias fechas para crear las fechas disponibles para la franja horaria.

Ahora necesitamos una segunda franja horaria para la tarde. Para ahorrar tiempo, vamos a copiar la franja horaria de la mañana y modificar los detalles. En la franja horaria de la mañana, pulse la tecla icono duplicado cambiar la etiqueta de la nueva ranura a Por la tardey ajuste la hora a 14.00 h. Este enfoque garantiza que tanto las visitas de la mañana como las de la tarde estén programadas con precisión y disponibles para su reserva, ofreciendo a los asistentes cómodas opciones entre las que elegir a la hora de comprar sus entradas.

Campos personalizados para los asistentes

Ahora vamos a crear dos campos personalizados llamados Necesidades alimentarias y Requisitos de accesibilidad. En primer lugar, vaya a la página Campos personalizados para los asistentes y pulse la tecla Nuevo campo botón. Para el primer campo, establezca la etiqueta en Necesidades alimentarias y cambie el Tipo a Seleccione. En el campo de opciones, introduzca una lista de opciones separadas por un símbolo de pipa (por ejemplo, Ninguno|Vegano|Vegetariano|Halal).

A continuación, añada otro campo denominado Requisitos de accesibilidad y establezca el Tipo en Área de texto. Esto permitirá a los asistentes proporcionar información detallada sobre cualquier necesidad de accesibilidad que puedan tener. Mediante la configuración de estos campos personalizados, puede asegurarse de recopilar información importante para satisfacer eficazmente las necesidades de sus asistentes.

Expiración automática de las plazas reservadas

Ahora que ya hemos configurado nuestras franjas horarias de reserva, vamos a configurar FooEvents para que las franjas horarias de reserva caduquen un tiempo antes de la fecha y hora reales. En primer lugar, vaya a la página Vencimiento del evento y active la opción Caducar reservas opción. A continuación, establezca el tiempo de caducidad en 24 horas antes de la franja horaria de reserva. De este modo, las reservas se cierran un día antes del evento, lo que le permite gestionar su lista de asistentes con mayor eficacia.

Personalizar el correo electrónico del billete

Una de las características clave de FooEvents es el posibilidad de personalizar el diseño del billete. Puede personalizar el correo electrónico de confirmación de la entrada/reserva cargando un logotipo, una imagen de cabecera y seleccionando su combinación de colores, o puede utilizar uno de los muchos diseños de temas de entradas disponibles en la galería de temas de entradas de FooEvents.

La personalización de sus entradas no sólo mejora la imagen de su marca, sino que también proporciona un aspecto profesional y cohesionado que puede impresionar a sus clientes. Asegúrese de que sus entradas contienen toda la información necesaria, como los detalles del evento, el tipo de entrada y los términos y condiciones.

Configure el ticket según sea necesario, pero asegúrese de que la etiqueta Billete de correo electrónico, Visualizar el código de barras en el billetey Mostrar los datos de la reserva en el billete están activadas.

Guarde y pruebe su producto reservable

Guardar el producto y pulse la tecla previsualizar botón. Complete el proceso de pago y asegúrese de que sus entradas se generan, se envían por correo electrónico y se pueden ver en la sección de entradas de su área de administración de WordPress.

Mostrar visitas guiadas en su sitio web #

Ahora que ha configurado una visita guiada, tendrá que mostrarla al público, junto con cualquier otra visita guiada que haya creado.

Tienda WooCommerce por defecto

Por defecto, los eventos y productos reservables se mostrarán utilizando las páginas de tienda WooCommerce por defecto. Esto utiliza el estilo incorporado WooCommerce, por lo que sus productos deben verse muy bien desde el principio.

FooEvents Bloque de listado de eventos

La siguiente opción es utilizar la función FooEvents Bloque de listado de eventos. Está incluido en el plugin principal FooEvents para WooCommerce (v1.19.9) y hace que sea más fácil que nunca mostrar eventos en su sitio web WordPress. Sólo tienes que añadir el bloque, ajustar las opciones y publicar. En un minuto, estarás mostrando tus eventos en cualquier post o página utilizando el editor de bloques WordPress integrado.

Calendario FooEvents

Utilización de la Calendario FooEvents también puede mostrar un calendario interactivo con todas las plazas disponibles. El calendario puede incrustarse en una página de producto y configurarse para que solo muestre las franjas horarias de ese recorrido concreto.

FooEvents Códigos cortos

Por último, pero no por ello menos importante, FooEvents también admite una serie de códigos cortos que se puede utilizar para listar eventos en su sitio.

Vender entradas con el punto de venta FooEvents #

FooEvents es único porque es el único sistema de reservas WooCommerce que ofrece una experiencia de taquilla completa y le permite vender entradas tanto en línea como en persona utilizando la extensión FooEvents POS (Punto de Venta). FooEvents POS es un complemento de punto de venta basado en web para WooCommerce y permite vender e imprimir entradas.

FooEvents POS se integra totalmente con WooCommerce y utiliza sus productos, variaciones, existencias, clientes y configuración fiscal existentes en tiempo real. Esto significa que, además de vender el acceso a sus visitas, también puede vender productos físicos tradicionales como mercancías, alimentos y bebidas.

Gestión de reservas #

Ahora que ya puede vender entradas en línea, tendrá que gestionar las reservas. Esto incluye ver las reservas para una franja horaria concreta, ver la información de los asistentes, modificar los detalles de la reserva y exportar la información de los asistentes.

Gestor de reservas

Puede ver las entradas para una fecha y/o franja horaria determinada utilizando la pantalla del Gestor de Reservas que está disponible en el área de administración de WordPress. Vaya a FooEvents > Reservas para abrir la pantalla del Gestor de Reservas. Aquí puede ver y filtrar las reservas para una visita específica utilizando los campos de fecha y hora. Esta es una buena manera de ver el número de personas reservadas para una franja horaria específica, así como ver la información crítica de los asistentes, como su nombre, correo electrónico y estado de registro.

Modificación de entradas

En el área de administración de WordPress, puede navegar hasta una entrada específica accediendo a la pantalla del Gestor de Reservas o a la pantalla de Entradas y seleccionando una entrada. A continuación, podrá modificar los datos del asistente, así como la fecha y la franja horaria de la reserva.

Los asistentes no pueden modificar sus propios datos de reserva y cualquier cambio solicitado en las reservas sólo puede ser aplicado por un administrador.

FooEvents Check-ins App

No sólo el Aplicación FooEvents Check-ins es una forma estupenda de gestionar el registro de los asistentes y la validación de las entradas, pero también es una de las mejores maneras de que los operadores turísticos lleven el control de las reservas mientras se desplazan. Las aplicaciones FooEvents Check-ins se integran totalmente con las extensiones FooEvents Bookings e incluyen una vista del calendario de reservas. Destaca los días que tienen reservas y organiza las reservas en franjas horarias para cada fecha.

Exportar datos de asistentes

Es posible que necesite importar la información de los asistentes a un sistema de terceros o quizás visualizarla en un formato diferente, como una hoja de cálculo. Cada producto incluye un opción de exportación que le permite exportar toda la información de los asistentes de ese producto concreto a un archivo CSV. Esto incluye toda la información de los asistentes, los campos personalizados y los detalles de la reserva.

Validación de las entradas de los asistentes #

FooEvents ofrece cuatro métodos que puede utilizar para gestionar los registros de los asistentes con FooEvents.Utilizando estos métodospuede escanear el código QR o el código de barras de una entrada para encontrarla y validarla a medida que llegan sus invitados.

Conclusión

Siguiendo estos pasos, puede configurar un sitio web de venta de entradas para sus giras utilizando WordPress, WooCommerce y FooEvents. Esta configuración le permite gestionar sus eventos sin problemas, ofrecer una experiencia de venta de entradas profesional a sus clientes y, en última instancia, mejorar sus operaciones comerciales. Aproveche estas herramientas para llevar sus giras al siguiente nivel, garantizando un proceso fluido y agradable tanto para usted como para sus clientes.